Over Start People

Zo voert u een efficiënt en prettig beoordelingsgesprek

Het jaarlijkse beoordelingsgesprek (dat vaak in december of begin van het nieuwe jaar plaatsvindt) is een zinvol moment voor werkgevers én werknemers om de samenwerking te evalueren. Het is dus belangrijk om dit gesprek optimaal te benutten. Hoe pakt u dat aan als werkgever? Waar moet u op letten, welke stappen moet u volgen en, wat geeft u uw medewerkers mee? U vindt alle informatie in onze checklist voor een beoordelingsgesprek.

beoordelingsgesprekAllereerst: wat is het verschil tussen een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek? In een beoordelingsgesprek (de naam zegt het al) geeft u een oordeel over het functioneren van uw medewerker. Tijdens dit gesprek bent u vooral aan het woord. Het functioneringsgesprek is een gezamenlijk gesprek over het functioneren van de medewerker, waarbij jullie samen evalueren en afspraken maken.

Checklist beoordelingsgesprek

Tijd om de beoordelingsgesprekken voor te bereiden. Hoe pakt u dat aan?

1. Kondig het gesprek ruim van tevoren aan

Dat kan het beste per e-mail of per brief. Het voordeel daarvan is dat de benodigde informatie voor het gesprek zwart op wit staat, en daar dus geen onduidelijkheid over kan ontstaan.

2. Zorg voor een goede voorbereiding

Bereid u, net als uw werknemer, goed voor op het beoordelingsgesprek. Vul bijvoorbeeld al een tijd van tevoren een (concept) beoordelingsformulier in. Kijk ook naar eerdere afspraken die jullie hebben gemaakt, of naar het verslag van het functioneringsgesprek.

3. Maak een objectieve beoordeling

Er is een aantal valkuilen bij het maken van een beoordeling. Bijvoorbeeld het recentheidseffect (recente gebeurtenissen hebben een grotere invloed op de beoordeling), het halo-effect (een positief aspect heeft zoveel impact dat de negatieve aspecten onderbelicht worden), het horn-effect (het tegenovergestelde van het halo-effect) en natuurlijk spelen ook uw voorkeuren, sympathieën en antipathieën mee.

Hoe u toch tot een objectieve beoordeling komt? Wees u bewust van bovenstaande valkuilen en maak het hele jaar door aantekeningen over uw medewerkers. Nog een praktische tip: gebruik een beoordelingsformulier.

4. Creëer een prettige sfeer

Veel medewerkers vinden een beoordelingsgesprek spannend. Het helpt om een fijne locatie uit te kiezen. Verder is het goed om hier voldoende tijd voor in te plannen en om niet tegenover elkaar te gaan zitten. Beginnen met een grapje of een informele vraag kan ook geen kwaad.

5. Pak de eerdere verslagen en doelstellingen erbij

Het is tijd om de eerder gemaakte afspraken erbij te pakken. Zij zijn een handige leidraad voor het gesprek, hiermee kunt u beoordelen of bepaalde afspraken over resultaten/doelen zijn behaald. Bespreek zowel de kwaliteit als de kwantiteit van de resultaten.

6. Bespreek mindere prestaties op een opbouwende manier

Het is belangrijk om verbeterpunten te bespreken, zodat uw werknemer hier iets aan kan doen. Bespreek dit wel op een opbouwende manier. De verbeterpunten  mogen hier nooit voor het eerst aan bod komen: zij horen al eens besproken te zijn tijdens het functioneringsgesprek.

Is uw beoordeling negatief? Val dan direct met de deur in huis. Dan hoeft uw medewerker niet langer in spanning te zitten.

7. Luister naar uw medewerker

Uw medewerker zal ongetwijfeld reageren op bepaalde onderwerpen die aan bod komen. Luister serieus naar deze feedback. Het is waardevolle informatie voor het verbeteren van de organisatie en uw rol als manager. Bovendien is het belangrijk dat u hem of haar de kans geeft om emoties te uiten.

Het beoordelingsgesprek afsluiten

Sluit een beoordelingsgesprek goed af, zodat geen van de partijen met een vervelend gevoel of met vragen naar huis gaat. We ronden de checklist beoordelingsgesprek af met nog drie tips:

8. Vat aan het einde van het gesprek de afspraken samen

Maak een samenvatting met de belangrijkste afspraken. U kunt ook aan uw medewerker vragen om dat te doen. Vraag ook aan uw medewerker wat hij/zij van het gesprek vond en met welk gevoel hij/zij naar huis gaat.

9. Wat zijn de consequenties?

Vertel duidelijk wat de consequenties zijn van het gesprek. Een negatieve beoordeling kan bijvoorbeeld financiële gevolgen hebben.

10. Eindig altijd positief

Rond het beoordelingsgesprek, ongeacht de beoordeling, altijd af met een welgemeend compliment.

Fotografie: Alejandro Escamilla