Solliciteren

Schrijf je in voor arbeidsbemiddeling en solliciteer gericht op deze vacature.

Deze vacature bestaat helaas niet (meer).

Managementassistent Gemeente

Start People Utrecht XL

Standplaats
Utrecht
Opleiding
MBO
Vakgebied
Administratief
Vacaturenummer
1AV0069125

Krijg je energie van het inplannen van complexe afspraken en andere uitdagende administratieve werkzaamheden?

De Gemeente Utrecht afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) is op zoek naar een parttime managementassistent. De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 90 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. We hebben twee hoofddoelen: het verminderen van de criminaliteit, de onveiligheidsgevoelens bij burgers en het voorkomen en bestrijden van incidenten, ordeverstoringen en crises. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

Dit is je werk:

  • Je maakt deel uit van het team Officemanagement waar in overleg met de coördinator alle voorkomende werkzaamheden worden opgepakt en waar we elkaar, waar mogelijk vervangen
  • Je bent primair verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid
  • Redigeren van de wekelijkse nieuwsbrief en redactielid van de OOV-intranetpagina
  • Het proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken.
  • Indien nodig ben je ook achtervang van je collega managementassistenten

Jouw functie oefen je uit vanuit ons Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Gezien het operationele karakter van de functie werken we tijdens de huidige corona maatregelen afwisselend fysiek op het Stadskantoor en thuis. Daarnaast wordt er enige flexibiliteit van je verwacht. Bij grote gebeurtenissen wordt er namelijk gevraagd om snel en adequaat handelen. Bij spoedgevallen kan het dus ook voorkomen dat er werkzaamheden dienen te worden verricht tijdens de avonden. Verder zijn de werkdagen in overleg, al zijn de woensdagen en de vrijdagen een grote pre.

Wie zoeken wij?

Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Goed plannen en organiseren is één van je kwaliteiten. Daarnaast breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met de diverse Officepakketten, Outlook en iBabs,

Kan jij:

  • Op korte termijn starten?
  • Snel schakelen en vind je het leuk om te werken in een dynamische omgeving?
  • Zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren?
  • Zaken en afspraken op urgentie screenen en deze met de benodigde discretie in behandeling nemen?

En ben jij:

  • In het bezit van een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo + niveau?
  • Minimaal 5 jaar werkzaam geweest als managementassistent (of een vergelijkbare functie)?
  • Flexibel?
  • Resultaat-, kwaliteit- en klantgericht?

Wij vinden integer werken erg belangrijk. Daarom vragen wij alle nieuwe medewerkers die bij de afdeling Veiligheid komen werken om een (verzwaarde) Verklaring omtrent het Gedrag te overleggen. Dit is een voorwaarde om bij ons in dienst te komen.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Je bent van harte welkom om te solliciteren!

  • Een tijdelijk dienstverband van minstens een half jaar, met mogelijkheden tot verlenging bij een goed verloop.
  • Een baan voor 28 uur in de week in een hecht team welke zich elke dag 200% inzet voor de veiligheid in onze stad.
  • Een OV-vergoeding (vraag naar de voorwaarden).
  • Een salaris tussen de €15,08 en €20,36 bruto per uur, afhankelijk van ervaring.
  • Daarnaast bouw je 8,33% vakantiegeld op
  • Gratis toegang tot meer dan 150 online trainingen