Solliciteren

We zoeken een tijdelijke proactieve managementassistent die een Unitmanager (MT-lid) + team volledig ondersteunt.

Werk en Inkomen levert een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad en richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht.
We ondersteunen werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. En we onderhouden intensieve contacten met werkgevers, sociaal ondernemers, en regiogemeentes, want zonder banen geen werk.

Daarnaast bieden wij inwoners financiële ondersteuning als zij tijdelijk geen inkomsten hebben, en helpen we bij schulden. Ook bieden we huishoudelijke hulp en aanpassingen thuis, en hulpmiddelen om mobiel te blijven. We geloven in de eigen kracht van mensen.

De wereld om ons heen verandert continu waardoor Werk en Inkomen steeds in beweging is. Dit maakt ons werk dynamisch en vraagt om flexibiliteit. We kijken naar wat we beter en slimmer kunnen doen en leveren gastvrije en toegankelijke dienstverlening. We zijn bewust en actief op zoek naar samenwerking met partners binnen de gemeente en in de stad. Alleen dan kunnen we onze bijdrage echt goed leveren. En ook binnen Werk en Inkomen weten we elkaar te vinden. Voor ons is collegialiteit belangrijk, net als open communicatie en ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling.

Dit is je werk
Het Officemanagement, onderdeel van het team Beleid- en Kwaliteitsontwikkeling binnen de afdeling Werk en Inkomen, is op zoek naar een collegiale duizendpoot waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. Je ondersteunt een Unitmanager op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden.
Omdat je ook werkzaam bent in een team moet je goed kunnen samenwerken.

Concreet houdt dit in dat jij o.a.:

• Met plezier de complexe agenda en volle mailbox van een unitmanager beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert;
• Het stellen van prioriteiten in de workload van de leidinggevenden is hierin erg belangrijk;
• Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
• De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
• Je pakt HRM-ondersteunende taken op voor de unit. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
• Projecten/evenementen en vergaderingen organiseren en ondersteunen (eventueel notuleren);
• Werken met verschillende systemen waaronder MUIS, SAP en Ibabs.

Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Je hebt een zelfstandige werkhouding, bent pro-actief, ondernemend en integer. Je kunt snel schakelen en denkt mee. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en hier ga je discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen en je hebt kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Je bent daarnaast flexibel en stressbestendig.

Concreet heb jij:

• Een afgeronde secretariële opleiding op Mbo/Mbo+-niveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
• Ervaring met MS-officepakketten (outlook) en geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel bestuurlijk-, management- en beleidsniveau;
• Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie;
• Je kunt snel schakelen en denkt mee;
• En tenslotte ben je ook een teamspeler, want de assistenten werken samen in een team.

Gemeente Utrecht
afd. Maatschappelijke Ontwikkeling

• Een parttime functie ingeschaald in schaal 7 conform cao
• Een tijdelijk dienstverband met kans op verlenging
• Online toegang tot meer dan 100 trainingen via GoodHabitz
• Reikostenvergoeding (vraag naar de voorwaarde)

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.

In verband met de bezetting zijn je werkdagen op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.