Solliciteren

Schrijf je in voor arbeidsbemiddeling en solliciteer gericht op deze vacature.

Deze vacature bestaat helaas niet (meer).

Secretaresse Sportbedrijf parttime

Start People Breda XL

Standplaats
Tilburg
Opleiding
MBO 3/4
Vakgebied
Administratief
Vacaturenummer
1AV0062942

Lijkt het je leuk om te werken in de dynamische wereld van Sport, verantwoordelijk te zijn voor de ondersteuning van een afdeling die verantwoordelijk is voor de exploitatie van de gemeentelijke Sportaccommodaties en het faciliteren en stimuleren van sport voor de inwoners van de gemeente Tilburg? En vind je het daarnaast leuk om onderdeel te zijn van een gemeentebreed Team Secretaresses? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

  • Je bent bedreven in het (integraal en proactief) beheren en bewaken van de agenda van jouw teammanagers. Agendabeheer is een fors aandeel van je werk.
  • Je beheert de inhoudelijke correspondentie van de teammanagers (fysiek en online), je registreert, archiveert en bewaakt de voortgang. Daarnaast stel je correspondentie op en redigeer je deze. Uitgaande post laat je ondertekenen. Je beheert (functionele) mailboxen.
  • Je bereidt op eenduidige wijze vergaderingen voor: agenda's maken, tijdsduur en frequentie bepalen, stukken verzamelen en distribueren, actie- en besluitenlijst opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je adviseert over de vorm van de vergadering en organiseert deze (online, fysiek, hybride).
  • Je maakt diverse planningen en organiseert mede speciale bijeenkomsten (jubilarissen, evenementen en dergelijke).
  • Inkomende telefoongesprekken vang je op en handel je eventueel zelfstandig af.
  • Je zorgt voor administratieve ondersteuning, zoals archivering en beheer van documenten, ziek- en verzuimmeldingen, relatiegeschenken, in- en uitstroom medewerkers en inkooporders.

Hoe ziet je dag eruit?
Je werkt vandaag vanaf het Sportpunt, een niet alledaagse kantooromgeving. Op het Sportpunt heerst altijd een gezellige drukte en lopen medewerkers (nooit in pak, vaak in sportkleding) in en uit. Je start je computer op, checkt de agenda’s van die dag en leest nog even de (spoed) e-mails die binnen zijn gekomen. Je kijkt welke aanpassingen je voor die dag door moet voeren en neemt hier direct actie op.
Tussendoor zorg je voor ontvangst van externe bezoekers en verwerk en verstuur je een samenwerkingsovereenkomst met een sportvereniging. Je bent de spil van de afdeling dus multitasking is je tweede natuur.
Vervolgens sluit je aan bij een teamoverleg. Voorafgaand aan het overleg heb je bij de betreffende teamleiders al de agendapunten opgehaald, de agenda opgemaakt en gepubliceerd in iBabs. Tijdens het overleg ben jij verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van de actie- en besluitenlijst.
In de middag heb je een webinar met het Team Secretaresses over efficiënt werken in Outlook en Office. Na het webinar plan je nog even een moment in de agenda’s van je teammanagers, omdat je de tips uit het webinar wilt delen en hen hierin wil ondersteunen. Je gebruikt dit moment meteen om de agenda voor de rest van de week samen door te nemen. Bij vragen kunnen de teammanagers en medewerkers van het Sportbedrijf rekenen op jouw hulp. Met jouw organisatie skills is alles op zijn plek gevallen en de dag soepel verlopen, je sluit tevreden je computer af.
ailbeheer.

  • Je beschikt over minimaal een MBO opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het secretaresse vak;
  • Je hebt meerdere jaren werkervaring in een ambtelijke organisatie (gevoel voor politieke verhoudingen). Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt je snel eigen te maken.
  • Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift;
  • Je weet goed welke belangen er spelen en hebt sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn erg belangrijk. Alertheid en snel schakelen zijn essentieel.

De gemeente Tilburg zet zich in voor alles wat de mooie stad Tilburg te bieden heeft. Het is een gemeente die bekend staat door de jaarlijkse evenementen en de constante ontwikkeling. De gemeente staat centraal voor de kernwaarden Verbindend, Vernieuwend en Daadkrachtig. Jij gaat onderdeel uitmaken van het team van secretaresses bij de gemeente Tilburg. Dit team is verdeeld over de verschillende afdelingen binnen het bedrijf. De gemeente Tilburg is verkozen tot beste overheidsorganisatie van 2019!

De werklocatie is goed te bereiken vanuit Breda, Eindhoven, Den Bosch en omgeving!

  • Een functie bij de beste overheidsorganisatie van het jaar;
  • Een parttime baan (24 uur) met een tijdelijk dienstverband in het Team Secretaresses. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden. Bij goed functioneren heb je kans op een vaste aanstelling bij de gemeente Tilburg!
  • Waardevolle werkervaring voor op je CV;
  • De gemeente Tilburg besteed aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers middels cursussen en trainingen;
  • Je hebt een leidinggevende die jouw talenten en capaciteiten stimuleert, je hebt veel ruimte om je werk in te delen, je leert veel mensen kennen, je hebt naaste collega's die dezelfde passie delen en wat je doet en bijdraagt is direct merkbaar. Bovenal: je inzet draagt bij om de stad en de samenleving beter te maken.
  • Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 6 (aanloopschaal 5). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal 1.814€bruto per maand en maximaal 2.904€ bruto per maand op basis van 36 uur per week;
  • Kom je uit de omgeving Eindhoven, Den Bosch, Roosendaal of Breda? Dan is dat geen enkel bezwaar! De werkplek is goed bereikbaar en wanneer je met het openbaar vervoer reist dan worden al je reiskosten vergoed.