Administratief Medewerker Debiteuren

Creëer jij ruimte voor anderen als een spin in het web? Wil jij graag op een juridische afdeling van een dynamisch bedrijf aan de slag? Dan is deze vacature van juridisch administratief medewerker echt iets voor jou!

Door de groeiende ambities en successen, heeft het hoofdkantoor van de grootste supermarktketen van Nederland te maken met steeds meer juridische vraagstukken. De afdeling Recht & Compliance is verantwoordelijk voor alle juridische, compliance en verzekeringsvraagstukken. Binnen dit jonge en gedreven team van 15 personen zoeken wij administratieve ondersteuning voor onze afdeling Recht.
Ben jij graag een spin in het web en ben jij zeer nauwkeurig in je werk? Dan zien we je sollicitatie graag tegemoet!

De afdeling recht is verantwoordelijk voor contractmanagement, governance, risicomanagement en alle juridische-, privacy- en compliance vraagstukken.

• Voor de afdeling Recht zorg jij voor een juiste administratieve afhandeling, controle en archivering van contracten.
• Je handelt telefoongesprekken af en verwerkt de correspondentie van de afdeling.
• Je ondersteunt bij overige administratieve taken. Denk aan volmachten opstellen, gebruikersadministratie etc.

Doel van de functie:
Uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied, zodanig dat de ARWI, binnen de gestelde kaders, optimaal wordt ondersteund. De ARWI is een onafhankelijk adviesorgaan. Met de informatie die binnen de ARWI behandeld wordt, dient de AS vertrouwelijk om te gaan.
Onderstaand de taken en werkzaamheden:

• Correspondentie

Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, bijvoorbeeld:

• Inkomend:
• Verwerken van contactformulieren die via de site binnenkomen en deze doorzetten naar betreffende ARWI leden,
• Registreren van ontvangen stukken voor archivering

• Uitgaand:
• Verzendklaar maken en verzenden namens de ARWI van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken;
• Opstellen of redigeren van standaard correspondentie
• Documentatie, verslaglegging en redactiewerk

Zorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van de formele ARWI-vergaderingen met de gemeente. Deze vinden 6 maal per jaar plaats. Hiertoe zal de AS:

• Op aanwijzing van de voorzitter de concept-agenda opstellen en zorgen voor verzending van de vergaderstukken;
• De vergaderingen notuleren en in concept notulen uitwerken;
• De voortgang van gemaakte afspraken in en besluitenlijsten van de vergaderingen bewaken.

Zorgen voor het uitwerken en redigeren van de adviezen van de ARWI, zoals besproken in de informele vergaderingen en in mails van betreffende ARWI-leden onder woorden zijn gebracht. Hiertoe:

• Nodigt de ARWI - indien gewenst - haar Ambtelijk Secretaris (AS) uit voor haar (twee)wekelijks informele overleg op donderdagochtend;
• Bij het verwoorden van de samenvatting is de AS aanwezig zodat deze genotuleerd kan worden;
• Betreffende mails worden de AS toegestuurd
• De AS werkt deze samenvatting verder uit tot een conceptadvies;
• De verantwoordelijke leden van de ARWI redigeren dit concept tot een definitief advies
• De AS verzorgt de verzending van het definitieve advies naar gemeente.

• Administratief
• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ARWI en op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie;
• Budget/begroting: bijhouden in hoeverre het ARWI-budget over een betreffend jaar is gebruikt en het afhandelen van betaling van facturen; opstellen van een concept begroting;
• Ondersteunen van ARWI-leden bij kostendeclaraties.

• Jaarverslag
• Opstellen van een concept-jaarverslag aan de hand van een bestaand format, up-to-date financiële gegevens en de notulen van de ARWI-vergaderingen;
• Verzenden van dit concept-jaarverslag naar de ARWI-leden;
• Verwerken van opmerkingen en aanvullingen van individuele ARWI-leden;
• Schakelen met de voorzitter of het/de daarvoor aangewezen ARWI-lid/-leden voor de definitieve tekst;
• Agenderen van het jaarverslag op vergadering met gemeente;

• Overige organisatorische ondersteuning

• In samenspraak met de contactambtenaar van gemeente coördineren van de planning van de gemeente (bijv. uit de beleidscyclus) zodat de ARWI in een vroegtijdig stadium kan worden betrokken;
• Ondersteuning bij incidentele verzoeken, zoals het zoeken van relevante opleidingen;
• Beheren van het telefoonnummer van de ARWI binnen een van tevoren bepaald tijdslot;
• Voorbereiden van vergaderingen, voor wat betreft informatieverstrekking en verzorgen van de uitnodigingen;
• Ondersteunen bij het inrichten van spreekuren en het organiseren van een jaarlijkse bijeenkomst voor de tweede schil (kennisleveranciers) en derde schil (Klankbordgroep);
• Kortsluiten van het contact met de Tweede schil en de Klankbordgroep;
• Regelen van het benodigde logistieke proces (vergaderfaciliteiten, hulpmiddelen, e.d.).

Betreft hier een baan voor 4 uur per week (parttime) voor de duur van minimaal 1 jaar met kans op verlenging.

Ben jij analytisch en communicatief sterk en wil je graag een spilfunctie bekleden binnen een internationale organisatie? Dan is dit jouw functie!

Als medewerker account support ben je verantwoordelijk voor een vlekkeloze orderafhandeling van de door handelspartners bestelde producten en het actueel houden van klanten
prijsgegevens in onze database. Hierbij moet je goed kunnen samenwerken en communiceren. Ook speelt een signaalfunctie met de accountmanagers een grote rol. Binnen deze functie rapporteer je direct aan de Manager Account Support.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Controleren van de binnenkomende orders en signaleren van eventueel mogelijke problemen;
• Coördineren van informatie en oplossingen van problemen rond orders, prijzen, leveringen en levertijden;
• Zorgen voor beschikbaarheid van de bestelde goederen in samenwerking met de Supply Manager;
• Het wekelijks informeren van Key Accounts over de beschikbaarheid van de producten in het door hen gevoerde assortiment;
• Controleren, verwerken en afhandelen van de door klanten geclaimde prijsverschillen incl. het maken van creditnota’s in SAP;
• Administratieve ondersteuning Manager Account Support;
• Contacten onderhouden met de afdeling in Duitsland over orderstoom;