Administratief Medewerker Inkoop

Bij deze functie zal je voornamelijk bezig zijn met het telefonisch en digitaal beantwoorden van consumenten vragen.
Deze vragen lopen uiteen van folder gerelateerd tot statussen van bezorgingen, hoe de klantenpas werkt, ect.

Wij werken op kantoor van maandag t/m vrijdag vanaf 0830u t/m 1730u in een wisselend rooster, vergelijkbaar met een soort ploegendienst.
Onderling rouleren we zodat er altijd iemand aanwezig is op de zaterdagen van 0900u t/m 1700u. Dit kan natuurlijk vanuit huis met een laptop en een telefoon van de zaak.

Het is de bedoeling dat wij deze service in de toekomst ook gaan aanbieden in de avonden.

Met deze vacature zijn wij op zoek naar een kandidaat dit voor de komende 2 maanden administratieve ondersteuning gaat bieden aan onze logistiek planner.
Diegene moet nauwkeurig kunnen werken, goed kunnen communiceren met verschillende niveaus, stressbestendig zijn en zelf goed in staat zijn prioriteiten te kunnen stellen.

Deze rol zal er ongeveer als volgt uit gaan zien:

• Je bent het spil in het web voor alle interne en externe communicatie;

• Je hebt veel contacten met bouwers, overige leveranciers, eventueel aannemers en andere betrokken partijen;

• Je heb regelmatig afstemming met de verschillende projectmanagers en park managers;

• Je hebt vaak afstemming met de projectadministratie, collega-planners, aftersales, inkoop en de opleveringsmanager;

• Je maakt planningen en zal deze bijhouden;

• Je zorg voor tijdige correcte invoer van orders, eventuele wijzingen en plaatsing van objecten in het ERP (en mogelijk aanverwante systemen);

• Je zal zorgdragen voor (periodieke) informatievoorziening aan betrokken partijen rondom planning en logistiek van objecten;

Na een inwerkperiode ga je administratief medewerker bij een team Korpscheftaken aan de slag met de administratieve ondersteuning van de vergunningverlening of met het direct toezicht op de Boa’s. Jouw verantwoorlijkheid komt te liggen op het verwerken van aanvragen voor standaard vergunningen/ toestemmingen als genoemd. Daarbij werk je aan de hand van een werkinstructie. Je screent, toetst de aanvraag aan de criteria en beslist uiteindelijk over een aanvraag. Aanvragen die niet in aanmerking komen voor verdere afhandeling leg je voor aan een meerdere die vervolgens de zaak over neemt. Je werk met bestuursrechtelijke termijnen waarbinnen aanvragen dienen te worden afgehandeld.

Vakinhoudelijke taken
Als administratief medewerker bij een team Korpscheftaken heb je de volgende taken:

• Innemen en registreren van de verschillende aanvragen
• Plannen van de intakegesprekken
• Informatie verzamelen
• Archiveerwerkzaamheden
• Digitaliseren van het papieren archief
• Administratief ondersteunen van medewerkers van Korpscheftaken
• Invoeren van de verschillende activiteiten, werkzaamheden en informatie in Verona

Als administratief medewerker bij het Team Direct Toezicht heb je de volgende taken:

• Ondersteunende (administratieve) werkzaamheden en het werken in de daarvoor gebruikte systemen.
• Je zorgt voor de voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden in het kader van vergunningverlening, advisering voor wat betreft het direct toezicht op de boa’s.

Je werkt nauwgezet aan de hand van werkinstructies die betrekking hebben op de Wet Wapens en Munitie, Wet Natuurbeheer (vroeger Jachtwet) en de Wet op de Particuliere Beveiligers en recherchebureau. Het zijn administratieve taken waarbij de handelingen vallen binnen het bestuursrecht.

In de basis heb je regelmatige werkdagen en –tijden van maandag tot en met vrijdag tussen 07.30 en 17.00 uur. Je moet er echter rekening mee houden dat je incidenteel op onregelmatige tijden (avonduren of weekend) ingezet kan worden. Bijvoorbeeld tijdens spreekuren of bij verlengingen van jachtaktes en wapenverloven.

Je gaat zogenaamde audits inplannen. Tijdens deze audits worden er verschillende controles uitgevoerd binnen een organisatie, in dit geval die van onze klant.
Om de planning zo soepel en logisch mogelijk te maken weet jij als geen ander de beste match te realiseren door rekening te houden met de regio die het betreft, de expertise van de Auditor en zijn of haar beschikbaarheid. Je zorgt er als het ware voor dat deze verschillende elementen bij elkaar komen tot een perfecte afspraak in de agenda.
Wees niet bang, dit doe je niet alleen. Team Planning bestaat uit 3 mensen met voldoende ervaring om jou goed in te werken voor deze leuke en dynamische positie.

Daarnaast regel jij ook randvoorwaarden zoals hotelovernachtingen of vergoedingen voor maaltijden. Hierdoor maak je de klus voor de Auditors zo aangenaam mogelijk!
Buiten het opzetten, bijwerken en bewaken van deze planning zorg je ook voor een File Transfer project dat wij hebben lopen. Kort gezegd, het omzetten van date in een nieuw softwarepakket.
Jouw goede computervaardigheden komen hierbij zeer goed van pas!

Vind jij het belangrijk om veel variatie in je werk te hebben? Ben jij iemand die er alles aan wil doen om de klanttevredenheid zo hoog mogelijk te houden? Heb jij ervaring als Declarant? Dan hebben wij een hele leuke functie voor jou!

De werkzaamheden van een Douane Declarant zien er als volgt uit:

• In opdracht van verschillende klanten verzorg jij de aanvragen van in- en uitvoervergunningen
• Onregelmatigheden rapporteer en signaleer je
• Je stelt douanedocumenten (o.a. in-, uit- en transitdocumenten, oorsprongscertificaten) op
• Je maakt Customs dossiers aan, bewaakt en handelt ze af
• Je fungeert als tussenpersoon en onderhoudt contact met klanten en douanemedewerkers
• Je lost problemen op die in verband staan met douane activiteiten en adviseert klanten en medewerkers
• Je ondersteunt de Coördinator Customs
• Je begeleid inspecties van de douane
• Je voert dossiercontroles uit
• Je kunt goederen juist tariferen

Do you speak fluant English?

Als sales assistent speel je een belangrijke rol in het orderverwerkingsproces. Je bent aanspreekpunt voor de productielocatie en ondersteund de accountmanagers.
Je werkt nauw samen met de planner en productieleider en verzorgen jullie het hele proces.

Je bent verantwoordelijk voor:

• alle sales gerelateerde documentatie
• het coördineren van uitgaande transporten en gerelateerde pallet administratie
• het (administratief) volgen van klant interacties, status contracten en gerelateerde documenten
• de facturatie
• back office gerelateerde taken als inkoop van kantoorartikelen, koffie etc.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en gedreven binnendienst medewerker die verantwoordelijk zal zijn voor het verwerken een aannemen van orders.
Zowel digitaal als telefonisch onderhoud je contact met klanten en prospects en je weet commerciële kansen te herkennen.

Daarnaast ga je ook de planning van de buitendienst medewerkers verzorgen en dien je soms bij te springen op de distributie afdeling waar je de collega's aldaar ondersteuning gaat bieden bij het verzendklaar maken van orders.

Een baan met afwisseling dus!

Je wordt ingezet op diverse projecten binnen de Gemeente Deventer.
Een deel van de taken zal je worden ingezet op een project t..b.v. Corona en een ander deel zal je worden ingezet op het project "Snippergroen".

De werkzaamheden voor deze projecten bestaan uit:

• administratief verwerken van gegevens;
• beoordelen van aanvragen en vastleggen in verschillende systemen
• communicatie met burgers en ondernemers omtrent de stand van zaken met betrekking tot de administratieve afwikkeling;
• aanleveren van informatie aan de afdeling financiële administratie.
• afhandelen van aanvragen per mail.

Staat klanttevredenheid voor jou op nummer 1? Heb jij logistiek inzicht, ben je administratief sterk en heb je affiniteit met de techniek? Dan willen we je graag ontmoeten!

Binnen deze functie ben je verantwoordelijk voor het volledige administratieve proces behorende bij onze logistieke werkzaamheden. Je hebt dagelijks contact met onze klanten en leveranciers, maar ook met andere partijen die betrokken zijn bij ons logistieke proces (bijvoorbeeld de douane of transporteurs). Ook werk je nauw samen met andere teamleden en afdelingen binnen ons bedrijf. Kortom, je bent een belangrijke schakel voor al onze klanten!