Administratief medewerker Subsidiebureau

Ben je van nature enthousiast, een kanjer op het gebied van klantenservice en zorg jij ervoor dat collega’s antwoord krijgen op de meest uiteenlopende vragen? Solliciteer dan op de functie van medewerker backoffice bij het Team Politie-uitrusting in Apeldoorn.

Voor de vragen van jouw collega’s in de eenheden en van de Servicedesk FM ben jij het telefonische en schriftelijke aanspreekpunt. Jij zorgt ervoor dat zij goed en snel geholpen worden, bijvoorbeeld door uit te leggen hoe de processen en procedures van Politie-uitrusting werken, of wanneer een product geleverd kan worden. Jij hebt een signaalfunctie naar de rest van de organisatie over onduidelijkheden, veelvoorkomende klachten en vragen. Als jij zelf geen oplossing kunt bieden of een medewerker antwoord kan geven zorg jij dat de juiste functionaris of oplosgroep wordt geactiveerd. Je houdt ook in de gaten of orders niet blijven hangen in het systeem en informeert de klant actief over veranderingen in doorlooptijd. Daarbij zorg je ook voor verwerking van inkoop- en verkooporders en maak je planningen ten behoeve van de uitrol of uitlevering van uitrusting. Alle handelingen die je verricht, leg je op eenduidige wijze vast in de daarvoor bestemde systemen.

De werkzaamheden zijn te verdelen in twee aandachtsgebieden die allebei even belangrijk zijn: telefonisch te woord staan van (potentiële) klanten en administratieve en organiserende werkzaamheden.

Op hoofdlijnen heb je de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Potentiële en bestaande cursisten en contactpersonen van opdrachtgevers telefonisch en per e-mail te woord staan;
• Het indelen en uitnodigen van cursisten die zich hebben aangemeld;
• Het zorgdragen voor tijdige en juiste administratieve afhandeling van de cursussen;
• Mogelijke andere werkzaamheden die voortkomen uit de organisatie van de diverse trainingen.

De functie is per direct, fulltime, voor in ieder geval 2 maanden, kans op verlenging!

Voor de afdeling Customer Services op onze locatie in Eerbeek (goed te bereiken vanuit Arnhem, Apeldoorn en Zutphen) zoeken wij een extra fulltime kracht voor ongeveer 3 maanden starten op vrijdag 8 januari (dan zijn beide collega’s aanwezig)

Hieronder de richtlijnen van de werkzaamheden:

• Beantwoorden van de telefoon, verstrekken van inlichtingen en eventueel doorverbinden
• Verwerken van binnenkomende bestellingen
• Aannemen, registreren en afhandelen van klachten en retourneringen
• Administratieve afhandeling naar de klant van klachten, retourneringen en bewerkingen
• Informeren van klanten over langere levertijden
• Verwerken van binnenkomende post

• Je ben het algemene aanspreekpunt voor vragen binnen het vakgebied.
• Je onderhoudt de relaties met (externe of interne) klanten en aanvragers van gemeentelijke producten en diensten.
• Je bent verantwoordelijk voor de tijdsbewaking en de aflevering van kwalitatief goede producten en diensten op het eigen vakgebied.

• Het afhandelen van de subsidieaanvragen van de stimuleringsregeling jeugd
• Je ondersteunt van de beleidsontwikkelaars op het gebied van subsidieaanvragen
• Het versturen van brieven
• Bijbehorende administratieve werkzaamheden

Kun jij als 'visitekaartje' ieder moment klanten die de winkel binnenkomen, met een stralende lach begroeten? Blijf jij onverstoorbaar vriendelijk, hoe druk het ook is? Dan is deze job van baliemedewerker in een woonwinkel/showroom jou op het lijf geschreven!

Om de klanten die in de winkel vragen aan je komen stellen, om met klanten te kunnen afrekenen aan de kassa en daarbij ook administratieve taken te verrichten, zoeken wij een vlotte, zeer klantvriendelijke medewerk(st)er die parttime beschikbaar is voor ca.. 28-32 uur per week.
Jij bent degene die we zoeken als jij graag met klanten omgaat en steeds vriendelijk bent tegen klanten in de winkel. Een commerciële instelling en een verzorg uiterlijk is uiteraard ook belangrijk.

Tot je taken horen onder meer:

• Als baliemedewerker geef je antwoord op vragen van klanten;
• Je rekent af en bedient hiervoor een kassasysteem en houdt kasboeken bij,
• Je zorgt voor het meegeven van de juiste documenten als artikelen besteld moeten worden,
• Je begeleidt administratief de goederenstroom en je plant de verhuur in van bus of aanhanger.

Samen met het winkelteam zorg je voor een nette en verzorgde showroom. Je draagt steeds bij aan een aangename winkel- en werksfeer.

Deze parttime vacature voor zo'n 28 tot 32 uur per week is bedoeld voor langere tijd; kandidaten worden ingewerkt voor een vaste baan! De werklocatie is in de omgeving van Doetinchem.