COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Agendabeheer - secretarieel planner

  • Tilburg
  • HBO
  • Salarisindicatie €14-18
  • 34 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0022393

Over de functie

Je werkzaamheden bestaan voor 95% uit agendabeheer. Het betreft hier veelal het inplannen van afspraken waarbij meerdere personen betrokken zijn die allen een drukke agenda hebben en waarvoor je alles regelt, zoals het zoeken naar en reserveren van een geschikte ruimte (intern of op een externe locatie), het regelen van eten en drinken en bewaken van de naleving van gemaakte afspraken en geplande activiteiten. Doordat je bij afwezigheid van een collega ook haar werkzaamheden waarneemt, heb je vaak een groot aantal agenda’s onder je beheer, dit maakt het werk complex en uitdagend . De overige 5% bestaat uit de volgende werkzaamheden:

  • Telefoon aanname, het beantwoorden van algemene vragen en het doorzetten van binnenkomende gesprekken naar de juiste personen/ afdelingen;
  • Verzorgen en uitwerken van correspondentie;
  • Afhandeling van post (zowel digitale als fysieke post);
  • Controleren en fiatteren van uren bij afwezigheid van de manager;
  • Controleren en verwerken van facturen en declaraties;
  • Beheren van mailboxen tijdens vakanties;
  • Opmaken van documenten conform standaard lay-out en redigeren van teksten;
  • Archiveren in een digitaal archiefsysteem;
  • Incidenteel organiseren van grotere bijeenkomsten.

Functie eisen

Voor deze functie zoeken wij een ervaren fulltime planner of secretaresse met een afgeronde secretariële opleiding (minimaal MBO niveau) die zich herkent in de volgende eigenschappen: no-nonsense, zakelijk, nuchter en proactief. Kortom een stevige persoonlijkheid die niet schroomt om feedback te geven, maar ook grenzen durft aan te geven. Je hebt ervaring met het genoemde takenpakket, vooral met het werken voor een grotere groep personen tegelijk en je bent een teamplayer met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Niet alleen voor wat betreft je eigen werk maar ook voor het werk van je collega’s. Je blijft bij een hoge werkdruk goed presteren en kunt je ook in een hectische omgeving goed focussen op je eigen werkzaamheden. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal en gaat integer om met vertrouwelijke informatie. Je bent klantgericht, kunt snel schakelen en goed plannen en organiseren. In deze functie werk je naast MS office met een groot aantal computerprogramma’s. Het is dan ook een pre wanneer je gewend bent aan het werken met verschillende programma’s tegelijkertijd en je nieuwe programma’s snel eigen maakt. Tot slot is het belangrijk dat je maandag t/m donderdag beschikbaar bent (4 x 8,5 uur).

Over het bedrijf

CZ is een van grootste zorgverzekeraars van Nederland. Je gaat werken op het hoofdkantoor in Tilburg. Het team waarin je komt te werken bestaat uit ongeveer 20 secretaresses. Samen werken jullie voor ruim 125 medewerkers, van managers en inkopers tot beleidsmedewerkers. Als secretaresse krijg je enkele personen toegewezen waarvoor je de agenda’s beheert en andere zaken regelt, maar neem je op dagen dat je collega er niet is ook haar werkzaamheden waar. Een eenduidige manier van werken, een grote zorgvuldigheid, goed overzicht kunnen houden op je werkzaamheden en prioriteren zijn dan ook van essentieel belang.

Wat we bieden

Een hectische baan binnen een hecht team waarin je jouw organisatietalent en kwaliteiten als planner goed kan benutten! De functie is uitgezet voor onbepaalde tijd waarbij je gaat starten op uitzendbasis maar bij goed functioneren liggen er kansen om een CZ aanstelling te krijgen. Je werkt op ma t/m do 4 keer 8,5 uur. Het salaris valt in schaal 6 waarbij je bruto uurloon ligt tussen de €14,00 en €18,00 per uur afhankelijk van jouw werkervaring. Gezien de maatregelen omtrent het Corona virus en het beleid wat CZ voert ga je zowel thuis als op kantoor werken. Dit is in overleg met je team en je eigen persoonlijke omstandigheden. Het inwerktraject zal ook deels op kantoor en vanuit huis zijn, OV reiskosten worden volledig vergoed en woon- werkverkeer wordt deels vergoed vanaf 11 km aan de hand van een staffel.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Recruitment Center Zuid
Flight Forum   142  
5657 DD, Eindhoven

rc-zuid@startpeople.nl
0407516660

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.