COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Ambtelijk Secretaris Gemeente parttime

  • Bussum
  • HBO
  • Salarisindicatie €2480-3100
  • 4 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0025656

Over de functie

Doel van de functie:
Uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied, zodanig dat de ARWI, binnen de gestelde kaders, optimaal wordt ondersteund. De ARWI is een onafhankelijk adviesorgaan. Met de informatie die binnen de ARWI behandeld wordt, dient de AS vertrouwelijk om te gaan.
Onderstaand de taken en werkzaamheden:

  • Correspondentie

Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, bijvoorbeeld:

  • Inkomend:
  • Verwerken van contactformulieren die via de site binnenkomen en deze doorzetten naar betreffende ARWI leden,
  • Registreren van ontvangen stukken voor archivering
  • Uitgaand:
  • Verzendklaar maken en verzenden namens de ARWI van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken;
  • Opstellen of redigeren van standaard correspondentie
  • Documentatie, verslaglegging en redactiewerk

Zorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van de formele ARWI-vergaderingen met de gemeente. Deze vinden 6 maal per jaar plaats. Hiertoe zal de AS:

  • Op aanwijzing van de voorzitter de concept-agenda opstellen en zorgen voor verzending van de vergaderstukken;
  • De vergaderingen notuleren en in concept notulen uitwerken;
  • De voortgang van gemaakte afspraken in en besluitenlijsten van de vergaderingen bewaken.

Zorgen voor het uitwerken en redigeren van de adviezen van de ARWI, zoals besproken in de informele vergaderingen en in mails van betreffende ARWI-leden onder woorden zijn gebracht. Hiertoe:

  • Nodigt de ARWI - indien gewenst - haar Ambtelijk Secretaris (AS) uit voor haar (twee)wekelijks informele overleg op donderdagochtend;
  • Bij het verwoorden van de samenvatting is de AS aanwezig zodat deze genotuleerd kan worden;
  • Betreffende mails worden de AS toegestuurd
  • De AS werkt deze samenvatting verder uit tot een conceptadvies;
  • De verantwoordelijke leden van de ARWI redigeren dit concept tot een definitief advies
  • De AS verzorgt de verzending van het definitieve advies naar gemeente.
  • Administratief
  • Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ARWI en op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie;
  • Budget/begroting: bijhouden in hoeverre het ARWI-budget over een betreffend jaar is gebruikt en het afhandelen van betaling van facturen; opstellen van een concept begroting;
  • Ondersteunen van ARWI-leden bij kostendeclaraties.
  • Jaarverslag
  • Opstellen van een concept-jaarverslag aan de hand van een bestaand format, up-to-date financiële gegevens en de notulen van de ARWI-vergaderingen;
  • Verzenden van dit concept-jaarverslag naar de ARWI-leden;
  • Verwerken van opmerkingen en aanvullingen van individuele ARWI-leden;
  • Schakelen met de voorzitter of het/de daarvoor aangewezen ARWI-lid/-leden voor de definitieve tekst;
  • Agenderen van het jaarverslag op vergadering met gemeente;
  • Overige organisatorische ondersteuning
  • In samenspraak met de contactambtenaar van gemeente coördineren van de planning van de gemeente (bijv. uit de beleidscyclus) zodat de ARWI in een vroegtijdig stadium kan worden betrokken;
  • Ondersteuning bij incidentele verzoeken, zoals het zoeken van relevante opleidingen;
  • Beheren van het telefoonnummer van de ARWI binnen een van tevoren bepaald tijdslot;
  • Voorbereiden van vergaderingen, voor wat betreft informatieverstrekking en verzorgen van de uitnodigingen;
  • Ondersteunen bij het inrichten van spreekuren en het organiseren van een jaarlijkse bijeenkomst voor de tweede schil (kennisleveranciers) en derde schil (Klankbordgroep);
  • Kortsluiten van het contact met de Tweede schil en de Klankbordgroep;
  • Regelen van het benodigde logistieke proces (vergaderfaciliteiten, hulpmiddelen, e.d.).

Betreft hier een baan voor 4 uur per week (parttime) voor de duur van minimaal 1 jaar met kans op verlenging.

Functie-eisen

Naast uiteraard (ruime)werkervaring als ambtelijk secretares ben je flexibel t.a.v. de werkdagen / werkuren,
(Betreft een parttime functie voor 4 uur per week welke (in de regel) op de donderdagochtend zullen plaatsvinden.
Daarnaast ben je discreet en politiek sensitief

Betreft hier een baan voor 4 uur per week(*) (parttime) voor de duur van minimaal 1 jaar met kans op verlenging.
(* )de 4 uur per week is een indicatie; het kan zijn dat je bv een week niet werkt en de week erop 8 uur maakt. Ook zal er veel op afstand gewerkt worden.
Wel is het de bedoeling dat als de ARWI bijeenkomt je aanwezig bent en dit is in de regel op de donderdagochtend.
Tevens zal je zeker 6 keer per jaar op ons gemeentehuid aanwezig zijn bij het overleg met de wethouder.

Over het bedrijf

Gemeente Gooisemeren

Context van de functie
De rol van Ambtelijk Secretaris (AS) voor de ARWI is ontstaan door de nieuwe Werkafspraken die gemeente Gooise Meren met de ARWI heeft gemaakt ingevolge de nieuwe verordening Cliëntenparticipatie Participatiewet die op 9 oktober 2019 is vastgesteld.
De Adviesraad Werk en Inkomen (ARWI) vertegenwoordigt de inwoners die (tijdelijk) een beroep doen op inkomensondersteuning en geeft gevraagd en ongevraagd advies over uiteenlopend beleid dat hierop gericht is. Er is regelmatig overleg met de wethouder die dit onderwerp in zijn/haar portefeuille heeft. Gooise Meren staat voor participatie van inwoners. Zij vindt de inbreng van de ARWI belangrijk en betrekt de adviesraad vroegtijdig bij het opstellen van het beleid op het gebied van Werk en Inkomen.

Plaats in de organisatie:

  • Ressorteert functioneel onder de voorzitter van de ARWI. Hiertoe heeft de AS minimaal eens in de 6 weken een werkoverleg met de voorzitter.

Doel van de functie:
Uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied, zodanig dat de ARWI, binnen de gestelde kaders, optimaal wordt ondersteund. De ARWI is een onafhankelijk adviesorgaan. Met de informatie die binnen de ARWI behandeld wordt, dient de AS vertrouwelijk om te gaan.

Het team:
het team bestaat momenteel uit 3 gemotiveerde leden. De bedoeling is uit te groeien naar 8 leden. De samenstelling van de Adviesraad kan wisselen.

Wat we bieden

Een baan voor de duur van 1 jaar met kans op een verlenging. (Ingaande op 1-09-2020)
Een baan welke wij inschalen binnen schaal 7
Een baan voor gemiddeld 4 uur per week (parttime) (*)
Een baan welke in loondienst zal zijn bij Start People

(*) Betreft hier een baan voor 4 uur per week(*) (parttime) voor de duur van minimaal 1 jaar met kans op verlenging.
(* )de 4 uur per week is een indicatie; het kan zijn dat je bv een week niet werkt en de week erop 8 uur maakt. Ook zal er veel op afstand gewerkt worden.
Wel is het de bedoeling dat als de ARWI bijeenkomt je aanwezig bent en dit is in de regel op de donderdagochtend.
Tevens zal je zeker 6 keer per jaar op ons gemeentehuid aanwezig zijn bij het overleg met de wethouder.

De gesprekken zullen ná 17 augustus plaatsvinden zodat wij deze rol per 1-9-2020 kunnen invullen

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Utrecht XL
Potterstraat   14  
3512 TB, Utrecht

Utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.