Over de functie
Onder supervisie van de manager algemene zaken, verantwoordelijk voor het coördineren van de werkzaamheden binnen het Secretariaat.
Zorgdragen dat het niveau binnen het Secretariaat dusdanig is dat we goede relaties met onze klanten kunnen onderhouden en kwaliteit kunnen leveren om zodoende de omzet te doen stijgen en de klanttevredenheid intern en extern te verhogen.
Stroomlijn van de optimale en efficiënte afhandeling van contacten met potentiele en bestaande relaties:
Belangrijkste resultaatgebieden:
- Verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat (incl. facilitaire dienst, interne lunches en cursussen, beheer van voorraden en archief) en het onder controle houden van de kosten.
- Op individueel-en groepsniveau verantwoordelijk voor het dagelijkse op professionele en klantgerichte wijze te woord staan van en correspondentie voeren met potentiële en bestaande relaties via alle beschikbare middelen.
- Verantwoordelijk voor het op correcte en efficiënte wijze verwerken van binnenkomende bestellingen en de facturatie daarvan.
- Het opzetten, onderhouden en corrigeren van gegevens van potentiële en bestaande relaties via het CRM-systeem.
- Verantwoordelijk voor het beheer van de kas Secretariaat en dagelijks de debiteurenadministratie, inclusief de hieruit voorvloeiende incassobeheer via de website van het incassobureau.
- Een uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie naar alle betrokken partijen, teneinde iedereen op tijd op de hoogte te brengen van voor hen relevante aangelegenheden.
- Verantwoordelijk voor de interne processen die bij het Secretariaat behoren zoals onder andere IP-loggers (1x per week) en de dagelijkse MLS-bestanden en opschonen van de “bulk”emailbox Thunderbird.
- Het meehelpen bij het beoordelen, stimuleren, motiveren en ontwikkelen van de medewerkers op het Secretariaat.
- Verantwoordelijk voor en het up to date houden van de sjablonen waarin alle werkzaamheden binnen het Secretariaat zijn beschreven.
- Mede verantwoordelijk voor de bezetting van het Secretariaat (van 08.00 uur tot 17.30 uur) om de continuïteit te waarborgen.
- Het onderhouden van goede werkrelaties binnen de organisatie door b.v. actief te participeren in team- en groepsmeetings en proactief met suggesties en initiatieven te komen die in het belang en ter verbetering zijn van de organisatie.
Over het bedrijf
De specialisatie van het bedrijf ligt in innoverende boekhoudsoftware. Het bedrijf is gevestigd in hartje Den Haag aan de Mauritskade.
Wat we bieden
De functie staat momenteel tijdelijk op, voor minimaal twee maanden. Het is een uitdagende functie waarin je veel verantwoordelijkheden krijgt. Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding.