Coördinator secretariaat

  • 'S-Gravenhage
  • MBO
  • €2800,- bruto p/m
  • 40 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0004270

Over de functie

Onder supervisie van de manager algemene zaken, verantwoordelijk voor het coördineren van de werkzaamheden binnen het Secretariaat.
Zorgdragen dat het niveau binnen het Secretariaat dusdanig is dat we goede relaties met onze klanten kunnen onderhouden en kwaliteit kunnen leveren om zodoende de omzet te doen stijgen en de klanttevredenheid intern en extern te verhogen.
Stroomlijn van de optimale en efficiënte afhandeling van contacten met potentiele en bestaande relaties:

Belangrijkste resultaatgebieden:

  • Verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat (incl. facilitaire dienst, interne lunches en cursussen, beheer van voorraden en archief) en het onder controle houden van de kosten.
  • Op individueel-en groepsniveau verantwoordelijk voor het dagelijkse op professionele en klantgerichte wijze te woord staan van en correspondentie voeren met potentiële en bestaande relaties via alle beschikbare middelen.
  • Verantwoordelijk voor het op correcte en efficiënte wijze verwerken van binnenkomende bestellingen en de facturatie daarvan.
  • Het opzetten, onderhouden en corrigeren van gegevens van potentiële en bestaande relaties via het CRM-systeem.
  • Verantwoordelijk voor het beheer van de kas Secretariaat en dagelijks de debiteurenadministratie, inclusief de hieruit voorvloeiende incassobeheer via de website van het incassobureau.
  • Een uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie naar alle betrokken partijen, teneinde iedereen op tijd op de hoogte te brengen van voor hen relevante aangelegenheden.
  • Verantwoordelijk voor de interne processen die bij het Secretariaat behoren zoals onder andere IP-loggers (1x per week) en de dagelijkse MLS-bestanden en opschonen van de “bulk”emailbox Thunderbird.
  • Het meehelpen bij het beoordelen, stimuleren, motiveren en ontwikkelen van de medewerkers op het Secretariaat.
  • Verantwoordelijk voor en het up to date houden van de sjablonen waarin alle werkzaamheden binnen het Secretariaat zijn beschreven.
  • Mede verantwoordelijk voor de bezetting van het Secretariaat (van 08.00 uur tot 17.30 uur) om de continuïteit te waarborgen.
  • Het onderhouden van goede werkrelaties binnen de organisatie door b.v. actief te participeren in team- en groepsmeetings en proactief met suggesties en initiatieven te komen die in het belang en ter verbetering zijn van de organisatie.

Functie eisen

  • MBO werk-en denkniveau
  • Stressbestendig en flexibel
  • Communicatieve vaardigheden
  • Leidinggevende capaciteiten
  • Ervaring in het delegeren van werkzaamheden en het aansturen van medewerkers.

Competenties:

  • Klantgerichtheid
  • Prestatiegerichtheid
  • Integriteit
  • Ontwikkelen van anderen
  • Organisatiebewust samenwerken
  • Probleem oplossend vermogen
  • Plannen en organiseren
  • Accuratesse
  • Empathisch vermogen

Over het bedrijf

De specialisatie van het bedrijf ligt in innoverende boekhoudsoftware. Het bedrijf is gevestigd in hartje Den Haag aan de Mauritskade.

Wat we bieden

De functie staat momenteel tijdelijk op, voor minimaal twee maanden. Het is een uitdagende functie waarin je veel verantwoordelijkheden krijgt. Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding.

Jouw baan in 5 stappen

Kies je vacature
Vindt de baan die bij jou past.
Je solliciteert
Jij stuurt ons jouw gegevens en wij gaan deze met veel interesse bekijken.
Wij hebben contact
Match jij op de vacature? Dan nemen wij snel contact op om je beter te leren kennen.
Persoonlijke kennismaking
Wil jij ons ook beter leren kennen? Dan gaan we samen een kop koffie of thee drinken.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Den Haag
Parkstraat   21  
2514 JD, 's-Gravenhage

denhaag1@startpeople.nl
0703102165

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.