Directiesecretaresse (ft tijdelijk)

  • Utrecht
  • HBO
  • €2900,- p/m
  • 36 uur pw
  • Fulltime
  • #1228012087

Wat ga je doen?

Ontwikkelorganisatie Ruimte van Gemeente Utrecht heeft ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof een directiesecretaresse/ zeer ervaren managementassistent nodig.
Wij zoeken daarvoor een stevig organisatietalent met een professionele en dienstverlenende instelling en de ambitie om in een dynamische omgeving te werken.

Het uitvoeren van ondersteunende en secretariële taken, zoals agendabeheer, organiseren van vergaderingen, beantwoorden van telefoon etc;
Voorbereidende werkzaamheden t.b.v. MT-vergadering;
Administratieve taken rondom inkoop (MUIS verplichtingen, controle facturen), personele aangelegenheden, archivering;
Beheer mailbox, met op onderdelen zelfstandig afhandelen/in gang zetten en bewaken van acties;
Vervanging waar nodig van de directiesecretaresse van de andere directeur van Ruimte.
Je kerntaken bestaan uit:
Het uitvoeren van ondersteunende en secretariële taken, zoals agendabeheer, organiseren van vergaderingen, beantwoorden van telefoon etc;
Voorbereidende werkzaamheden t.b.v. MT-vergadering;
Administratieve taken rondom inkoop (MUIS verplichtingen, controle facturen), personele aangelegenheden, archivering;
Beheer mailbox, met op onderdelen zelfstandig afhandelen/in gang zetten en bewaken van acties;
Vervanging waar nodig van de managementassistent van de andere directeur van Ruimte.

Daarnaast ligt er een belangrijke ontwikkelopgave bij Ruimte: er is meer samenhang nodig in de totale keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur. Ook in het team van managementondersteuning is werk aan de winkel: de samenwerking in het team alsook de kwaliteit en pro activiteit van het werk moeten worden verbeterd. Omdat het om een korte periode gaat, vragen we je waar mogelijk om een bijdrage op deze beide onderdelen te leveren. Als het gaat over de keten van ondersteuning en advisering van directie en bestuur kan dit bijvoorbeeld in de vorm van een mondelinge overdracht na afronding van de klus.

Wie ben je?

Dit breng je mee:
Als directiesecretaresse ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Dynamiek, snelheid en kwaliteit zijn kernbegrippen voor de werkomgeving. Je werkt zelfstandig, kunt prioriteiten stellen in je werkuitvoering, bent analytisch, flexibel en stressbestendig. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig.

HBO werk- en denkniveau
Minimaal 4 jaar relevante werkervaring
Kennis van de gemeentelijke organisatie en bestuurlijke verhoudingen
Kennis en veel ervaring met het Office pakket
Bij gemeente Utrecht werken wij verder met Digiplaza, iBABS, Outlook en MUIS

Over het bedrijf

Dit is de plek:
Je krijgt een plek in het team Secretariaat (circa 13 medewerkers) dat een coördinator heeft. Jij werkt primair voor de directeur die verantwoordelijk is voor de aandachtsgebieden ruimtelijke en economische ontwikkeling, je bent ook beschikbaar als vervanging voor de ondersteuner van de andere directeur en daarnaast werk je veel samen met een functioneel team van mensen die een rol hebben in de ondersteuning en advisering van directie en bestuur.

Wat bieden wij jou?

Per heden
duur: T.v.v. zwangerschapsverlof (tijdelijk)
Salaris: Schaal 8 car
36 uur per week (NOTE: Is een harde eis)

Tevens: er is een mogelijkheid om de eerste weken part time in te stromen. Maar ná 31-1-2019 ben je sowieso tot mei voor 36 uur per week beschikbaar.
er is een kans op verlenging.

Inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu in >

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open!

Lees hier meer...

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestiging gegevens

Start People Utrecht XL
Potterstraat   14  
3512 TB, Utrecht

utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.