Voor de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) in Den Haag zijn wij opzoek naar een directiesecretaresse. Lees snel verder!
Wat ga je doen?
“Bij de directie Asiel & Bescherming is geen één dag hetzelfde. Als directiesecretaresse zijn er diverse werkzaamheden wat het werk leuk maakt. Er moet veel zorg gedragen worden voor complexe agenda’s, voor het prioriteren van de afspraken en directeuren op tijd informeren over lopende (urgente) zaken. Het is de bedoeling dat de directeuren geen omkijk hebben naar hun agenda en dat ze precies weten waar ze moeten zijn. Ze kunnen van het directiesecretariaat verwachten dat de agenda’s up to date zijn! Daarnaast is het secretariaat een laagdrempelig team waarbij dienstverlening op nummer één staat. Deze dienstverlening is niet alleen gericht op het tactisch managementteam, maar ook op de operationele managers en medewerkers van A&B. Het interessante als directiesecretaresse bij A&B is de diversiteit en veelzijdigheid, veel contact met diverse organisaties en de waardering voor het werk wat je doet”. – quote van Els, directiesecretaresse bij A&B
Je draagt samen met je collega's - zorg voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de MT-leden van de directie A&B. Daarnaast werk je regelmatig samen met de verschillende secretaresses binnen jouw directie en binnen de IND.
Als directiesecretaresse vorm je als het ware de 'toegangspoort' tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda (in Outlook i.c.m. met Webex) van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Waar nodig zet je verzoeken uit tot annotaties voor de verschillende overleggen bij de betrokken adviseurs. Daarnaast kan het voorkomen dat je de mailbox van de MT-leden beheert en dat er tijdens overleggen wordt gevraagd om te notuleren.
Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie en in-/uitgaande post op urgentie in te schatten.
Je zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBabs) of een andere manier van digitale vergadervoorbereiding. Je voert documenten in het digitale postsysteem (DigiJust) op en bewaakt de voortgang van de documentenstroom. Je ondersteunt de MT-leden op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten (via Meetingselect).
Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- In een ondersteunde rol om te zorgen dat MT-leden hun taken goed kunnen uitvoeren;
- In een anticiperende rol om te zorgen dat de administratieve processen op orde zijn;
- In een proactieve en collegiale rol om het secretariaat een geoliede machine te laten zijn.
Het leukste aan deze functie is dat je MT-leden zelfstandig ondersteunt en daarnaast onderdeel bent van een secretariaat waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om de directie zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan.