Financiële administratieve medewerker

De expeditie is verantwoordelijk voor de tijdige levering van eindproducten en hulpmiddelen aan de klant. Als expeditie medewerker overleg je intensief met klanten en ben je verantwoordelijk voor het plannen en faseren van leveranties rekening houdend met de beschikbaarheid van het product. Dat betekent:

• Registreren en verwerken van binnenkomende orders;
• Indelen van vrachten en kiezen van de volgorde van vrachten, afroepen van eigen expediteurs;
• Opstellen van vrachtdocumenten;
• Signaleren en oplossen van dagelijkse verstoringen in de voortgang van leveringen met expediteurs;
• Visueel controleren van vrachten;
• Tellen van de voorraden producten, hulpstoffen en handelswaar en signaleren verschillen;
• (laten) verzamelen, ordenen en registreren van bedrijfs-voeringgegevens.

Voor een opdrachtgever in Utrecht zoeken wij een part-time Projectmanagement Assistent voor een groot Europees samenwerkingsproject op geologisch gebied. Jij ondersteunt de projectmanager bij diverse administratieve en organisatorische taken.

Werkzaamheden zien er als volgt uit:

• organisatie en voorbereiding van bijeenkomsten (binnen- en buitenland);
• eerste aanspreekpunt voor partners, door het opvolgen en beantwoorden van vragen;
• voorbereiding van voortgangsrapportages en deliverables;
• overzicht bewaren op coördinatie van budgetten en projectbudgetten van partners;
• notulatie van voortgangsoverleg, workshops en officiële meetings
• signaleren en uitzetten van actie- en aandachtspunten
• voorbereiding van agenda's voor meetings
• archivering: informatie up-to-date houden, beschikbaar maken en delen (intern en extern via intranet)
• beheer ‘Participant Portal’ (digitaal systeem van de Europese Commissie) door het indienen van deliverables, rapportages en het eventueel starten en/of bewaken van een amendementen procedure;
• bewaken van de planning en afspraken binnen de 'Grant- en Consortium Agreement' (Europese Commissie regelgeving) door partners hierover te benaderen en/of informeren;
• publieke website bewaken en waar nodig aanpassingen doorvoeren;
• bijhouden overzicht van contacten, evenementen agenda's en communicatie activiteiten (publicaties, events, etc);
• organisatorische ondersteuning bij aspecten zoals de ‘mid-term review’ en ‘final event’ processen.

Vanwege de einde jaar afsluiting en een organisatie wisseling zijn wij op zoek naar tijdelijke ondersteuning op het gebied van de uitvoerende financiële administratie. In het bijzonder een uren administratie als focus in de start situatie.

We zijn op zoek naar een Administratief Medewerker te Utrecht.

Als administratief medewerker zorg je voor complete en correcte (digitale) dossiers. Je bekijkt en controleert de dossiers op volledigheid en je interpreteert relevante aspecten, gegevens en gedragingen.
Je maakt zelfstandig keuzes op basis van de beschikbare informatie en je ziet toe op consistent gebruik van gegevens. Indien nodig herstel of vul je aan; je weet zelf in te schatten of overleg met juridisch medewerkers of een rechter van belang is.
Verder weet je in te spelen op niet eerder voorgekomen werksituaties. Ook complexe zaken pak je aan en je bewaakt de planning en de voortgang.
Daarnaast verzorg je de administratieve ondersteuning op zittingen en maak je het proces-verbaal op. Vanwege de korte duur van de overeenkomst, beperkt de functie zich tot een aantal veel voorkomende taken.
Verder:

• Behandel en verwerk je (digitaal) ingekomen post
• informeer je en roep je partijen en andere betrokkenen op voor zittingen;
• ben je vraagbaak voor collega’s en de stakeholders;

Deze baan is voor bepaalde tijd en is parttime in 32 uur of fulltime voor 36

Als managementassistente van de afdeling Toezicht en handhaving bebouwde omgeving ondersteun je samen met drie andere managementassistentes het MT van de afdeling. De ondersteuning van de 5 teamleiders, de beleidsondersteuners en het hoofd van de afdeling is verdeeld onder de assistentes. Deze functie betreft de ondersteuning van 2 teamleiders. Naast het complexe agendabeheer regel je vergaderaccomodaties, recepties en andere bijeenkomsten, bied je een stuk ondersteuning op het gebied van HR en draai je mee op het gezamenlijke Servicepunt van de afdeling.

Vanwege de toegenomen werkzaamheden en projecten zoeken wij voor de duur van minimaal 3 maanden een extra collega voor 32-36 uur per week (kans op verlenging.)

Voor Defensie, locatie Utrecht, zijn we zoekende naar een fulltime P&O adviseur die, op tijdelijk contract, zorgt draagt voor de administratieve afhandeling op de P&O afdeling.

Je ondersteunt in het bureau administratieve ondersteuning als assistent personeelsadviseur een team van vier personeelsadviseurs, die samen ruim 700 internationaal geplaatste defensiemedewerkers bedienen. Aan het hoofd van dit team staat een senior personeelsadviseur aan wie je direct rapporteert. Je werkplek is op de Kromhoutkazerne in Utrecht, maar er zijn ook mogelijkheden om flexibel te werken op andere locaties, waaronder vanuit huis.

De werkzaamheden bestaan vooral uit administratief werk: het maken van rapportages, het samenstellen van sollicitatiedossiers en het onderhouden van contact met medewerkers in binnen en buitenland op het gebied van vooral werving en selectie. Verder ondersteun je de senior administratief bij zaken op het gebied van de Wet Verbetering Poortwachter.

Ben jij een teamspeler, assertief en ondernemend? Dan is deze vacature iets voor jou! Voor onze opdrachtgever in Utrecht zijn wij op zoek naar een klantassistent voor 24 – 32 uur per week.

Als klantassistent ben je verantwoordelijk voor het reguleren van de dienstverlening en de daarbij behorende operationele planning van je klanten. Ook ben je verantwoordelijk voor een goede administratieve ondersteuning en inzet van de professionals. De klantassistent die wij zoeken is in staat een optimale relatie op te bouwen met zijn/haar klanten en de collega professionals en dient daarom zijn/haar kennis van de klant actief te onderhouden en eventuele wensen en vragen om te zetten in op de klant toegespitste dienstverlening. Tevens fungeer je als 1e aanspreekpunt voor de klant en signaleer je waar nodig richting de professionals dan wel de managers.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Uitvoeren van administratieve taken voor zowel de klant als de professional, o.a. met betrekking tot de werknemers- en werkgeversdossiers.
• Bewaken van (contract)afspraken welke gemaakt zijn met de (interne)klant.
• Signaleren van verschillen in contractuele afspraken en de operationele uitvoering daarvan en hierop actie nemen.
• Beheren, efficiënt plannen, voorbereiden en bewaken van de agenda’s.
• Voorbereiden- op administratief niveau- en verslagleggen van klantteam overleg.
• Verzorgen van overzichten en rapportages voor klanten, professionals en management.
• Uitzetten van verzoeken van de klant in de eigen organisatie of bij providers en dit traject bewaken op kwaliteit en tijdigheid van uitvoering.
• Het hebben en houden van inzicht in de ontwikkelingen bij de klant. En in staat de dienstverlening richting de klant af te stemmen op basis van deze kennis, en op basis van de specifieke wensen van de klant.
• Verantwoordelijk voor het oplossen, waar nodig escaleren richting management, van calamiteiten bij zijn/haar klant. En het intensief communiceren met de klant over de calamiteit en de gekozen oplossing.
• Het proactief onderhouden van een relatie met de klant (o.a. persoonlijk langsgaan), en waar mogelijk, het oppakken van commerciële signalen welke uit dit intensieve contact voortkomen.
• 1e aanspreekpunt voor de klant betreffende alle zaken welke deze klant aangaan.
• Verrichten van werkzaamheden in de uitvoering van de functie conform de in het kwaliteitssysteem voorgeschreven werkwijze.
• De klantassistent onderhoudt een intensief contact met zijn/haar klanten. Ook is er regelmatig contact met het UWV, de curatieve sector, of met externe providers van dienstverlening.

Ben jij op zoek naar een tijdelijke functie als secretaresse, dan is deze vacature mogelijk iets voor jou.

In deze Parttime functie ga jij de Unitmanager en Teamleiders ondersteunen.
Jouw werkzaamheden zien er als volgt uit;

• Het voorbereiden van vergaderingen
• Het notuleren en uitwerken van vergaderingen
• Agendabeheer
• De mailbox van de Unitmanager bijhouden

Kun jij per direct starten en ben je beschikbaar t/m eind januari 2020, dan kom ik graag met jou in contact.
De locatie van het RvA is gevestigd in het centrum van Utrecht en op loopafstand van het Centraal Station.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met ASA Professionals.
recruitment-noord@asatalent.nl

• Het verrichten van secretariële en administratieve werkzaamheden
• Het regelen van facilitaire zaken rondom bijeenkomsten ;
• Het verwerken van in- en uitgaande post (archiveren):
• Het invoeren van bestellingen in het programma SAP-SRM;
• Het op correcte wijze afhandelen van telefoonverkeer voor de afdeling, inspelend op de uiteenlopende klantengroepen;
• Het plannen van afspraken en deze invoeren in de elektronische agenda’s;
• Het uitvoeren van werkzaamheden voor het digitale informatiesysteem met de vergaderstukken (Sharepoint teamsites);

Als parttime projectmedewerker ondersteun je de projectleider(s) bij het uitvoeren van de projectopdracht: het bieden van betere zorg voor jeugdigen, met meer ruimte voor maatwerk. Jij biedt praktische en beleidsmatige ondersteuning en verricht op basis van aanwijzingen van de projectleider je werk. Het gaat hier om een tijdelijk dienstverband.

• Je stelt notities op, verzamelt, analyseert en verwerkt informatie en cijfers. Ook ben je het aanspreekpunt en de vraagbaak voor meerdere personen, activiteiten en processen. Daarnaast plan en organiseer je activiteiten zoals vergaderingen en bijeenkomsten, die je bovendien notuleert en redigeert.
• Afhankelijk van je behoefte en ervaring stem je met de projectleider af hoe je het werk precies gaat uitvoeren.