Financiële administratieve medewerker

Voor het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) locatie Utrecht zoeken wij een ervaren managementassistent(e)/secretaresse. Het betreft een functie voor 24 tot 28 uur per week. De werkzaamheden van de Managementondersteuner/managementassistent zijn onder andere als volgt:

• (complex) agenda- en mailboxbeheer;
• voorbereiding van overleggen;
• Administratieve afhandeling van diverse gegevens en waar nodig informatie opvragen bij in- en externe instanties;
• notuleren;
• selectie van in- en externe post;
• behandeling binnenkomend telefoonverkeer;
• fungeren als aanspreekpunt en vraagbaak;
• ondersteunende werkzaamheden op het gebied van representatie, organisatie en administratie verrichten;
• controle van specifieke facturen, vraagt hierbij creditnota’s op en geeft opdracht tot het verwerken van facturen;

Voor een grote overheidsorganisatie in het centrum van Utrecht zijn wij op zoek naar een Administratief Medewerker Inkoop. In deze fulltime functie ga je als administratief medewerker aan de slag met het doorzetten van bestellingen.

Je verwerkt aanvragen in het centrale bestelsysteem van de organisatie. Je controleert de aanvraag op juistheid en volledigheid. Dit gaat om de controle van de juiste documenten, de gekozen leverancier etc.

In deze functie heb je veel contact met de aanvrager van de bestelling om zo volledige informatie te verkrijgen.
Daarnaast verwerk je de urenbriefjes van ingehuurd personeel.

Wil jij werken bij een toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid in het centrum van Utrecht? Wij zoeken een administratief medewerker met een financiële achtergrond
Jij verwerkt in deze functie de aanvragen vanuit de organisatie tot een bestelling. Hiervoor controleer jij de aanvraag op juistheid en volledigheid.

Door jouw financiële achtergrond kun je goed vergelijkingen maken tussen offertes en weet jij welke informatie nodig is om de bestelling compleet en juist te maken.
Je verwerkt aanvragen in het centrale bestelsysteem van de organisatie.

In deze functie heb je veel contact met de aanvrager van de bestelling om zo volledige informatie te verkrijgen.

Als afwisseling in de functie zorg je ook voor een juiste verwerking van de urenbriefjes van ingehuurd personeel.

De afdeling Export bestaat in totaal uit 3 medewerkers welke ondersteund worden door de Secretarieel Medewerker. De Medewerkers Export ondersteunen 3 sales managers. Het takenpakket van de medewerker export bestaat uit:

• In nauwe samenwerking met de teamleden verzorg je de facturatie
• Ondersteuning bij het opstellen van maandrapportages
• Secretariële ondersteuning (aanvragen van proof of delivery’s, verzorgen rebase calculaties)
• Verzorgen van dienstreizen
• Correspondentie met externe partijen
• Algemene administratieve taken

Als receptioniste ben je het visistekaartje van de organisatie en het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je bent verantwoordelijk voor de eerste telefoonopvang en ontvangst van bezoekers. Het op een correcte wijze bezoekers en klanten te woord staan, zorg dragen voor een nette, opgeruimde receptie / werkplek.. Aangezien het een hoofdkantoor van een internationale organisatie betreft sta je, indien gewenst, klanten en bezoekers op correcte wijze in het Engels te woord.
Tevens ben je in deze functie de bindende factor van het bedrijf. Je maakt gedurende de dag een rondje langs de afdelingen, vult indien noodzakelijk producten aan, of besteld deze bij onvoldoende voorraad.

Werken bij de Rechtspraak locatie Utrecht betekent werken aan een rechtvaardige samenleving. Ook als senior administratief medewerker draag je hier actief aan bij.
In deze functie verzorg je de administratieve ondersteuning van de (digitale) verwerking van niet standaard zaken. Interesse? lees dan verder.

Als senior administratief medewerker zorg je voor complete en correcte (digitale) dossiers. Je bekijkt en controleert de dossiers op volledigheid en je interpreteert relevante aspecten, gegevens en gedragingen. Je maakt zelfstandig keuzes op basis van de beschikbare informatie en je ziet toe op consistent gebruik van gegevens. Indien nodig herstel of vul je aan; je weet zelf in te schatten of overleg met juridisch medewerkers of een rechter van belang is. Verder weet je in te spelen op niet eerder voorgekomen werksituaties. Ook complexe zaken pak je aan en je bewaakt de planning en de voortgang. Daarnaast verzorg je de administratieve ondersteuning op zittingen en maak je het proces-verbaal op. Vanwege de korte duur van de overeenkomst, beperkt de functie zich tot een aantal veel voorkomende taken.
Verder: behandel en verwerk je (digitaal) ingekomen post, informeer je en roep je partijen en andere betrokkenen op voor zittingen en ben je vraagbaak voor collega’s en de stakeholders

Korte omschrijving werkzaamheden
Gebruikelijke werkzaamheden van afdelingssecretaresse. We zoeken een enthousiaste duizendpoot, die in staat is zelfredzaam te zijn, maar om ook goed in een team te kunnen werken: We zoeken iemand die proactief de manager en de medewerkers kan bijstaan en het leuk vindt om met verschillende hulpsystemen te werken.

MOMENTEEL ON HOLD

Het project gaat over verschillende aspecten binnen de gemeente Utrecht.

Het deelprogramma bestaat uit de volgende beleidsvelden:

• Luchtkwaliteit/ schoon vervoer,
• Snorfiets naar de rijbaan,
• Geluid/ trillingen
• Bodem regie op de ondergrond
• Externe veiligheid.

Met name beleidsveld luchtkwaliteit ligt in 2020 een uitdaging.
Er wordt een nieuw uitvoeringsprogramma op poten gezet, met veelheid aan klussen en een grote diversiteit daarin.

De werkzaamheden waar wij jou voor nodig hebben zijn als volgt:

• Administratieve werkzaamheden zoals het opvragen van offertes
• Aanmaken en beheren van bestellingen in MUIS
• Verwerken van opdrachtbrieven
• Het archiveren van definitieve stukken in het Zaaksysteem
• Het inrichten en beheren van Digiplaza. Inplannen van afspraken en organiseren van kleine bijeenkomsten horen ook bij het takenpakket.

Verslagleggen van vergaderingen. Eventueel: uitzetten van of zelfstandig afhandelen van emails in de algemene mailbox.

Vanwege toegenomen werkzaamheden zijn wij per zo speodig mogelijk op zoek naar een zeer ervaren directie secretaresse / MT-directie secretaresse voor 20 uur per week.
De werkzaamheden zullen grotendeels uit deze taken bestaan::

• Werkzaamheden tav het MT-overleg dat wekelijks plaatsvindt. Het gaat hierbij om het voorbereiden hiervan met het afdelingshoofd, het verzamelen van stukken en het versturen van de agenda, het notuleren van het overleg en het archiveren van de stukken.
• De algemene ondersteuning van het afdelingshoofd. Dat betekent naast agendabeheer ook andere voorkomende werkzaamheden zoals het uitzetten van acties en ervoor zorgen dat medewerkers hun acties op tijd uitvoeren. (Note: Er zullen in de loop van de opdracht meerdere MT-leden bijgevoegd worden waarvoor je de ondersteuning gaat uitvoeren.)

Contractduur en parttime: Het betreft hier een part time baan van tijdelijke aard met kans op verlenging

Als administratief medewerker zorg je voor complete en correcte (digitale) dossiers. Je bekijkt en controleert de dossiers op volledigheid en je interpreteert relevante aspecten, gegevens en gedragingen. Je maakt zelfstandig keuzes op basis van de beschikbare informatie en je ziet toe op consistent gebruik van gegevens. Indien nodig herstel of vul je aan; je weet zelf in te schatten of overleg met juridisch medewerkers of een rechter van belang is. Verder weet je in te spelen op niet eerder voorgekomen werksituaties. Ook complexe zaken pak je aan en je bewaakt de planning en de voortgang. Daarnaast verzorg je de administratieve ondersteuning op zittingen en maak je het proces-verbaal op. Vanwege de korte duur van de overeenkomst, beperkt de functie zich tot een aantal veel voorkomende taken.