Financieel administratief medewerker

Als administratief medewerker werk je als operationele ondersteuning aan het magazijn- en het voertuigbeheer van de DKDB. Dit gaat voornamelijk over gepantserde voertuigen van de dienst, maar ook motorvoertuigen en normale personenwagens. Jij draagt zorg over het voorraadbeheer van het magazijn en de registratie van het wagenpark. Aan de hand van Excel lijsten houd je de in- en uitgifte van diverse middelen bij, draag je zorg over de registratie van de het wagenpark en ben je verantwoordelijk voor het agenda beheer.

Je onderhoudt telefonisch contact met de medewerkers wanneer zij voor een afspraak buiten de deur bent en fungeert als vraagbaak als het gaat om administratieve ondersteuning. Ook draag je verantwoording over de planning, schriftelijke communicatie naar leveranciers en andere bijkomstige administratieve taken.

Jij wordt de managementondersteuner binnen overheid. Je dag ziet er als volgt uit:
> Je bent verantwoordelijk voor complexe agenda beheer en jij maakt de afspraken;
> Je plant en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen. Waarbij jij natuurlijk zorgt dat alles er top uit ziet en dat de catering op de hoogte is;
> Jij beheert meerdere inboxen en zorgt dat deze juist zijn verdeeld en zijn behandeld;
> Ook onderhoud je telefonisch contacten met in- en externe instanties en personen;
> Wanneer er bezoekers komen ontvang jij deze;
> Je bent het eerste aanspreekpunt (vraagbaak) voor interne medewerkers en externe instanties;

Jij bent van nature iemand die zorgt dat de processen goed verlopen en worden gewaarborgd.

Kortom geen dag is hetzelfde.

Als management ondersteuner geef je secretariële ondersteuning en ontzorg je de manager(s) in hun dagelijkse werkzaamheden. De voornaamste taken zullen zijn: agendabeheer en planning.

Daarnaast beheer je de mailbox van de MT-leden en behandel je de inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maak daarvan eventueel samenvattingen voor de MT-leden. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en draagt hiervoor verbeteringen aan. Je beantwoordt de telefoon, verstrekt inhoudelijke informatie over de stand van zaken van de in behandeling zijnde onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de medewerker die het onderwerp in behandeling heeft. Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBABS). Je handelt reisaanvragen en –declaraties af voor de MT-leden. Je werkt samen met de stafadviseurs en de overige managementondersteuners aan het uitvoeren van algemene directie-ondersteunende werkzaamheden. Daarnaast werk je samen met de managementondersteuners van de hoofddirecteur van de organisatie.

Het betreft hier een tijdelijke functie voor de duur van een jaar voor 36 uur verdeeld over 5 werkdagen

Activiteiten

• kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
• vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
• vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer.