Financieel Administratief Medewerker

Medewerker Bedrijfsbureau is een nieuwe functie bij onze opdrachtgever waardoor de exact uit te voeren werkzaamheden en de concrete wijze waarop dit ingevuld wordt samen met jou verder wordt vorm gegeven. Je bent in staat tot een gedreven, vlotte en nauwkeurige administratieve verwerking van gegevens. Je draagt initiatieven aan tot verbetering (digitaal) en verwerking van die gegevens. Je bent een kei in Excel voor onder andere het opstellen en beheren van rapportages.
Als medewerker Bedrijfsbureau ben je primair verantwoordelijk voor een adequate en vlotte administratieve verwerking van productie- en kwaliteit gerelateerde gegevens. Mede daardoor hebben jij en je collega’s vlot inzicht in belangrijke Key Performance Indicatoren waardoor de afdelingen Inkoop, Productie en Planning & Logistiek snel kunnen bijsturen.

Een aantal van je werkzaamheden:

• Dagelijks verzamelen en verwerken van productiegegevens;
• Dagelijks verzamelen en verwerken van kwaliteit gerelateerde gegevens;
• Initiatieven aandragen tot verbetering van aanleveren en verwerken gegevens;
• Plaatsen van bestelling van productiematerialen bij vaste leveranciers;
• Ondersteunen bij het berekenen van kosten van productieorders van voor- en nacalculatie;
• Administratief beheer van de voorraadadministratie;
• Aandragen rapportages t.a.v. productieperformance;
• Ondersteunen bij de controle en uitvoering van productie ondersteunende processen zoals beheer bedrijfskleding, het up-to-date houden van voorraden en het bestellen van productiematerialen en disposables;
• Opstellen en ontwikkelen van KPI rapportages.

Als Business Support medewerker draag jij zorg voor een tijdige en naadloze end-to-end uitvoering van terugkerende (service) levering volgens de overeengekomen contractuele verplichtingen met klanten. Hierbij houd jij je bezig met de volgende werkzaamheden:

• Je behandelt het proces onafhankelijk, beheert inkomende verzoeken, creëert en archiveert alle vereiste documenten in het systeem en update de status tot voltooiing;
• Je werkt nauw samen met multifunctionele teams (Sales, REA-managers, Operations, Finance & IT, 3e partijen) om naadloos realisatieproces te garanderen;
• Je onderhoudt Klantrelaties en je bent verantwoordelijk voor tijdige reactie op vragen en klachten van klanten;
• Je rapporteert regelmatig over (service) leveringsprestaties op basis van contractueel overeengekomen SLA's met klanten en derde partijen;
• Je initieert en draagt bij aan verbeteringen in (administratieve) processen en rapportages;
• Je controleert, documenteert en archiveert of corrigeert de informatie. Daarnaast draag je zorg voor volledigheid en kwaliteit, conform interne richtlijnen en binnen het administratieve proces.

Word jij blij van klantcontact, heb jij een vlotte persoonlijkheid, ben je vrolijk en wil je graag het beste voor de klant maar verlies je het commerciële aspect nooit uit het oog?
Dan hebben wij een vacature voor jou waar jij gelukkig van wordt! Als Customer service medewerker zorg jij er voor dat je geheel zelfstandig allerlei soorten vragen van klanten kunt beantwoorden en verwerk je de orders, bestellingen en retourzendingen die bij jou binnen komen.

Dit doe je voornamelijk door het contact wat je hebt met de klant, zowel telefonisch als via de mail.
Het is belangrijk dat jij goed samenwerkt met andere afdelingen zodat de (verkoop) activiteiten en de processen zo optimaal mogelijk verlopen.
Een functie als Customer service medewerker biedt een variërende dag, eigen verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en natuurlijk ook gezelligheid omdat je in een team komt de werken waar de sfeer en motivatie altijd positief is!

Klinkt de combinatie administratie en sales jou als muziek in de oren? Lees dan snel verder en wie weet ben jij de nieuwe administratief medewerker sales van deze prachtige opdrachtgever.

Wat ga je doen?
Als administratief medewerker sales vorm je samen met je twee collega’s van het secretariaat het hart van de organisatie. Je ondersteunt het sales team en daarbij ben je de rechterhand van de accountmanager(s). je houdt je bezig met offertes en opdrachtbevestigingen, marktplaatsen en aanbestedingen, agenda en afspraken, communicatie met de klanten zoals nabellen op offertes en opdrachtbevestigingen en andere administratieve werkzaamheden. Daarnaast ondersteun je de afdeling zo nodig bij werkzaamheden op het gebied van de interne- en externe opleidingen. Onderstaand vind je een aantal voorbeelden van werkzaamheden.

• Kwalitatief hogere voorbereiding offertes en opdrachtbevestigingen.
• Proactief omzetten en actualiseren cv’s van medewerkers;
• Bijhouden en monitoren van een offerteregistratie (deels opgevangen door CRM);
• Aangeven nabelacties op offertes en opdrachtbevestigingen (deels opgevangen door CRM);
• Bijhouden salesinbox (marktplaatsen) en Tenderned (aanbestedingen);
• Proactief signaleren van nieuwe marktplaatsen en zorg dragen voor de inschrijving daarop;
• Regievoering ten aanzien van deadlines en voorbereiding bij aanbestedingen;
• Monitoren en inplannen tussen en eindevaluaties bij klanten (deels opgevangen door CRM);
• Monitoren en inplannen vervolggesprekken bij klanten (deels opgevangen door CRM);
• Agendabeheer voor zowel interne als externe afspraken (met uitzondering van koude acquisitie);
• Zelfstandig acties oppakken en monitoren vanuit gespreksverslagen;
• Beantwoorden eenvoudige e-mails (afspraakbevestiging / aanvraag / opdrachtverlening / enzovoorts);
• Monitoren aanlevering content website, nieuwsbrieven, enzovoorts;
• Administratieve ondersteuning (uitwerken gespreksverslagen / opstellen overzichten van marktacties);
• Verslaglegging en opstellen actiepuntenlijst overleggen;
• Ondersteuning m.b.t. opleidingen in de breedste zin van het woord.
• Regelen kennismaking van medewerker detachering bij klant.

Safety Hosts met BHV certificaat OPGELET!
Voor een facilitaire dienstverlener in hartje Arnhem, zoeken wij jou!

Het gaat om een functie voor ongeveer 28 uur per week, contractduur +/- 3 maanden startdatum: zo snel mogelijk!

Je gaat werken voor een groot kantoor in hartje Arnhem en bent verantwoordelijk voor het waarborgen van de Corona-maatregelen. Jouw werkzaamheden zijn:

• Je houdt toezicht op de 1,5 meter.
• Je houdt toezicht op de lokale maatregelen zoals de looprouters.
• Je zorgt ervoor dat het maximum aantal personen in één ruimte niet wordt overschreden.
• Medewerkers én gasten aanspreken op het niet naleven van de maatregelen.
• Het aanspreken van mensen op lunchen in de kantine (dit is niet toegestaan!)

Werkdagen zijn van maandag tot en met donderdag van 8:00 - 16:00 uur. (Dit betekent, lekker lang weekend!)