Management Assistent

  • Utrecht
  • MBO
  • €2335,- p/m
  • 32 uur pw
  • Parttime
  • #1228012164

Wat ga je doen?

  • Directie en managers ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied, in de breedste zin van het woord;
    · Samen met je collega’s een professionele dienstverlening aanbiedt en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
    · Met plezier een complexe agenda en volle mailbox beheert en in staat bent om in te schatten wat wel en minder belangrijk is in de agenda en mailbox en daarover helder communiceert;
    · Dat je er voor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
    · De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
    · Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je manager;
    · Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
    · Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
    · Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

Wie ben je?

Je bent in het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste MBO plus niveau;
· Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring als management assistent van een directeur;
· Je hebt recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, het lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;
· Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Office, Ibabs, Zaaksysteem, Digiplaza);
· Je krijgt energie van je werk en je beschikt over een groot inlevingsvermogen/sensitiviteit;
· Je bent leergierig, hebt het vermogen tot zelfreflectie en staat open voor ontwikkeling;
· Je bent dienstverlenend, accuraat, een teamspeler, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld.

Over het bedrijf

We zoeken een echte managementassistent. Samen met je collega’s ondersteun je de directeur of de Concernmanagers van de directie van de gemeente Utrecht op organisatorisch en secretarieel gebied. Elk van onze directeuren en managers sturen op een eigen werkveld en is daarbij ook trekker van sector overstijgende projecten. Je werkt in deze functie dicht bij de politiek. Jij en je collega’s zijn lid van het team van assistenten van de bestuurs-en concernstaf (BCS) die werken als een zelfregelend team. Jullie dragen met elkaar de verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het management als geheel, waarbij ieder ook een eigen vast team vormt met de eigen directeur/manager. Je regelt met de collega’s van het team de planning en de bezetting van het team Officemanagement. Je werkt als team samen aan de doorontwikkeling van onze eigen officemanagementdienstverlening binnen de BCS.

Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Gezien het werkveld is affiniteit met de bedrijfsvoering van een professionele overheidsorganisatie een pre.

Onze werksfeer is prettig en informeel. Als gemeente werken wij het beste als onze medewerkers gemotiveerd en betrokken zijn en dat ook blijven. Daarom willen wij dat jij met plezier naar je werk gaat. Zo werken we optimaal samen aan een mooie stad. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers.

Wat bieden wij jou?

  • Wij bieden je een uitdagende functie aan in een dynamisch team.
  • Onbepaalde tijd
  • Parttime/fulltime 32 uur
  • Wij schalen deze functie in CAR schaal 8 (Minimaal €2335,- bruto per maand op basis van 40 uur / maximaal €3376,- bruto per maand op basis van 40 uur)
  • Opbouw van vakantiegeld
  • Gratis deelname aan onze Goodhabbitz online trainingen / opleidingen
  • Wij kennen een OV-reiskostenregeling, Reiskosten worden vanaf 4 tot 60 km gedeeltelijk vergoed.

Inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu in >

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open!

Lees hier meer...

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestiging gegevens

Start People Utrecht XL
Daalsesingel   3  
3511 SV, Utrecht

utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties rechts naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via e-mail.