Management Assistent

Weet jij op welke knoppen je moet drukken om de zaken gedaan te krijgen? Vind jij het een uitdaging om de agenda van de directeur van Financiën & Control (F&C) te coördineren? Voor onze opdrachtgever Kadaster in Apeldoorn zijn wij op zoek naar een gemotiveerde management assistent die zaken goed onder controle weet te houden.

Het betreft een vacature van tijdelijk aard, ter vervanging van ziekte. In ieder geval voor de periode van 6 maand, waarbij verlenging mogelijk is. Het betreft een parttime functie voor 32 uur per week.

In deze functie verricht je secretariële werkzaamheden voor directie F&C. In deze rol werk je in het bijzonder voor de directeur wat het speelveld dynamisch maar soms ook hectisch maakt. Je werkt zelfstandig en uiteraard heb je overleg met de collega’s van de andere directies. Jij bent het eerste aanspreekpunt, beheert de agenda’s en prioriteert en behandelt e-mails en telefoontjes. Kortom: jij zorgt ervoor dat achter de schermen alles op rolletjes loopt.

Vanuit een dynamische omgeving bieden wij een informele werksfeer en stimuleren wij leren en ontwikkelen.

• Het bruto maandsalaris is, afhankelijk van kennis en ervaring maximaal € 3.244,68,- (op basis van 36 uur).
• Een tijdelijke baan voor minimaal 32 uur per week, bij voorkeur maandag t/m donderdag
• Hybride werken: vanuit huis of op ons kantoor de Grift in Apeldoorn
• Volledige reiskostenvergoeding voor reizen met het ov
• Een thuiswerkvergoeding van € 1,15 per thuiswerkdag

Je bent een zelfstandige, proactieve en kritische professional die meedenkt vanuit de ondersteuningsbehoefte van de directeur. Jij gaat voor resultaat met kwaliteit. Je communicatieve en digitale vaardigheden zijn uitstekend. Bij voorkeur heb je ervaring met het werken met het systeem i-Babs. De persoon die in deze rol succesvol is, is een verbinder die denkt in integrale oplossingen. Je kent de trends op het gebied van management ondersteuning en weet deze te vertalen naar mogelijkheden voor de verbetering van het eigen werk bij het Kadaster.

Voor deze rol is een MBO plus werk- en denkniveau een vereiste, bij voorkeur verkregen door een relevante opleiding (Office management).
Jij bent in staat werk uit handen te nemen en zorgt ervoor dat alles loopt zoals het moet lopen. Jouw werkzaamheden zijn van secretariële, organisatorische en administratieve aard. Door je gedrevenheid en ondernemingsdrang weet je op de juiste momenten het management, externe relaties en collega’s te betrekken bij de vraagstukken die bij de directeur liggen.

Je organiseert samen met het team de facilitaire zaken voor interne en/of externe bijeenkomsten, verzorgt de agenda en coördineert de samenhang tussen overleggen, signaleert en adviseert over mogelijke oplossingen. Je bent aanspreekpunt voor interne en externe relaties en ontvangt bezoekers. Je verzorgt naar eigen inzicht de correspondentie en de afhandeling van dossiers.

Het Kadaster registreert van al het vastgoed (grond en gebouwen) in Nederland wie welke rechten heeft. Het houden van openbare registers en het bijwerken van de Basisregistratie Kadaster en Basisregistratie Topografie is onze wettelijke taak. Ook houdt het Kadaster de coördinaatpunten in het landschap bij: het Rijksdriehoeksstelsel. Alle gegevens die we registreren zijn beschikbaar voor iedereen. Boven de grond registreert het Kadaster gegevens van woningen, schepen, luchtvaartuigen, percelen en wegen. Onder de grond doen we dat voor netwerken van kabels en leidingen. Naast de rol van registeren, beheert het Kadaster ook voorzieningen van andere organisaties, de Landelijke Voorzieningen. Zo beheren wij onder andere de WOZ Landelijke Voorziening en de Basisregistratie Adressen en gebouwen (BAG): alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart.

De directie Financiën & Control (F&C) is verantwoordelijk voor de overall control van de organisatie. Hieronder vallen onder meer planning & control, externe verslaggeving, risicomanagement, inkoopadvisering, de financiële administratie en managementinformatie.

De directie heeft daarmee een kader stellende faciliterende rol ten behoeve van doelmatig en rechtmatig optreden door het Kadaster. Enerzijds is de directie doordrongen van het dienstverlenende karakter van zijn werkzaamheden, anderzijds wordt kader stellend geopereerd in nauw overleg met de overige directies. Bij de directie werken ongeveer 60 medewerkers.

Jij werkt in een klein team van een directiesecretaris en een afdelingssecretaresse.