COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

management assistent gemeente

  • Utrecht
  • MBO
  • Salarisindicatie €2260-3085
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0003413

Over de functie

Beschouw jij complex agendabeheer echt als een vak en is jouw uitdaging om steeds weer opnieuw afspraken te (her)plannen, reageer dan meteen.

Dit is je werk

  • Je maakt deel uit van het team Officemanagement waar in overleg met de coördinator alle voorkomende werkzaamheden worden opgepakt en je elkaar, waar mogelijk, vervangt.
  • Je ondersteunt primair de clustermanagers. Je begrijpt waar de prioriteiten liggen en beheert en bewaakt op basis daarvan hun drukbezette agenda’s en zorgt dat alle vergaderstukken op orde zijn.
  • Daarnaast ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve werkzaamheden en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid.
  • Het proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken.

Jouw functie oefen je uit vanuit ons Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Gezien het operationele karakter van de functie werken we tijdens COVID-19 afwisselend fysiek op het Stadskantoor en thuis.

Functie-eisen

Dit vragen we van je
Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Goed plannen en organiseren is één van je kwaliteiten. Daarnaast breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en ben je stressbestendig.

  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo+ niveau.
  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.
  • Je hebt kennis van en ervaring met de diverse Officepakketten, Outlook en iBabs heeft geen geheimen voor jou.
  • Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
  • Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).
  • Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.
  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo+ niveau. Daarnaast heb je minimaal 3 jaar werkervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving.
  • Je bent van het type ‘faciliteerder’: neemt graag werk uit handen, leidt werkzaamheden zelf, houdt van analyseren en werkt punctueel.
  • Je bent een collegiale, representatieve en verantwoordelijke assistent die met veel enthousiasme ondersteuning wil bieden binnen het team.
  • Je werkt zelfstandig en hebt een prima mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
  • Je neemt graag initiatief en beschikt over organisatiesensitiviteit.

Over het bedrijf

Gemeente Utrecht
Jouw functie oefen je uit vanuit ons Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Dit moderne stadskantoor is gericht op ontmoeten, kennis delen en flexibel werken voor jou en je 4.000 collega’s. Samen maken we de stad.

Ons team:
De afdeling zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat uit vier medewerkers:

  • Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team;
  • Een managementassistent die belast is met de ondersteuning van de directeur Veiligheid;
  • Een managementassistent die belast is met de ondersteuning van de clustermanagers;
  • Een interim-assistent.

Over onze afdeling:
De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces.

Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de eenheid werken ruim 90 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen.
We hebben twee hoofddoelen: het verminderen van de criminaliteit, de onveiligheidsgevoelens bij burgers en het voorkomen en bestrijden van incidenten, ordeverstoringen en crises.
Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

Wat we bieden

Een baan voor 36 uur per week (full time) (32 is eventueel bespreekbaar)
Een baan voor een minimale duur van 3 maanden.
Salaris:
Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.550 of € 2.639 op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
Wij kennen een OV-kostenregeling
Tijdens je dienstverband kan je deelnemen aan al onze digitale opleidingen en trainingen

Dit is handig om te weten
Wij vinden integer werken erg belangrijk. Daarom vragen wij alle nieuwe medewerkers die bij de afdeling Veiligheid komen werken om een (verzwaarde) Verklaring omtrent het Gedrag te overleggen. Dit is een voorwaarde om bij ons in dienst te komen.
In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen is het devies thuiswerken tenzij. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat.

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Utrecht XL
Potterstraat   14  
3512 TB, Utrecht

Utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.