COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Management Assistent Gemeente

  • Utrecht
  • HBO
  • Salarisindicatie €2.419-2.420
  • 28 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0033643

Over de functie

Je komt te werken bij de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. De afdeling ontwikkelt samen met inwoners en maatschappelijke organisaties het beleid voor het sociaal domein en is vaak opdrachtgever voor de uitvoering maar ook ondersteuner, partner of aanjager. Bij Maatschappelijke Ontwikkeling bieden we je een inspirerende, collegiale werkomgeving. Zorg, jeugdzorg, onderwijs, sport en samenleving zijn de onderwerpen waaraan wij werken. Wij willen een open, lerende organisatie zijn, die zich laat motiveren door wat de stad en haar bewoners nodig hebben. Wij denken in mogelijkheden en kansen, niet (op voorhand) in problemen. Als beleidsadviseur werk je aan grote (strategische) opgaven in het sociaal domein en zorg je voor verbinding en samenhang in het werk met partners en collega beleidsadviseurs.

Team Utrecht voor Iedereen!

Je gaat aan de slag voor het nieuwe team Utrecht voor Iedereen. Je gaat samen werken met collega’s die zich inzetten voor opgaven op het gebied van Asiel, Inburgering en Inclusieve Samenleving. Wij zijn nog maar net gestart: dat maakt dat we samen aan het bouwen zijn aan een nieuw, professioneel team. Wij hebben daar samen veel zin in en ervaren veel positieve energie. Wij vinden het leuk als je jouw kennis en ervaring in wil brengen.

Dit is je werk
Het Officemanagement, onderdeel van het Subsidiebureau binnen Maatschappelijke Ontwikkeling, is op zoek naar een collegiale duizendpoot, een collega waar het Officemanagement op kan bouwen en zich niet laat afschrikken door de onderstaande werkzaamheden én werkzaamheden welke niet genoemd worden maar waar toch ad hoc om verzocht kan worden.

Concreet houdt dit in dat jij o.a.:

  • Proactief de mailbox en agenda van de manager beheert;
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging;
  • Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen;
  • Je pakt HRM-ondersteunende taken op voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
  • Je beheert de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox, zodat het werk gemakkelijk overgenomen kan worden;
  • Je zorgt ervoor dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
  • Administratieve zaken zoals o.a. het aanmaken van een verplichting en een zaaknummer aanmaken in het zaaksysteem.

Functie-eisen

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit.

Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO plus. Daarnaast heb je ruime ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) bij voorkeur binnen de gemeente Utrecht;
  • Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
  • Je hebt ervaring met het werken in teamverband;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega’s en klanten kunnen communiceren.
  • Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel bestuurlijk-, management -en uitvoerend niveau.
  • Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.
  • Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd.
  • Je kunt snel schakelen en denkt mee.

Over het bedrijf

Gemeente Utrecht
Afd. Maatschappelijke Ontwikkeling

Wat we bieden

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten. Onderstaand vind je ons aanbod

  • Een parttime baan voor 28 uur per week
  • Tijdelijk werk (3-6 maanden)
  • Een functie ingeschaald in schaal 7 conform cao
  • Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diverse cursussen en trainingen

In verband met de Corona/Covid-19 maatregelen hebben wij onze sollicitatieprocedures aangepast. We maken zoveel mogelijk gebruik van video bellen voor de sollicitatiegesprekken. Op die manier kunnen we jouw sollicitatie zo goed mogelijk door laten gaan. Als je uitgenodigd wordt voor een gesprek nemen we contact met je op en bespreken we hoe het videogesprek in zijn werk gaat.
De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Talent als basis, diversiteit als kracht. Naast je kwaliteiten, talenten en motivatie breng je ook jouw leeftijd, geaardheid, achtergrond of arbeidsbeperking mee. Je bent van harte welkom!
I.v.m. de bezetting zijn de werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag (ochtend bij 28 uur) en donderdag.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Utrecht XL
Potterstraat   14  
3512 TB, Utrecht

Utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.