Management Assistent Overheid

  • Utrecht
  • MBO 3/4
  • Salarisindicatie €14,55-15,84
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0073981

Over de functie

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een strakke planning voor diverse afspraken.

Werken als managementondersteuner betekent; zorgen dat de managers voldoende worden ontzorgd om een team goed te kunnen begeleiden.
Heb jij ervaring als management ondersteuner en op zoek naar een nieuwe uitdaging? lees dan snel verder!

Wat ga je doen?
“Een talentvolle managementondersteuner is van onschatbare waarde voor een MT, is iemand die ontzorgt, actief zaken regelt en gedaan krijgt.
In deze functie verricht je organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het managementteam, het MT lid A&B en jouw collega’s.”

Als ondersteuning van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen (van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen e.d.), completeert en archiveert vergaderstukken. Je treedt op als aanspreekpunt voor genodigden ten aanzien van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken. Daarnaast beheer jij de agenda’s en verstrek je informatie aan in- en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid, maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in.

Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, schat hierbij belangen urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken. Je verricht in voorkomende gevallen administratie en plant ondersteuningswerkzaamheden binnen de teams. Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht.

Locatie Utrecht is een organisatie in opbouw. Het MT A&B Utrecht bestaat uit managers onder leiding van 1 tactisch manager. Als managementondersteuner ben je werkzaam voor alle 5 managers.
Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en je beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijke informatie en gegevens. Daarnaast ben je een kei in het opstellen van makkelijk leesbare mails.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen;
  • Optreden aanspreekpunt voor van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
  • Het beheren van agenda’s en het verstrekken van informatie;
  • Opstellen van nieuwsbrieven.

Het ene moment notuleer je, het volgende moment plan je diverse afspraken.
Dan vraagt iemand of je vergaderzalen boekt of krijg je het verzoek de planning toch weer om te gooien.
Het management en andere collega’s ondersteunen: daar zit de uitdaging!

Je houdt overzicht en ben je zorgvuldig in het verwerken van gegevens.
Je vindt het een uitdaging om nieuwe medewerkers in te werken en te begeleiden.
Je bent in staat om zeer goed onder druk te presteren en het werken met deadlines zijn voor jou geen probleem. Naast het zelfstandig uitvoeren van jouw werkzaamheden ben jij iemand die graag andere collega’s helpt en net dat stapje extra zet. Uiteraard beschik je over goede communicatie en schriftelijke vaardigheden

Waar het gaat om de personeelsadministratie, zorg je er samen met je collega"s voor dat het overzicht van medewerkers in Excel up-to-date is.
Dat betekent:

  • In- en uitstroom medewerkers bijhouden
  • Beschikbaarheidsgegevens van de medewerkers bijhouden voor het maken van roosters en planningen;
  • Aanvragen autorisaties, gegevens van SIMS, ICT account, etc;
  • Bijhouden vrije dagen, vakanties, t.b.v. rooster, etc;
  • Lijsten opstellen met emailadressen, telefoongegevens, etc.

Functie-eisen

Je zorgt ervoor dat taken volgens afspraak worden afgehandeld en je beschikt over een probleemoplossend en organiserend vermogen.
Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband functioneren.
Je werkt accuraat en je beschikt over een flexibele en service verlenende instelling.
Omdat de werkzaamheden een ad hoc karakter kunnen hebben, is het van belang dat je snel kunt schakelen.

  • Je hebt aantoonbaar MBO-4 werk- en denkniveau;
  • Je hebt ervaring in soortgelijke functie:
  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
  • Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix) en kunt
    jezelf goed redden met digitale middelen.

Over het bedrijf

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) voert landelijk het vreemdelingenbeleid in Nederland uit.
De IND beoordeelt alle verblijfsaanvragen van mensen die in Nederland willen wonen of die graag Nederlander willen worden. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en die daarom hier asiel aanvragen.

Wat we bieden

  • Bruto maand salaris tussen €2.278,00 en €2.480,00 o.b.v. 36 uur;
  • Een fulltime functie voor 36 per week;
  • Reiskostenvergoeding 100% van gemaakte kosten wanneer je reist met het openbaar vervoer;
  • Werken bij een maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever;
  • Tijdelijke opdracht van 6 maanden met kans op verlenging;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden biedt Start People je talloze, gratis, online trainingen via GoodHabitz.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Roermond Overheid
Minderbroederssingel   56  
6041 KK, Roermond

roermondoverheid@startpeople.nl
0475425010

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.