Management assistent parttime

Ben jij een echte duizendpoot en ben je zoek naar een nieuwe uitdaging? Dan hebben wij de baan voor jou!
Wij zoeken een management assistent voor 32 uur (parttime) in Den Haag!

Kort samengevat:

• Je zal een complexe agenda bijhouden en afspraken maken;
• Je gaat bijeenkomsten, vervolgbijeenkomsten en vergaderingen organiseren;
• Je gaat inkomende vragen via meerdere kanalen (mail, telefoon en persoonlijk) aannemen en verdelen én zelfstandig veelvoorkomende vragen afhandelen;
• Je gaat (telefonische) contacten onderhouden met in- en externe instanties en personen;
• Je zal bezoekers ontvangen;
• Je zal correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten of handgeschreven exemplaren verzorgen;
• Je gaat de voorraad van verschillende kantoorartikelen beheren;
• Je gaat dienstreizen regelen, van vervoersmiddel tot verblijfslocatie;
• Je gaat collega’ s helpen met ICT-voorzieningen.

De directie Communicatie voert het gesprek met publiek, pers, partners en eigen medewerkers over het beleid van Justitie en Veiligheid. DCom is onderdeel van het SG-cluster en bestaat uit het Managementteam DCom (MT), Woordvoering, Speeches & Omgevingskennis (WS&O), Communicatieadvies & (online)Redactie (CA&R) en het Bedrijfsbureau (BB).

Communicatieteams
Voor elke bewindspersoon is er een eigen multidisciplinair communicatieteam. In dat team werken verschillende communicatiespecialisten samen. De één stelt de communicatiestrategie op, de anderhoudt contact met de media, de volgende schrijft een speech en weer iemand anders maakt een voorstel voor social media of een omgevingsanalyse. Allemaal werken ze samen om in een wereld vol medialawaai het verhaal van hun bewindspersoon en de maatschappelijke opgaven van het ministerie zo goed mogelijk voor het voetlicht te brengen. Daarnaast is er het zogeheten corporate team, voor Justitie en Veiligheid als geheel dat op dezelfde wijze werkt.

Managementteam
Het managementteam besteedt veel aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers, want het zijn de mensen die het moeten doen. Daarbij staan saamhorigheid en plezier in het werkcentraal. Het MT zet de hoofdlijnen uit en gaat daarover in gesprek met de politieke en ambtelijke top. De MT-leden zijn nauw betrokken bij de communicatieteams en stimuleren effectiviteit encreativiteit.

Bedrijfsbureau
Het bedrijfsbureau, waar jij komt te werken, zorgt dat de directie Communicatie soepel en prettig kan draaien. Managementondersteuners, medewerkers webloket en een adviseur bedrijfsvoering nemen het MT allerlei geregel uit handen. Ook komen ze in actie bij de organisatie van grotere bijeenkomsten en evenementen.

Eisen:

• Je hebt minimaal een MBO- 4 werk- en denkniveau;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

Overige eisen:

• Je bent voor de gehele periode van de opdracht beschikbaar;
• Je bent z.m.s. beschikbaar.