Management Ondersteuner

  • Utrecht
  • MBO
  • Salarisindicatie €14,27-16,39
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0062711

Over de functie

“Een talentvolle Management Ondersteuner is van onschatbare waarde voor een MT, is iemand die ontzorgt, actief zaken regelt en gedaan krijgt. In deze functie verricht je organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het managementteam, het MT lid A&B en jouw collega’s.”

Als ondersteuning van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen (van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen e.d.), completeert en archiveert vergaderstukken. Je treedt op als aanspreekpunt voor genodigden ten aanzien van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken. Daarnaast beheer jij de agenda’s en verstrek je informatie aan in- en externe partijen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid, maakt afspraken en schat hierbij prioriteiten en urgentie in.

Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, schat hierbij belangen urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken. Je verricht in voorkomende gevallen administratie en plant ondersteuningswerkzaamheden binnen de teams. Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht.

Locatie Utrecht is een organisatie in opbouw. Het MT A&B Utrecht bestaat uit managers onder leiding van 1 tactisch manager. Als managementondersteuner ben je werkzaam voor alle 5 managers.
Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en je beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijke informatie en gegevens. Daarnaast ben je een kei in het opstellen van makkelijk leesbare mails.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

  • Het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen;
  • Optreden aanspreekpunt voor van secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
  • Het beheren van agenda’s en het verstrekken van informatie;
  • Opstellen van nieuwsbrieven.

Het ene moment notuleer je, het volgende moment plan je diverse afspraken plannen. Dan vraagt iemand of je vergaderzalen boekt of krijg je het verzoek de planning toch weer om te gooien. Het management en andere collega’s ondersteunen, daar zit de uitdaging!

Functie-eisen

Als management ondersteuner zorg je ervoor dat taken volgens afspraak worden afgehandeld en je beschikt over een probleemoplossend en organiserend vermogen. Daarbij kun je zowel zelfstandig als in teamverband functioneren. Je werkt accuraat en je beschikt over een flexibele en service verlenende instelling. Het werken in een dynamische en veranderlijke werkomgeving is een uitdaging voor je. Omdat de werkzaamheden een ad hoc karakter kunnen hebben, is het van belang dat je snel kunt schakelen.

Verder:

  • Beschik je over een minimaal afgeronde MBO 4 opleiding in een administratieve of juridische richting;
  • Je hebt ervaring in soortgelijke administratieve functies:
  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Dit zien we graag terug in jouw brief;
  • Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Competenties:

  • Klantgerichtheid;
  • Flexibiliteit;
  • Stressbestendigheid;
  • Samenwerken;
  • Resultaatgerichtheid.

Over het bedrijf

De opdracht van de taskforce is om de voorraad zaken in spoor 4 (zowel algemene- als verlengde asielprocedure) en de voorraad als gevolg van een gerechtelijke uitspraak (de zogeheten zij-instroom) af te doen. Daarmee wordt de taskforce verantwoordelijk voor de afdoening van vrijwel alle zaken met een dwangsom en de zaken met het risico van een dwangsom op korte termijn. Dit komt per 1 april neer op een totale opdracht van ruim 14.000 zaken.

De taskforce zoekt in Utrecht een administratief medewerker die een belangrijke bijdrage zal leveren aan het uit te voeren proces.

Wat we bieden

  • Een fulltime werkweek van 36 uur in een dynamische omgeving;
  • Een bruto uurloon van 14,27 tot 16,39 per uur;
  • Werklocatie Utrecht
  • Reiskostenvergoeding van € 0,20 p.km. wanneer je fietst, € 0,07 p.km. met de auto en 100% van je gemaakte kosten wanneer je reist met het OV;
  • Maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever;
  • In eerste instantie een tijdelijk dienstverband voor 6 maanden via Start People. Na afloop van dit tijdelijk contract mogelijk verlenging;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij je talloze, gratis, online trainingen via GoodHabitz.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People SP IND Taskforce
Herculesplein   2   -116
3584 AA, Utrecht

utrechtoverheidtaskforce@startpeople.nl
0302939050

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.