We zijn op zoek naar jou en een nieuwe collega om samen zorg te dragen voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de managers op de locatie Den Haag (van de directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap (RVN)). Kortom een hele mooie kans om je eigen secretariaat met elkaar in te richten, vorm te geven en een onmisbare schakel te gaan vormen binnen het MT van de locatie Den Haag.
Als Managementondersteuner vorm je als het ware de ‘toegangspoort’ tot de managers voor de interne organisatie en partijen buiten de IND. Je beheert de agenda’s (in Outlook i.c.m. veelal met Webex) van de managers en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Daarnaast kan het voorkomen dat je de mailbox van de managers beheert.
Je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie en beschikt over vaardigheden in het behandelen van vertrouwelijk informatie en gegevens. Je weet informatie en in-/uitgaande post op urgentie in te schatten. Je ondersteunt de managers op het gebied van financiële administratie (Leonardo en Topdesk) en organiseert externe locaties voor bijeenkomsten (via Meeting Select). Je denkt proactief mee in verbetering van de administratieve processen, toont initiatief en hebt een dienstverlenende houding.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- In een ondersteunde rol om te zorgen dat managers hun taken goed kunnen uitvoeren;
- In een anticiperende rol om te zorgen dat de administratieve processen op orde zijn;
- In een proactieve en collegiale rol om het secretariaat een geoliede machine te laten zijn.
Het leukste aan deze functie is dat je managers ondersteunt en daarnaast onderdeel bent van een secretariaat waarin nauw met elkaar wordt samengewerkt om het locatie MT zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom zijn we op zoek naar een echte teamplayer die ook zelfstandig goed zijn/haar mannetje weet te staan.