Management ondersteuner overheid

  • 'S-Gravenhage
  • MBO
  • €2300,- p/m
  • 32 uur pw
  • Fulltime
  • #2142004695

Wat ga je doen?

Voor een grote opdrachtgever in het rijk zijn wij opzoek naar een ervaren management ondersteuner!

De secretaresse is verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van de afdeling dat zich bezig houdt met juridische, bestuurlijke en operationele zaken. Van de secretaresse van de afdeling wordt een grote mate van zelfstandigheid verwacht.

Het secretariaat is de spil van de directie en functioneert als een collegiaal team, waarin de secretaresses elkaar bijstaan in drukke perioden en vervangen bij afwezigheid. Samen met de andere twee secretaresses (de directiesecretaresse en secretaresse van de afdeling) ben je verantwoordelijk voor een aantal directie-brede bedrijfsvoeringstaken zoals bijvoorbeeld de registratie van het ziekteverzuim, doorgeleiden van bestellingen en facturen. Je bent bereid in de afdeling, waar je met het secretariaat onderdeel van uitmaakt, ook andere werkzaamheden op je te nemen als dit zich voordoet en je daarin te bekwamen.

  • Je fungeert als buffer voor het afdelingshoofd in een hectische en gevoelige politiek-bestuurlijke omgeving. Die omgeving vraagt om overzicht en snelheid.
  • Je bent het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten en je bent in staat om de volle agenda en het emailverkeer van het afdelingshoofd te managen (meelezen, anticiperen, acties filteren, acties uitzetten en bewaken)
  • Je bewaakt informatiestromen, waarbij alertheid en pro-activiteit jegens deadlines en follow-up acties noodzakelijk zijn.
  • Je zorgt voor de organisatie en (de administratieve) voorbereiding van afspraken en vergaderingen van het afdelingshoofd. Voor de coördinatoren van de afdeling maak je op verzoek afspraken en regel je vergaderruimtes.
  • Daar waar nodig verleen je administratieve hand- en spandiensten aan de medewerkers, zoals bijvoorbeeld de doorgeleiding en bewaking van stukken in de lijn.

Wie ben je?

Opleiding en ervaring

  • Afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO-niveau
  • bij voorkeur ervaring in een soortgelijke functie
  • Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de Rijksoverheid
  • Uitstekende beheersing van alle Microsoft Office applicaties

Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk (email). Je bent dienstverlenend en draagt zorg voor een goede ontvangst van bezoekers.

Stressbestendig

  • Flexibel
  • Plannen en organiseren
  • Klantgericht
  • Nauwkeurig
  • Pro-actief
  • Samenwerkingsgericht
  • Organisatiesensitiviteit

Over het bedrijf

Start People Den Haag unit Overheid bemiddelt voor verschillende ministeries binnen het rijk in Den Haag en omstreken. De werklocatie van deze opdracht is in Den Haag en is goed te bereiken met zowel openbaar vervoer als met de auto vanuit bijvoorbeeld Rotterdam, Leiden, Zoetermeer of Delft.
Wij hanteren met onze opdrachtgevers gemiddeld deadlines van 48 uur, met wekelijks een nieuwe stroom aan vacatures.
Voor deze vacature kan jij meer informatie opvragen bij Michelle de Groot van de afdeling Recruitment.

Wij zijn te bereiken via denhaagoverheid@startpeople.nl of 070-3102150, optie 2.

Wat bieden wij jou?

  • Een werkweek van minimaal 32 uur fulltime in een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon van €17,69, dit staat vast!;
  • Een tijdelijk dienstverband van 6-9 maanden met grote kans op verlenging;
  • De Rijksoverheid hanteert de volgende reiskostenvergoeding: €0,06 cent per kilometer (geen parkeerkosten), €0,19 cent met de fiets en 100% OV-kosten;
  • Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;
  • Werken binnen een organisatie die bijdraagt aan de samenleving voor Nederland;
  • Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;
  • Voor deze opdrachtgever is het aanvragen van een VOG noodzakelijk (deze verzorgen wij voor jou);

Inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu in >

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open!

Lees hier meer...

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestiging gegevens

Start People Den Haag Overheid
Parkstraat   21  
2514 JD, 's-Gravenhage

denhaagoverheid@startpeople.nl
0703102150

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.