COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Management ondersteuner overheid

  • 'S-Gravenhage
  • MBO 3/4
  • Salarisindicatie €2.421-2.422
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0044641

Over de functie

Bij directie Bedrijfsvoering, afdeling Staf te Den Haag, is een functie vrijgekomen voor Managementondersteuner (schaal 7). Het betreft hier een tijdelijke functie voor 36 uur.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om aandacht.

Als managementondersteuner geef je secretariële ondersteuning aan de directeur Bedrijfsvoering(BV), de tactisch manager Expertise Centrum Lean (ECL) en de programmamanager Strategische Huisvesting (SHP). De overige managementondersteuners geven secretariële ondersteuning aan de overige MT-leden. De managementondersteuners werken samen om kennis te delen en elkaars back-up te zijn.

  • Je werkt samen met de directiesecretarissen en de overige managementondersteuners aan het uitvoeren van algemene directie-ondersteunende werkzaamheden.
  • Je bent ‘de toegangspoort’ tot de directeur Bedrijfsvoering voor de interne organisatie en externe partijen. Je beantwoordt de telefoon, verstrekt inhoudelijke informatie over de stand van zaken van de in behandeling zijnde onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de medewerker die het onderwerp in behandeling heeft.
  • Je beheert de agenda van de directeur en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Daarnaast beheer je de mailbox van de directeur en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen voor de directeur.
  • Je bewaakt de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
  • Je signaleert knelpunten en draagt hiervoor proactief verbeteringen aan.
  • De stukken voor de overleggen van de directeur zet je klaar in het administratieve systeem (iBABS). Voor de directeur handel je reisaanvragen en –declaraties af.
  • Je geeft ondersteuning bij het organiseren van directiebrede bijeenkomsten, zoals heidagen of managementbijeenkomsten.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
In een ondersteunde rol te zorgen dat de directeur Bedrijfsvoering zijn taken zo goed mogelijk kan uitvoeren.
Zorgen dat voortgang van gemaakte afspraken en besluiten worden bewaakt.
Dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert.

Functie-eisen

MBO werk- en denk niveau bij voorkeur heb je een afgeronde secretariële opleiding.

  • Je bent typevaardig en hebt een goede beheersing van Windows-gestuurde MS Office-applicatie (zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
  • De inrichting en werkwijze van een overheidsinstantie is jou bekend of je bent in staat om deze op korte termijn in de vingers te krijgen.
  • Je bent goed in staat om relevante verbanden te leggen, belangen in te schatten en consequenties af te wegen.
  • Je bent in staat snel te schakelen en kunt prioriteiten stellen.
  • Je werkt zorgvuldig, accuraat en discreet.
  • Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je beschikt over een redelijke beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
  • Je bent klantgericht en dienstverlenend ingesteld.
  • Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samenwerken.

Over het bedrijf

Je komt te werken voor een maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid in Den Haag. Het Team secretariaat bestaat op dit moment uit 3 managementondersteuners. Dit topteam, gevestigd in Den Haag is dynamisch, zelf organiserend en heeft een positieve grondhouding. De enthousiaste informele sfeer staat bij ons hoog in het vaandel!
De locatie ligt in hartje centrum en is perfect bereikbaar met het openbaar vervoer.

Wat we bieden

  • Een fulltime werkweek van 36 uur in een dynamische omgeving;
  • Je wordt beloond met een marktconform salaris van bruto € 2.420,81 schaal 7, conform cao Rijk.
    Werklocatie Den Haag
  • Reiskostenvergoeding, 100% van je gemaakte kosten wanneer je reist met het OV;
  • Maatschappelijk betrokken en toonaangevende opdrachtgever;
  • Een tijdelijk dienstverband via Start People van 6 maanden met optie tot verlenging;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij je talloze, gratis, online trainingen via GoodHabitz.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Roermond Overheid
Minderbroederssingel   56  
6041 KK, Roermond

roermondoverheid@startpeople.nl
0475425010

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.