Managementassistent Gemeente

  • Utrecht
  • MBO
  • Salarisindicatie €15,08-20,36
  • 28 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0069125

Over de functie

Krijg je energie van het inplannen van complexe afspraken en andere uitdagende administratieve werkzaamheden?

De Gemeente Utrecht afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) is op zoek naar een parttime managementassistent. De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 90 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. We hebben twee hoofddoelen: het verminderen van de criminaliteit, de onveiligheidsgevoelens bij burgers en het voorkomen en bestrijden van incidenten, ordeverstoringen en crises. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

Dit is je werk:

  • Je maakt deel uit van het team Officemanagement waar in overleg met de coördinator alle voorkomende werkzaamheden worden opgepakt en waar we elkaar, waar mogelijk vervangen
  • Je bent primair verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid
  • Redigeren van de wekelijkse nieuwsbrief en redactielid van de OOV-intranetpagina
  • Het proactief en adequaat signaleren en opvolgen van gemaakte afspraken.
  • Indien nodig ben je ook achtervang van je collega managementassistenten

Jouw functie oefen je uit vanuit ons Stadskantoor, direct naast station Utrecht Centraal. Gezien het operationele karakter van de functie werken we tijdens de huidige corona maatregelen afwisselend fysiek op het Stadskantoor en thuis. Daarnaast wordt er enige flexibiliteit van je verwacht. Bij grote gebeurtenissen wordt er namelijk gevraagd om snel en adequaat handelen. Bij spoedgevallen kan het dus ook voorkomen dat er werkzaamheden dienen te worden verricht tijdens de avonden. Verder zijn de werkdagen in overleg, al zijn de woensdagen en de vrijdagen een grote pre.

Functie-eisen

Wie zoeken wij?

Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig. Als managementassistent ben je professioneel, proactief en nauwkeurig. Je hebt een zelfstandige werkhouding en je hebt goed overzicht op je eigen werk. Goed plannen en organiseren is één van je kwaliteiten. Daarnaast breng je een gezonde dosis flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met de diverse Officepakketten, Outlook en iBabs,

Kan jij:

  • Op korte termijn starten?
  • Snel schakelen en vind je het leuk om te werken in een dynamische omgeving?
  • Zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren?
  • Zaken en afspraken op urgentie screenen en deze met de benodigde discretie in behandeling nemen?

En ben jij:

  • In het bezit van een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval Mbo + niveau?
  • Minimaal 5 jaar werkzaam geweest als managementassistent (of een vergelijkbare functie)?
  • Flexibel?
  • Resultaat-, kwaliteit- en klantgericht?

Wij vinden integer werken erg belangrijk. Daarom vragen wij alle nieuwe medewerkers die bij de afdeling Veiligheid komen werken om een (verzwaarde) Verklaring omtrent het Gedrag te overleggen. Dit is een voorwaarde om bij ons in dienst te komen.

Over het bedrijf

De gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die ruimte biedt aan iedereen en die de kracht van de diversiteit van medewerkers inzet om betere resultaten te halen voor de stad. Je bent van harte welkom om te solliciteren!

Wat we bieden

  • Een tijdelijk dienstverband van minstens een half jaar, met mogelijkheden tot verlenging bij een goed verloop.
  • Een baan voor 28 uur in de week in een hecht team welke zich elke dag 200% inzet voor de veiligheid in onze stad.
  • Een OV-vergoeding (vraag naar de voorwaarden).
  • Een salaris tussen de €15,08 en €20,36 bruto per uur, afhankelijk van ervaring.
  • Daarnaast bouw je 8,33% vakantiegeld op
  • Gratis toegang tot meer dan 150 online trainingen

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Utrecht XL
Herculesplein   100  
3584 AA, Utrecht

Utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.