Managementassistent Gemeente

  • Utrecht
  • MBO 3/4
  • Salarisindicatie €13,91-20,36
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0069125

Over de functie

Het Officemanagement van de gemeente Utrecht, onderdeel van het team Beleid- en Kwaliteitsontwikkeling binnen de afdeling Werk en Inkomen, is op zoek naar een collegiale duizendpoot waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. Je ondersteunt een Unitmanagers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden.
Omdat je ook werkzaam bent in een team moet je goed kunnen samenwerken.

Concreet houdt dit in dat jij o.a.:
·

  • Beheert een aantal mailboxen;
  • Maakt afspraken, zowel intern als extern;
  • Voorbereiden en notuleren van het MT-overleg;
  • Voorbereiden van het 2- wekelijkse Staf overleg met de wethouder;
  • Organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen;
  • Pakt HRM-ondersteunende taken op voor de afdeling zoals zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
  • Ondersteuning bieden bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
  • Zorgt ervoor dat de benodigde vergaderstukken in IBABS komen te staan;
  • Je bent, wanneer nodig, de vervanger van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte;
  • Overige administratieve taken die aan de orde komen o.a. (grote) mailingen

Functie-eisen

Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je stressbestendig. Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

  • Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO-plus. Daarnaast heb je ruime ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
  • Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Outlook) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Op zakelijke maar dienstverlenende wijze met collega’s en klanten kunnen communiceren.
  • Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel bestuurlijk-, management -en uitvoerend niveau;
  • Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie.
  • Eigen initiatief en een actieve, op samenwerking gerichte opstelling worden gewaardeerd.
  • Je kunt snel schakelen en denkt mee.
  • Werkdagen zijn i.v.m. de bezetting maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
  • Je bent fulltime inzetbaar

Over het bedrijf

Je zult de werkzaamheden uitvoeren voor de gemeente Utrecht, op het centraal gelegen stadskantoor.

Wat we bieden

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer, een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een uitdagende set verantwoordelijkheden.

  • Een 32-36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 2.170 en € 3.176 op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
  • Periode van 6 maanden met uitzicht op verlenging en n.a.v. de ontwikkelingen binnen W&I een dienstverband.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Utrecht XL
Herculesplein   100  
3584 AA, Utrecht

Utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.