COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Managementassistent parttime

  • Deventer
  • MBO
  • €2127-3114 ,- bruto p/m
  • 24 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0020444

Over de functie

Je biedt secretariële en administratieve ondersteuning aan de programmamanager

TAKEN
Bereikbaarheid

  • Krijgt vragen en verzoeken van bellers en bezoekers helder;
  • Geeft informatie en handelt procedurele vragen en verzoeken af;
  • Verwijst inhoudelijke en specifieke vragen en verzoeken naar deskundigen.

Afspraken

  • Krijgt het doel van afspraken en de betrokken deelnemers helder en schat het belang van afspraken in, in relatie tot andere afspraken van de opdrachtgever;
  • Stemt mogelijke data en tijdstippen af, stelt prioriteiten en overtuigt deelnemers van het belang van afspraken of het verplaatsen van afspraken,
  • Stelt datum en tijdstip vast en verzamelt stukken.

Verslagen

  • Krijgt de rol en de belangen van de deelnemers duidelijk;
  • Vat de discussie inhoudelijk samen en vertaalt de discussie naar besluiten en actiepunten;
  • Legt besluiten en actiepunten in overleg vast en communiceert deze naar de deelnemers.

Documenten

  • Verzamelt en integreert inhoudelijke bijdragen;
  • Geeft vorm aan documenten, redigeert documenten en stelt concept brieven op;
  • Stelt documenten beschikbaar en maak correspondentie verzendklaar.

Procedurele voortgang

  • Houdt de status en de afhandelingstermijn van onderwerpen in beeld;
  • Coördineert informatiestromen en signaleert verstoringen in de (procedurele) voortgang van onderwerpen;
  • Spreekt verantwoordelijken aan op de voortgang van onderwerpen en stuurt op de tijdige oplevering van informatie.

Evenementen

  • Krijgt het doel van evenementen en activiteiten helder, rekening houdend met de bestuurlijke context en belangentegenstellingen;
  • Organiseert faciliteiten en communicatieproducties en maakt uitvoeringsafspraken met leveranciers;
  • Signaleert en lost knelpunten op tijdens het verloop van evenementen en communiceert resultaten van evenementen aan betrokken deelnemers.

Archief

  • Richt een archiefstructuur in;
  • Schat het belang van stukken in en brengt samenhang in documenten en correspondentie in relatie tot onderwerpen;
  • Houdt het archief toegankelijk en houdt dossiers inzichtelijk.
    Overzichten
  • Verzamelt en ordent kwalitatieve, kwantitatieve en financiële gegevens;
  • Houdt verplichtingen in beeld en signaleert uitputting van budgetten;
  • Stelt gegevensoverzichten samen en signaleert bijzonderheden en trends.

Functie eisen

Heb jij goede kennis van secretariële ondersteuning/ projectondersteuning én een opleiding op MBO werk- en denkniveau (minimaal niveau 4) in een administratief secretariële richting en ben je per 1 juni beschikbaar, dan zijn wij op zoek naar jou!

Verdere ervaringseisen:

  • Goede uitdrukkingsvaardigheid voor het vastleggen en communiceren van besluiten actiepunten en voor het benemen van bijzonderheden en trends in (gegevens) overzichten;
  • Kennis van projectmatig werken en kantoorautomatisering
  • Kennis van of affiniteit met de gemeentelijke organisatie en de bestuurlijke context
  • Uitstekenede sociale vaardigheden voor het klantgericht oplossen van knelpunten en het coördineren van informatiestromen in de organisatie van een programmamanager

Persoonlijkheidseisen:

  • Klantgericht
  • Mondelingen communicatie
  • Samenwerken
  • Aanpassingsvermogen
  • Organisatieloyaliteit
  • Probleemanalyse
  • Initiatief
  • Plannen en organiseren

Je bent per 1 juni beschikbaar. Het gaat om een tijdelijke parttime functie voor 20 - 24 uur per week, in eerste instantie voor 6 maanden. Voor de periode daarna is nog niet duidelijk of er een verlening kan worden geboden.

Over het bedrijf

De gemeente Deventer
Werken voor Deventer. Stad om van te houden. Historische Hanzestad aan de IJssel. Je werkt voor een prachtige 100.000+ gemeente in misschien wel het mooiste stadhuis van Nederland. Voor een organisatie waar je gestimuleerd wordt het beste in jezelf naar boven te halen. De gemeente Deventer is authentiek en groeit mee met de uitdagingen en ontwikkelingen in de gemeente. Daar werken 800 collega’s elke dag met energie aan.

Wat we bieden

Een afwisselende en interessante parttime functie bij de Gemeente Deventer, voor een periode van in eerste instantie 6 maanden. 20 - 24 uur per week. Inschaling in schaal 7 van de CAO voor Gemeenten, tussen E 2127 en E 3114 bruto per maand op basis van 36 uur per week.
Na een korte inwerkperiode krijg je de verantwoordelijkheid om de functie van projectassistente zelfstandig in te vullen.
Je vindt het prettig om verantwoordelijk te zijn voor de secretariële ondersteuning van het een project en ontlast de programmamanager.
Start People wordt jouw werkgever en je gaat werken op een tijdelijk dienstverband gedurende deze tijdelijke opdracht.

Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Deventer XL
Leeuwenbrug   5  
7411 TE, Deventer

DeventerLA@startpeople.nl
0263544280

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.