Managementassistent parttime

Over de functie

Voor onze opdrachtgever binnen de Rijksoverheid zijn wij op zoek naar meerdere managementondersteuners op verschillende afdelingen. Ben jij een ervaren Managementondersteuner en ben je op zoek naar een nieuwe baan bij een mooie organisatie wat zich inzet voor de maatschappij? Lees dan snel verder!

Voor de volgende afdelingen zijn wij op zoek naar Managementondersteuners:

• afdeling Regiebureau
• afdeling Bedrijfsvoering

Wij zijn op zoek naar iemand die stressbestendig, proactief en dienstverlenend is. Je komt te werken binnen een dynamische omgeving waar je je regelmatig moet aanpassen aan de veranderingen. Daarom beschik je ook over genoeg aanpassingsvermogen en een flexibele houding. Als Managementondersteuner ontzorg je de manager door afspraken in te plannen en ad-hoc werkzaamheden op te pakken. Samen met je collega's ga je het gehele secretariaat vormgeven.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit het maken van afspraken en het plannen van bijeenkomsten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de telefoontjes die binnen komen en handel je de e-mails van je manager tijdig af. Het is aan jou de taak om openstaande acties binnen de gestelde deadlines af te ronden. Verder organiseer je niet alleen de vergadering

• Je maakt afspraken en plant bijeenkomsten;
• Je handelt telefoon, e-mail en post correct en tijdig af;
• Je bewaakt een juiste en tijdige afhandeling van openstaande acties en geplande en nog te plannen afspraken;
• organiseert en notuleert vergaderingen:
• Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers met betrekking tot bereikbaarheid managers:
• Je regelt onder andere de aanmelding van bezoekers, regelt parkeerplaatsen, vergaderzaal, inkoop, ziek- en herstelmeldingen van de afdeling en facilitaire zaken;
• Je coördineert het verzamelen van informatie en beoordeelt de gegevens voor het opstellen van overzichten;
• Je draagt (mede) zorg voor een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning inclusief eventuele vervanging;
• Je levert bijdragen aan verbetering/efficiency van de werkprocessen en resultaten.

Onze opdrachtgever is een relatief nieuwe organisatie waarbij processen nog volop in ontwikkeling zijn.

Functie-eisen

• Je hebt een mbo-diploma en aantoonbare werkervaring als managementondersteuner;
• In een vorige functie heb je al eens eerder meerdere managers tegelijk ondersteund;
• Nieuwe systemen maak je snel eigen en je kan goed werken met het Mircosoft Office pakket. Heb je ervaring met IBabs en Webex dat werkt dit in je voordeel;
• Je gaat in deze functie notuleren dus ervaring hiermee is van belang;
• Je werkt accuraat, houdt overzicht over je werkzaamheden en kunt uitstekend plannen en organiseren;
• Je bent integer en deinst er niet voor terug om onder druk te werken;
• Je kan zelfstandig werken maar kan ook goed sparren en samenwerken met je collega's en manager;
• Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift en hebt goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden;
• Tot slot vind je het leuk om te werken in een dynamische organisatie waar het elke dag anders is, die in ontwikkeling is en waarin werkprocessen nog niet altijd maximaal geborgd zijn.

Vanwege de maatregelen rondom corona wordt er bijna volledig vanuit huis gewerkt, hierdoor zijn de competenties 'zelfstandig kunnen werken' en 'initiatiefrijk zijn' momenteel extra belangrijk. Verder ben je klantgericht en ben jij sterk in het controleren van de voortgang. Je bent een ster in plannen en organiseren en kan goed samenwerken met en collega's en manager. Tot slot leer je snel en ga je integer te werk.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is een zelfstandig bestuursorgaan dat schade als gevolg van gaswinning in het Groningenveld en de gasopslag Norg afhandelt. Te denken valt aan de fysieke schade aan woningen en infrastructurele of waterbouwkundige werken, immateriële schade en waardedaling van woningen. Verder is de organisatie verantwoordelijk voor het herstel van acuut onveilige situaties ten gevolge van de gaswinning in Groningen of de gasopslag in Norg. De opdrachtgever is gevestigd in Groningen en heeft ruim 400 medewerkers.

Het kantoor is gelegen naast het hoofdstation in Groningen. Reis je, zodra er weer op kantoor gewerkt wordt, graag met openbaar vervoer dan is de locatie erg rustig gelegen.

Wat we bieden

• Een parttime of fulltime functie van 32 of 36 uur per week (meer of minder uren is niet mogelijk);
• Een tijdelijk dienstverband van 9 maanden via Start People. Als het na deze 9 maanden goed bevalt is het mogelijk om het contract te verlengen;
• Je krijgt via Start People de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen. Via ons trainingsplatform Good Habitz kan je één van de 100 trainingen online volgen;
• Een bruto uurloon tussen €14,27 en €18,54 (BBRA schaal 6). Het uurloon is afhankelijk van relevante werkervaring en afgeronde opleiding. In de intake die we met je voeren zullen we dit salaris bespreken.

Momenteel wordt thuisgewerkt bij onze opdrachtgever i.v.m. de coronamaatregelen. Wanneer het weer mogelijk is om op kantoor te werken, zal je een reiskostenvergoeding ontvangen. De locatie in de stad Groningen is niet te bereiken met de auto, daarom wordt aangeraden met het openbaar vervoer te reizen. De OV- kosten worden volledig vergoed.

We kunnen ons voorstellen dat je na het lezen van de vacature vragen hebt. Helaas zijn wij door de drukte niet in de gelegenheid om je vragen vóór eventuele intakegesprekken te beantwoorden. We willen je dan ook vragen je sollicitatie wel te versturen en je vraag even te bewaren tot een eventueel intakegesprek.