Managementassistent Utrecht parttime

  • Utrecht
  • MBO
  • €2800,- bruto p/m
  • 32 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0007643

Over de functie

De management assistent ondersteunt de leidinggevende door het opvangen van telefoon en mailverkeer, het beheren van de agenda en het selecteren en prioriteren hiervan. De management assistent vormt een filter voor de leidinggevende, maar geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Tevens bereidt zij/hij vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch onder andere door het opvragen en verwerken van informatie. Daarnaast handelt zij/hij zelfstandig correspondentie af aan de hand van concepten.
Bij (vak) inhoudelijke vragen neemt de management assistent de vraag aan en zorgt voor reactie van de leidinggevende of andere medewerker van de afdeling.

  • Beheert de agenda.
  • Bereidt vergaderingen voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch.
  • Bewaakt de procedurele uitvoering van de besluiten; anticipeert en signaleert naar de leidinggevende.
  • Verzamelt en verwerkt diverse gegevens en vraagt informatie op bij in- en externe instanties ter voorbereiding op overleg en besluitvorming.
  • Selecteert in- en externe post, verzorgt aanvullende informatie en legt deze voor ter afhandeling.
  • Behandelt binnenkomend telefoonverkeer en handelt gesprekken zo mogelijk zelf af.
  • Handelt routinematige kwesties zelfstandig af.
  • Notuleert vergaderingen en verspreidt deze onder belanghebbenden.
  • Fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak.
  • Verzorgt de correspondentie van de manager.
  • Verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van representatie, organisatie en administratie.
  • Verzorgt de planning/roostering en doet hier aanpassingen in omtrent verlof, ziekte en ort.
  • Doet de opgave voor het volgen van interne opleidingen.
  • Controleert specifieke facturen, vraagt hierbij creditnota’s op en geeft opdracht tot het verwerken van facturen.
  • Verantwoordelijk voor kas en kluisbeheer.
  • Beheert het archief.

Functie eisen

Je hebt een afgeronde opleiding op MBO niveau 4 secretaresse/management assistente en minimaal een aantal jaren relevante werkervaring in een soortgelijke functie. Je kunt goed werken met het MS Officepakket en beschikt over ruime ervaring in notuleren. Je bent per direct beschikbaar, 28 uur per week, en je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit.

Competenties:

  • communicatief vaardig
  • inlevingsvermogen
  • proactief
  • overtuigingskracht
  • flexibel
  • accuraat
  • organisatorisch
  • luistervaardig

Over het bedrijf

In een dynamische omgeving voert het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zijn taak uit, het opvangen en begeleiden van mensen. Hun vak, het opvangvak, is steeds in ontwikkeling. Het COA is een organisatie die zich continu aanpast aan de veranderende vraag vanuit politiek en samenleving en het fluctuerende aantal bewoners. In deze dynamiek zorgen ze voor veiligheid, leefbaarheid en beheersbaarheid op de centra. Zo kunnen de bewoners werken aan hun toekomst.
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers is voor de Nederlandse samenleving dé opvangorganisatie die zorgt voor opvang, begeleiding en uitstroom van vreemdelingen. Dit doen zij met veilige huisvesting, verstrekking van middelen van bestaan en met gerichte programma’s.

Wat we bieden

  • Standplaats is Utrecht.
  • Een parttime dienstverband van 32 uur per week, werkdagen in overleg.
  • Het is een vacature die per medio januari ingevuld kan worden.
  • Een marktconform salaris en een tegemoetkoming in reiskostenvergoeding.
  • Contract voor bepaalde duur.

Ben jij degene die wij zoeken? Solliciteer direct en wie weet bel ik jou op voor een telefonische intakegesprek!

Jouw baan in 5 stappen

Kies je vacature
Vindt de baan die bij jou past.
Je solliciteert
Jij stuurt ons jouw gegevens en wij gaan deze met veel interesse bekijken.
Wij hebben contact
Match jij op de vacature? Dan nemen wij snel contact op om je beter te leren kennen.
Persoonlijke kennismaking
Wil jij ons ook beter leren kennen? Dan gaan we samen een kop koffie of thee drinken.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Utrecht Overheid
Potterstraat   14  
3512 TB, Utrecht

utrechtoverheid@usgpeople.nl
0307519140

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.