Managementassistente Gemeente

  • Utrecht
  • HBO
  • €2300,- p/m
  • 36 uur pw
  • Fulltime
  • #1228012140

Wat ga je doen?

Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden.

Binnen het secretariaat van 12 managementassistenten zoeken we een fulltime managementassistente. Je bent werkzaam in gilde (afdeling) 2 Ruimtelijke kwaliteit. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van 3 managers. Je werkt binnen deze gilde samen met de andere Managementassistente en de gilde-assistent, waar mogelijk vervangen jullie elkaar.
Het is belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken om processen die jouw werkveld raken te verbeteren. Je krijgt de ruimte om ideeën kenbaar te maken binnen deze gilde en verbetervoorstellen te doen. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt.

Taken & Verantwoordelijkehden zijn (o.a):
Je beheert de agenda van drie managers.

  • Je verzorgt de actielijst van het managementteam, zet acties uit en bewaakt dit proactief voor het management.
  • Je organiseert bijeenkomsten.
  • Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor de gilde. O.a. afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
  • Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
  • Je beheert samen met je naaste collega de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
  • Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin draai je dan ook mee. Dit gaat via een vast rooster.
  • Je stelt een handleiding secretariaat gilde 2 op in samenwerking met je naaste collega.

Wie ben je?

Naast ruime werkervaring als senior management assistent neem je o.a mee:

Een afgeronde secretariele opleiding op minimaal MBO-niveau
Ruime werkervaring met complex agendabeheer (O.a. ivm je taak om voor drie managers het agendabeheer uit te voeren)
Kennis van actuele Microsoft Office programma's en pakketen.
Je hebt een doortastende / assertieve persoonlijkheid en bent proactief in je handelen.

Tevens:

  • Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken en je weet wat er speelt.
  • Je hebt affiniteit en aantoonbare ervaring met het verbeteren van interne werkprocessen die het werkveld van het secretariaat raken.
  • Je hebt ruime ervaring met notuleren.
  • Je hebt ervaring in het werken in een gezamenlijke mailbox op een secretariaat.
  • Je beschikt over een afgeronde opleiding op in ieder geval Mbo-4 niveau.
    Daarnaast heb je minimaal 6 jaar werkervaring als assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving bij een grote organisatie
  • Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen, zoals Digiplaza, AllBidigit, MUIS, Squit en het Zaaksysteem.

Over het bedrijf

Gemeente Utrecht
Afdeling 2 (Gilde) het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte

Wat bieden wij jou?

Een baan voor 36 uur per week.
Een baan voor de periode van 6 mei 2019 tot en met 6 november 2019 (Met kans op verlenging) (Langere tijd)
Wij schalen deze functie in CAR schaal 7 (Minimaal €2040,- bruto per maand op basis van 36 uur / maximaal €2900,- bruto per maand op basis van 36 uur)
Opbouw van vakantiegeld
Gratis deelname aan onze Goodhabbitz online trainingen / opleidingen
Wij kennen een OV-reiskostenregeling (vraag naar de voorwaarden)

Inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu in >

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open!

Lees hier meer...

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestiging gegevens

Start People Utrecht XL
Daalsesingel   3  
3511 SV, Utrecht

utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties rechts naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via e-mail.