Als Managementondersteuner bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) speel je een belangrijke rol in het ondersteunen van het managementteam en het verbeteren van de organisatie.
Je werkt samen met een directie collega, jullie vervangen elkaar. Je bent breed inzetbaar, beheert agenda’s en draagt actief bij aan een goed draaiend secretariaat. Als ondersteuner van het Managementteam organiseer je bijeenkomsten en vergaderingen, van verzending uitnodigingen, agendabeheer, notuleren, reservering vergaderruimte, tot facilitaire voorzieningen. Je completeert en archiveert vergaderstukken. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Eventuele knelpunten die zich voordoen tijdens het uitvoeren van je werk, signaleer je tijdig en je draagt hiervoor verbeteringen aan. Als teamlid van het secretariaat ben je verantwoordelijk voor de ingekomen mail, je schat hierbij belang en urgentie van deze correspondentie in en zorgt voor een tijdige doorgeleiding van stukken. Daarnaast maak je nieuwsbrieven en deel je informatie-items met alle medewerkers van Utrecht. In voorkomende gevallen lever je een bijdrage aan andere, al dan niet administratieve, werkzaamheden.
De hoofdelementen in jouw rol zijn:
- Optreden als aanspreekpunt voor secretarieel-organisatorische en administratieve zaken;
- Notuleren;
- Het beheren van agenda’s en het verstrekken van informatie;
- Opstellen van nieuwsbrieven.
“Als managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische omgeving, waarbij de focus ligt op het plannen, organiseren én het ontzorgen van het Management. Het werk is veelzijdig, iedere dag is anders”.