Office manager parttime

  • Den Haag
  • HBO
  • Salarisindicatie €2.200-3.157
  • 24 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0057337

Over de functie

Kan jij makkelijk schakelen tussen diverse werkzaamheden en weet jij hoe je prioriteiten moet stellen? Ben jij klantgericht en vind jij samenwerken met collega's vanzelfsprekend? Dan is deze vacature wellicht iets voor jou! Voor een bedrijf in Den Haag zijn wij opzoek naar een assistent office management.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Agendabeheer rector;
  • Planning van diverse vergaderingen (staf, programmamanagers, FT-overleg, bestuur, occ, deelnemersraad, jaarlijkse rondgang directeuren);
  • Verzending van stukken t.b.v. de diverse vergaderingen;
  • Het maken en bewaken van een jaarplanning en klaarzetten en bewaken overzichten bezetting van de academie staf (aanwezigheid en vakanties);
  • Overige secretariële ondersteuning van de rector;
  • Bijhouden van de CRM-database met daarbij de verantwoordelijkheid van het up to date houden van bepaalde kenmerken;
  • Bijhouden van diverse mailboxen (facturen, zaalhuur, stichting Recht en Overheid);
  • Boeken van zalen voor intern en extern gebruik (m.u.v. planning v.w.b. opleidingen);
  • Proces van externe zaalhuur van aanvraag tot het klaarzetten van de factuur;
  • Verwerking inkomende en uitgaande post;
  • Inkomende facturen verwerken;
  • Bijhouden van ziek/beter meldingen en de daarbij horende systemen;
  • Beheer kleine kas;
  • Algemene telefoontjes beantwoorden en zelfstandig afhandelen/doorverbinden;
  • Ontvangst gasten en deze doorverwijzen naar de juiste zaal/persoon;
  • Ondersteuning waar nodig op facilitair vlak;
  • Deelname aan wekelijks facilitair overleg i.v.m. de planning voor de aankomende week;
  • Organisatie van interne lunches (maandelijks) en het verzorgen van de bestellijst.

Functie-eisen

Naast dat jij flexibel en breed inzetbaar bent en jouw eigen werkzaamheden goed kan organiseren:

  • Beschik jij over een Hbo werk- en denkniveau en/of een relevante opleiding;
  • Ben jij vaardig in het werken met geautomatiseerde systemen zoals Word, Excel en Outlook;
  • Heb jij ongeveer 1 jaar werkervaring;
  • Heb jij enige ervaring met de overheid en/of opleidingsinstituut;
  • Ben jij stressbestendig.

Over het bedrijf

De functie bevindt zich op de facilitaire afdeling binnen de stichting (academie). Het team bestaat uit 3 medewerkers ( 1 facilitair medewerker, 1 coördinator office management, en deze persoon). De academie is een leerbedrijf voor de opleiding tot medewerker facilitaire dienstverlening, in september hopen ze ook een stagiair aan de team te kunnen toevoegen. De academie is een kleine organisatie, in totaal zijn er 14 medewerkers in dienst. Hierdoor heb je als assistent office management direct contact met alle collega’s. De direct leidinggevende is de coördinator office management. Voor sommige werkzaamheden is de rector het directe aanspreekpunt.

Wat we bieden

Het bedrijf biedt jou:

  • Een parttime functie (24-32 uur):
  • Een contract voor lange termijn (met uitzicht op vaste aanstelling):
  • Salaris van minimaal € 2.200-, en maximaal € 3.157,60-, bruto per maand (afhankelijk van kennis en ervaring);
  • 25 vakantiedagen per jaar;
  • Vakantiegeld 8% van het bruto jaarsalaris.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Den Haag
Parkstraat   21  
2514 JD, 's-Gravenhage

DenHaag1@startpeople.nl
0703102165

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.