COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Officemanager overheid

  • Nieuwegein
  • MBO
  • Salarisindicatie €15,61-24,89
  • 24 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0035212

Over de functie

Ter ondersteuning van de programmamanager Eén aanpak Zorg & Veiligheid zoeken wij voor de politie een officemanager.

Jij draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie en voert zelfstandig werkzaamheden uit zoals notuleren, archiveren, verzorgen van rapportages, agenderen en regelen van diverse uiteenlopende zaken conform de geldende procedures binnen de politie. De officemanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het programmabureau en fungeert hierbij als spil van het programma en project.

Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de programmamanager. Vragen vanuit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van (grote) bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek-gevoelige organisatie. Je zorgt voor een goede archivering op de P-schijf. Je weet de strategische uitgangspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken.
Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt gemakkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de interne websites die betrekking hebben op je portefeuille. Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.

Je bent verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de programmamanager en het team. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet) en de archivering van de relevante documentatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het team en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

  • Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van secretariaat wordt verhoogd;
  • Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen;
  • Het beheren van de agenda van de programmamanager - het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut;
  • Het overzicht houden over meerdere projecten en programmaonderdelen en daarbij de potentiële samenloop detecteren. Daarnaast bewaking van de voortgang en hierover adviseren aan de programmamanager;
  • Het concipiëren van correspondentie aan de hand van aangereikt.

Daarnaast zorg je voor het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing. Daarnaast is termijnbewaking ten behoeve van de actiepunten en belangrijke taak. Het aanspreken van collega’s op hun verantwoordelijkheid t.a.v. onder meer uitvoering van actiepunten.

Functie-eisen

Je hebt aantoonbare ervaring opgedaan met diverse stakeholders in een politiek bestuurlijke omgeving en je hebt ruime aantoonbare werkervaring als office manager / PMO / managementassistent in een ondersteunende, bewakende en sturende rol. Daarnaast heb je kennis en ervaring met projectmatig werken en werkervaring met het beheren van websites. Ook beschik je over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift.

Harde eisen:

  • Hbo werk- en denk niveau;
  • Minimaal 3 jaar aantoonbare relevante ervaring.

Over het bedrijf

De afdeling Programmamanagement stelt de korpsleiding in staat om snel te kunnen reageren op actuele ontwikkelingen.
Kerntaken van de afdeling zijn:

  • Genereren van inzicht en overzicht, alsmede het regisseren van alle landelijke op de Operatie gerichte beleidsprogramma’s en projecten;
  • Het ondersteunen van de lijn bij het programmatisch of projectmatig implementeren van door de korpschef vastgesteld beleid;
  • De afdeling zorgt tevens voor een programmatische aanpak van landelijke veiligheidsproblematiek.

De portefeuille Zorg & Veiligheid (Z&V) heeft als doelstelling bij te dragen aan het vergroten van de effectiviteit van een sluitende multidisciplinaire en systeemgerichte aanpak (met oog voor kwetsbaarheid van personen) bij acute en structurele onveilige situaties, alsmede bij het duurzaam voorkomen hiervan, waar zorg en straf aan de orde zijn.
Om deze doelstelling te bereiken heeft het Programma Eén aanpak Zorg & Veiligheid als opdracht om te komen tot één aanpak Z&V voor het politiewerk op verschillende momenten waarin samenwerking met partners eerder en beter kan. De aanpak wordt uitgewerkt in drie programmalijnen:
1. Acuut optreden bij situaties van onveiligheid en strafrecht inzetten waar nodig, oftewel: professioneel en daadkrachtig handelen bij ‘kwetsbare personen’ die desondanks met de politie in aanraking komen (als betrokkene, slachtoffer of dader), vanuit de kernwaarden beschermen, begrenzen, bekrachtigen;
2. Signaleren, adresseren & adviseren met betrekking tot personen die zorg nodig hebben en de organisaties die dit kunnen bieden, alsmede in relatie tot fenomenen en het duurzaam voorkomen hiervan;
3. Het zijn van een betrouwbare partner met toegevoegde waarde in de multi-samenwerking en afstemming op alle niveaus, gebaseerd op heldere (wederkerige) afspraken tussen partijen over de koppelvlakken daar waar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden elkaar raken. Doel is om effectieve en op elkaar aansluitende interventies rondom kwetsbare personen te borgen.

Wat we bieden

Wij bieden jou een uitdagende functie bij een toonaangevende opdrachtgever binnen de Rijksoverheid, namelijk de politie. De werklocatie is Nieuwegein (Ringwade). De functie is voor 18-24 uur (parttime) per week, de werktijden en -dagen zijn in overleg.

De functie is voor bepaalde tijd, voor de duur van 12 maanden met kans op verlenging. Het bruto salaris per uur ligt tussen de 15,61 euro en 24,89 euro bruto. Wanneer je reist met de auto of ov staat hier een reiskostenvergoeding tegenover.

Houd rekening met een uitgebreid sollicitatie traject van 6-8 weken waar een uitgebreide screening onderdeel uitmaakt van de procedure. Lees hier meer over de screening: https://kombijde.politie.nl/politie-als-werkgever/wat-we-van-jou-vragen

Ben je enthousiast geworden en wil je graag solliciteren? Dat mag via de knop 'solliciteer nu' op onze website waar je jouw cv en motivatiebrief kan toevoegen! Elke sollicitant krijgt van ons een terugkoppeling, en bij een positieve terugkoppeling volgt er een intakegesprek. Heb je vragen over de vacature? Alle informatie die wij hebben staat in deze vacaturetekst. Vanwege de grote hoeveelheid vacatures die wij aanbieden, is het voor ons helaas niet altijd mogelijk om telefonisch extra toelichting te geven. Wil je toch graag meer informatie? Je kunt een WhatsApp bericht sturen naar Marian via 06 83 15 79 52.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Zwolle Overheid
Marsweg   47  
8013 PE, Zwolle

zwolleoverheid@startpeople.nl
0592338333

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.