COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Parttime Management assistent

  • 'S-Gravenhage
  • MBO 3/4
  • Salarisindicatie €15,40-19,07
  • 24 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0054032

Over de functie

Voor het Centraal Orgaan opvang voor Asielzoekers zijn wij voor het Centrale bureau op zoek naar een managementondersteuner. Zit het ontzorgen van organisaties d.m.v. agendabeheer en mailbox in jouw bloed? Heb jij een MBO 4 secretariële óf Schroevers opleiding afgerond en ben je 24 beschikbaar verspreid over 4 werkdagen?
Lees dan snel verder!

De focus voor deze aanvraag ligt voornamelijk op het agendabeheer en het bijhouden van actie en besluitenlijsten.
Je ondersteunt 2 teamhoofden binnen een P&O afdeling.

Vakinhoudelijke taken:

1. Agendabeheer

  • Je beheert de agenda.
  • Je bereidt vergaderingen voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch.
  • Je bewaakt de procedurele uitvoering van de besluiten; anticipeert en signaleert naar de leidinggevende.
  • Je verzamelt en verwerkt diverse gegevens en vraagt informatie op bij in- en externe instanties ter voorbereiding op overleg en besluitvorming.

2. Informatievoorziening en communicatiebeheer

  • Je selecteert in- en externe post, verzorgt aanvullende informatie en legt deze voor ter afhandeling.
  • Je behandelt binnenkomend telefoonverkeer en handelt gesprekken zo mogelijk zelf af.
  • Je handelt routinematige kwesties zelfstandig af.
  • Je notuleert vergaderingen en verspreidt deze onder belanghebbenden
  • Je fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak

3. Administratie

  • Je verzorgt de correspondentie van de manager.
  • Je verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van representatie, organisatie en administratie.
  • Je verzorgt de planning/roostering en doet hier aanpassingen in omtrent verlof, ziekte en ort.
  • Je doet de opgave voor het volgen van interne opleidingen
  • Je controleert specifieke facturen, vraagt hierbij creditnota’s op en geeft opdracht tot het verwerken van facturen.
  • Je bent verantwoordelijk voor kas en kluisbeheer
  • Je beheert het archief.

Functie-eisen

Harde criteria:

  • Je hebt een MBO4 diploma, op het gebied van management assistent, MBO4 secretarieel en/of Schoevers;
  • Je hebt aantoonbare praktische en toepassingsgerichte kennis van regels en afspraken op het betreffende aandachtsgebied;
  • Je hebt kennis van archiefstructuren en een efficiënt gebruik daarvan;
  • Je beschikt over een goede bedieningsvaardigheid voor kantoorapparatuur.
  • Je bent 24 uur beschikbaar verdeeld over 4 werkdagen.

Pré:

  • Je hebt bij voorkeur kennis van de taak, organisatie en de werkwijze van COA en de werkwijze van de eigen afdeling;

Competenties:

  • Samenwerken
  • Accuraat werken
  • Integriteit
  • Flexibiliteit
  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
  • Werkt samen met anderen aan een gezamenlijk doel.
  • Werkt nauwkeurig.
  • Handelt volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden.
  • Past het doel en/of de aanpak aan als de omstandigheden daar aanleiding toe geven.
  • Maakt begrijpelijke en correcte teksten.

Over het bedrijf

COA staat voor Centraal Orgaan opvang asielzoekers. Wij zijn sinds 1994 verantwoordelijk voor de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. We begeleiden hen naar een toekomst in Nederland of daarbuiten. Daarbij werken we nauw samen met andere organisaties

De locatie is gevestigd op de Rijnstraat 8 in Den Haag. Deze is goed te bereiken met zowel het OV als eigen vervoer.

https://www.coa.nl/nl/het-coa

Wat we bieden

  • Een werkweek van 24 uur (parttime) binnen een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon tussen €15,40 - €19,07 (inschaling op basis van werkervaring);
  • Een tijdelijk dienstverband van 6 maanden met een verlenging van 6 maanden o.b.v. uitzenden (!);
  • Het COA vergoedt een gedeelte van jouw reiskosten, vraag hierover na bij de afdeling Recruitment;
  • Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;
  • Werken binnen dé opvangorganisatie die zorgt voor probleemloze opvang van asielzoekers;
  • Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;
  • Voor deze opdrachtgever is het aanvragen van een VOG noodzakelijk (deze verzorgen wij voor jou);

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Den Haag Overheid
Parkstraat   21  
2514 JD, 's-Gravenhage

denhaagoverheid@startpeople.nl
0703102150

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.