COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

parttime Management Assistent Gemeente

  • Utrecht
  • HBO
  • Salarisindicatie €2.170-3.176
  • 32 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0038057

Over de functie

We zoeken een tijdelijke proactieve managementassistent die een Unitmanager (MT-lid) + team volledig ondersteunt.

Werk en Inkomen levert een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad en richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht.
We ondersteunen werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. En we onderhouden intensieve contacten met werkgevers, sociaal ondernemers, en regiogemeentes, want zonder banen geen werk.

Daarnaast bieden wij inwoners financiële ondersteuning als zij tijdelijk geen inkomsten hebben, en helpen we bij schulden. Ook bieden we huishoudelijke hulp en aanpassingen thuis, en hulpmiddelen om mobiel te blijven. We geloven in de eigen kracht van mensen.

De wereld om ons heen verandert continu waardoor Werk en Inkomen steeds in beweging is. Dit maakt ons werk dynamisch en vraagt om flexibiliteit. We kijken naar wat we beter en slimmer kunnen doen en leveren gastvrije en toegankelijke dienstverlening. We zijn bewust en actief op zoek naar samenwerking met partners binnen de gemeente en in de stad. Alleen dan kunnen we onze bijdrage echt goed leveren. En ook binnen Werk en Inkomen weten we elkaar te vinden. Voor ons is collegialiteit belangrijk, net als open communicatie en ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling.

Dit is je werk
Het Officemanagement, onderdeel van het team Beleid- en Kwaliteitsontwikkeling binnen de afdeling Werk en Inkomen, is op zoek naar een collegiale duizendpoot waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. Je ondersteunt een Unitmanager op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden.
Omdat je ook werkzaam bent in een team moet je goed kunnen samenwerken.

Concreet houdt dit in dat jij o.a.:

  • Met plezier de complexe agenda en volle mailbox van een unitmanager beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert;
  • Het stellen van prioriteiten in de workload van de leidinggevenden is hierin erg belangrijk;
  • Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
  • De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
  • Je pakt HRM-ondersteunende taken op voor de unit. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
  • Projecten/evenementen en vergaderingen organiseren en ondersteunen (eventueel notuleren);
  • Werken met verschillende systemen waaronder MUIS, SAP en Ibabs.

Functie-eisen

Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. Je hebt een zelfstandige werkhouding, bent pro-actief, ondernemend en integer. Je kunt snel schakelen en denkt mee. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en hier ga je discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen en je hebt kennis en ervaring om verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Je bent daarnaast flexibel en stressbestendig.

Concreet heb jij:

  • Een afgeronde secretariële opleiding op Mbo/Mbo+-niveau;
  • Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
  • Ervaring met MS-officepakketten (outlook) en geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden op zowel bestuurlijk-, management- en beleidsniveau;
  • Pro activiteit, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn belangrijke competenties in deze functie;
  • Je kunt snel schakelen en denkt mee;
  • En tenslotte ben je ook een teamspeler, want de assistenten werken samen in een team.

Over het bedrijf

Gemeente Utrecht
afd. Maatschappelijke Ontwikkeling

Wat we bieden

  • Een parttime functie ingeschaald in schaal 7 conform cao
  • Een tijdelijk dienstverband met kans op verlenging
  • Online toegang tot meer dan 100 trainingen via GoodHabitz
  • Reikostenvergoeding (vraag naar de voorwaarde)

We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne werksfeer en een inhoudelijk interessante baan in één van de meest aantrekkelijke steden van Nederland. Samen met jou zorgen we dat alle inwoners van Utrecht prettig en gezond kunnen wonen, werken en meedoen. Dit doe je door datgene waar je goed in bent in te zetten.

In verband met de bezetting zijn je werkdagen op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Utrecht XL
Herculesplein   2   -116
3584 AA, Utrecht

Utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.