Ter ondersteuning van de programmamanager Eén aanpak Zorg & Veiligheid zoeken wij voor de politie een officemanager.
Jij draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie en voert zelfstandig werkzaamheden uit zoals notuleren, archiveren, verzorgen van rapportages, agenderen en regelen van diverse uiteenlopende zaken conform de geldende procedures binnen de politie. De officemanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het programmabureau en fungeert hierbij als spil van het programma en project.
Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de programmamanager. Vragen vanuit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van (grote) bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek-gevoelige organisatie. Je zorgt voor een goede archivering op de P-schijf. Je weet de strategische uitgangspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken.
Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt gemakkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de interne websites die betrekking hebben op je portefeuille. Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.
Je bent verantwoordelijk voor de adequate ondersteuning van de programmamanager en het team. Het onderhouden van de administratieve systemen (planon, intranet) en de archivering van de relevante documentatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het team en verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van workshops, bijeenkomsten en vergaderingen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Het opbouwen en onderhouden van (nieuwe) netwerken ten behoeve van gezamenlijke aanpak van secretariële werkzaamheden, zodat de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoering van secretariaat wordt verhoogd;
- Het zijn van eerste aanspreekpunt voor vragen van collega’s en/of externen over het team, zodat het team bereikbaar is voor collega’s en externen;
- Het beheren van de agenda van de programmamanager - het op urgentie en relevantie inschatten van vergaderverzoeken; het bevestigen van afspraken en het afzeggen ervan bij verhindering, zodat de aanwending van tijd optimaal wordt benut;
- Het overzicht houden over meerdere projecten en programmaonderdelen en daarbij de potentiële samenloop detecteren. Daarnaast bewaking van de voortgang en hierover adviseren aan de programmamanager;
- Het concipiëren van correspondentie aan de hand van aangereikt.
Daarnaast zorg je voor het organiseren van de logistiek rond vergaderingen en bijeenkomsten (locaties, catering, routebeschrijvingen etc.), zodat deze in optimale omstandigheden kunnen plaatsvinden. Het tijdig verspreiden van de vergaderstukken naar de deelnemers, zodat de deelnemers zich optimaal kunnen voorbereiden. Het aanmelden, ontvangen en begeleiden van deelnemers naar vergaderingen en bijeenkomsten, zodat vergaderingen en bijeenkomsten efficiënt en effectief kunnen plaatsvinden. Het verslag leggen van de vergaderingen/bijeenkomsten, zodat het daar besprokene vastligt en een basis ontstaat voor sturing op resultaten. Het archiveren van vergaderstukken en verslagleggingen, zodat afspraken en besluiten vastliggen en een basis ontstaat voor sturing. Daarnaast is termijnbewaking ten behoeve van de actiepunten en belangrijke taak. Het aanspreken van collega’s op hun verantwoordelijkheid t.a.v. onder meer uitvoering van actiepunten.