Voor het Ministerie van Defensie in Den Helder zijn wij opzoek naar een Parttime Secretaresse.
Als Parttime Secretaresse ben jij 24 uur per week verantwoordelijk voor het ondersteunen van de productiemanager met administratieve en secretariele werkzaamheden in een afgebakend kader.
Deze baan is voor een bepaalde tijd contract van 6 maanden, met bij goed functioneren een kans op verlenging voor langere tijd en 24 uur per week.
Jij voert deze functie uit binnen Instandhoudingsgroep(IG) Klein Boven Water (KBW) bij de Afdeling Maritieme Instandhouding van de Directie Materiële Instandhouding (DMI) van het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK). De instandhoudinggroep is verantwoordelijk voor de tijdige materiële gereedheid van onder de groep vallende operationele eenheden. De hoofdvestigingsplaats van de IG KBW is Den Helder.
Jouw hoofd werkzaamheden bestaan uit:
- Het beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak;
- Het plannen, organiseren en voorbereiden van naar aard en samenstelling uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten;
- Het completeren van vergaderstukken;
- Het notuleren en uitwerken van de verslaglegging;
- Het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
- Het verzamelen, verwerken en verstrekken van standaard managementinformatie;
- Het verzorgen van de correspondentie;
- Het opstellen van brieven;
- Het voorbereiden, ontvangen en begeleiden van bezoek;
- Het optreden als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning.
- Het verstrekken en verspreiden van algemene informatie aan de medewerkers;
- Het opzetten en bijhouden van het werkarchief;
- Het invoeren, muteren en controleren van gegevens.