Parttime Senior Managementassistent

Voor Dienst Justis zijn wij op zoek naar een Medewerker Verwerken en Behandelen.
Heb jij ervaring als administratief medewerker en in bezit van een MBO 4 diploma administratief?
Ben jij per direct beschikbaar en toe aan een nieuwe uitdaging binnen het rijk?
Lees dan snel verder!

In de functie medewerker verwerken en behandelen, draag je bij aan de behandeling en verwerking van verzoeken en aanvragen door:

• Het administreren van verzoeken en aanvragen;
• Het toetsen op compleetheid van de verzoeken en aanvragen;
• Het opvragen van informatie en/of adviezen bij de ketenpartners;
• Het opvragen en beheren van dossiers;
• Het archiveren en verzenden van beslissingen en overige uitgaande post;
• Het behandelen van topdeskmeldingen en verzorgen van overige correspondentie;
• Het telefonisch te woord staan van verzoekers, aanvragers en ketenpartners;
• Het registreren van bezwaarschriften, inplannen hoorzittingen en aanmelden bezoekers;

De medewerker is verantwoording schuldig aan de operationeel manager voor wat betreft de inhoud, kwaliteit en kwantiteit van de werkzaamheden.

• Interne administratieve procedures en voorschriften zijn van belang voor de uitvoering van de werkzaamheden;
• De administratief medewerker neemt bij de voorbereiding, be- en afhandeling van administratieve verzoeken en bij het aanleveren van gegevens keuzes over wijze van uitvoering.
  Betreft het werkproces BOA.;

Voor de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zijn wij op zoek naar een enthousiaste Administratief Medewerker voor 36 uur per week. Als Administratief Medewerker ben je een belangrijk aanspreekpunt voor aanvragers van internationale ontwikkelingssubsidies (o.a. fonds bestrijding kinderarbeid) én voor je collega’s als het gaat om informatie. Dat kan telefonisch zijn maar ook per e-mail. Aangeleverde gegevens van de klant worden door jou verwerkt zodat de inhoudelijke behandeling door andere collega’s kan worden opgepakt. Herken jij jezelf in het onderstaande profiel? Solliciteer dan snel!

De volgende taken behoren tot jouw pakket:

• Ondersteuning procescoördinatoren, financieel economische medewerkers en projectadviseurs bij alle subsidieregeling- of programma gebonden activiteiten;
• Het verwerken van (project)gegevens (mails, documenten) in de systemen (o.a. BAS) en op de schijf door het aanmaken en onderhouden van digitale dossiers (dossiervorming);
• Archiefwerkzaamheden: het correct en volledig archiveren van dossiers op diverse plaatsen (o.a. BAS schijf);
• Klantcontact: aannemen van inkomende telefoongesprekken en achtervang voor collega-medewerkers;
• Print- en kopieerwerkzaamheden: of het uitzetten er van extern;
• Onderhouden en bewaken van mails in algemene digitale postbussen (mailboxen bijhouden);
• Het uitvoeren van een volledigheidstoets (zijn alle verplichte documenten opgestuurd) bij nieuwe subsidieaanvragen en digitaal doorgeleiden van aanvragen (statusmutatie);
• Behandelen in- en uitgaande post/e-mails: binnenkomende post/e-mails verdelen en/of inboeken in systemen;
• Plannen en organiseren van programma- en regelinggerelateerde (in- en externe) bijeenkomsten;
• Beheren en onderhouden diverse (digitale) bestanden, zoals projectoverzichten.

De dagelijkse leiding voor de werkzaamheden ligt bij een coördinator binnen het team. Met de coördinator maak je afspraken en bespreek je eventuele knelpunten.

Bij directie Bedrijfsvoering, afdeling Staf te Den Haag, is een functie vrijgekomen voor Managementondersteuner (schaal 7).

Als managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische directie, waarbij de focus ligt op het plannen en organiseren én het ontzorgen van het MT RVN. Daarnaast coördineer en bewaak je diverse werkzaamheden binnen het secretariaat’

Als managementondersteuner geef je secretariële ondersteuning aan het MT RVN middels een met elkaar afgesproken portefeuilleverdeling. De managementondersteuners werken samen om kennis te delen en elkaars back-up te zijn. Je werkt samen met de directiesecretarissen en de overige managementondersteuners aan het uitvoeren van algemene directie-ondersteunende werkzaamheden.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Je bent ‘de toegangspoort’ tot het MT RVN voor de interne organisatie en externe partijen. Je beantwoordt de telefoon, verstrekt inhoudelijke informatie over de stand van zaken van de in behandeling zijnde onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de medewerker die het onderwerp in behandeling heeft.
• Je beheert de agenda van de directeur en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken tot annotaties voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken collega’s. Daarnaast beheer je de mailbox van de directeur en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen voor de directeur.
• Je bewaakt de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
• Je signaleert knelpunten en draagt hiervoor proactief verbeteringen aan.
• Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet de stukken voor de overleggen van de directeur klaar in het administratieve systeem (iBABS).
• Je draagt, indien nodig, zorg voor logistieke organisatie van binnen- en buitenlandse bezoeken en de administratieve afhandeling daarvan.
• Je informeert de manager over relevante ontwikkelingen en/of gebeurtenissen.
• Je verricht algemene administratieve ondersteunende werkzaamheden.
• Je verricht diverse werkzaamheden van representatieve aard.

We zijn op zoek naar een tijdelijke collega die het leuk vindt om met de uitvoering van de Rijksoctrooiwet aan de slag te gaan. Ben je in staat om zelfstandig administratieve processen uit te voeren? Vind je het leuk om nauwgezet nieuwe aanvragen te bekijken en in te voeren? Vind je het een uitdaging om goed, snel en foutloos flinke hoeveelheden werk te verrichten? Word je enthousiast van het vooruitzicht om in een team zelfstandig en met eigen verantwoordelijkheid samen te werken? Dan ben jij misschien wel de collega waar we binnen het Octrooicentrum Nederland naar op zoek zijn!

Binnen deze functie behoren de onderstaande taken:

• Het up-to-date houden van het Nederlands octrooiregister;
• Het invoeren en controleren van nieuwe aanvragen in het automatiseringssysteem;
• Het controleren van de aanvragen op wettelijke- en vormeisen;
• Het registreren van basisgegevens (denk hierbij aan de uitvinders, octrooihouder en een korte beschrijving van de uitvinding);
• Het sturen van nieuwsbrieven naar klanten.

Het betreft hier de minder complexe registraties in ons systeem. Het is van belang dat je in staat bent om in een vlot tempo gegevens te kunnen verwerken.

Voor de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland zijn wij op zoek naar een enthousiaste Adviseur Communicatie met HR ervaring voor 32 tot 36 uur per week.
Wil jij meedenken en -doen in complexe vraagstukken met betrekking tot de flexibele inzet van onze medewerkers? En steek jij daarbij graag de handen uit de mouwen om in samenwerking mooie resultaten neer te zetten? Dan is de opdracht voor de pilot Flexibel in Werk en Talent iets voor jou.

Deze pilot richt zich op een betere afstemming tussen capaciteitsvragen (aanbod van werk) en beschikbare capaciteit (aanbod van talenten). Dit doen we op twee manieren:

• Het nieuwe matchingsplatform Part-up: een marktplaats waar vraag en aanbod bijeenkomt. Zo geven wij sneller invulling aan capaciteitsvraagstukken door middel van het reeds aanwezige talent in onze organisatie.
• Het inzetten van talenten over het eigen team, afdeling- of directie grenzen heen bij grote capaciteitsvraagstukken.

Hierbij behoren de onderstaande werkzaamheden:

• Je gaat actief werk en talent aan elkaar koppelen;
• Je onderhoud contact met de contactpersonen van de klussen;
• Je biedt ondersteuning bij het plaatsen en afronden van een nieuwe klus;
• Je werkt nauw samen met collega's van het project Talentgericht werken en het MD-programma.

Om deze pilot tot een succes te brengen hebben medewerkers de ruimte nodig om (in goed overleg) hun talenten RVO breed in te zetten. Het platform Part-Up is hierin de linking pin. Commitment van de directie, supportgroep, P&O en andere ambassadeurs van het platform én de nieuwe werkwijze is hierin van groot belang. Het actief ondersteunen van deze commitment is daarom ook een van onze prioriteiten.

Werk je graag samen, houd je van innovatieve ideeën en neem je een flinke dosis enthousiasme mee? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor de Hoge Raad zijn wij op zoek naar een enthousiaste Medewerker Servicedesk die als invalkracht wil fungeren.
Als invalkracht medewerker Servicedesk draai je volledig mee in het team van de Servicedesk. Alle aspecten van een ICT-omgeving voor bedrijven zijn bij ons aanwezig. Voor jou dus een mooie kans om bij te leren bij een organisatie die midden in de samenleving staat. Een plaats bij de Hoge Raad is een goede referentie op je cv en biedt een mooie basis in je ICT carrière. Je werkt in een dynamische en veeleisende omgeving. Hier verplaats jij je in de klanten (onder andere rechters) en sta je op ieder moment klaar om zelfstandig problemen op te lossen, uitleg te geven en ondersteuning te verlenen. Uiteraard word je hierbij goed begeleid.

Bij dit profiel behoren de onderstaande werkzaamheden:

• Je beantwoordt vragen per e-mail en telefoon.
• Je lost ICT-problemen op.
• Je biedt ondersteuning bij het gebruik van de MS Office-applicaties versie 2016/2019 (Word, Excel en PowerPoint zijn de belangrijkste).
• Je biedt ICT-ondersteuning bij evenementen. Je zet dan bijvoorbeeld de laptops klaar.
• Je sluit overige ICT-middelen aan.
• Je bent verantwoordelijk voor werkplekbeheer in een Windows 10- / Citrix-omgeving.
• Je beheert en installeert pc’s, laptops, smartphones en tablets.
• Je beheert randapparatuur (zoals printers en scanners).
• Je maakt patchverbindingen in het netwerk van de Hoge Raad.
• Je verwerkt administratieve handleidingen in de CMDB en het netwerkpatchplan.
• Je optimaliseert (gebruikers-)handleidingen.
• Je maakt apparatuur en accessoires klaar voor verzending.
• Je biedt gebruikersondersteuning via telefoon of op de werkplek.

Het COA centraal bureau is op korte termijn op zoek naar een enthousiaste Medewerker Inkoopservicepunt voor 36 uur per week. Ben jij bekend met inkoopprocessen en lijkt het jou leuk om het COA tijdelijk te ondersteunen? Solliciteer dan snel!

Het inkoopservicepunt (ISP) is het eerste aanspreekpunt voor inkoop gerelateerde vragen vanuit de organisatie.
Het ISP is klantgericht en ondersteunt in de dienstverlening aan de betreffende onderdeel/de klant op operationeel niveau.

Belangrijkste taken die vallen binnen ISP;

• Beheer van stamdata in SAP (crediteuren, artikelen, diensten, contracten);
• Geven van administratieve en operationele ondersteuning aan gebruikers, inkopers, contractmanagers en leveranciers (1ste lijns helpdesk);
• Bewaken van het operationele inkoopproces (onder andere het invoeren van vrije tekst Aanvragen tot Bestelling (ATB’s));
• Informeren van de interne klant omtrent de levering van producten en/of diensten;
• Onderhouden van relaties met leveranciers en interne klanten tijdens de dagelijkse werkzaamheden en oplossen van eventuele problemen en gebruikersklachten.
• Procesondersteuning bij inhuur uitvragen.

Momenteel is er sprake van een achterstand in de afhandeling van meldingen wegens een tijdelijke onderbezetting van het ISP. Deze meldingen betreffen alle taken zoals hierboven beschreven. Ten gevolge van de achterstand wordt de interne klant niet of niet tijdig en adequaat geholpen. De doelstelling is om deze achterstand per 30 juni 2021 te hebben weggewerkt.

Als tijdelijk Medewerker ISP zullen je werkzaamheden voornamelijk gericht zijn op, en ondersteun je het team met de volgende activiteiten:

• Van de achterstallige meldingen de vragen die voor de contract manager zijn bedoeld, deze te inventariseren en de voortgang bewaken;
  (als de Contractmanager antwoord heeft gegeven de melding in Clientèle afsluiten)
• Van achterstallige meldingen:
• uitgefaseerde artikelen uit het contract halen zodat het niet meer kan worden besteld;
• artikelen die daarvoor in de plaats komen qua tijd in Clientele aanpassen zodat dit nadien gebeurd (en/of de medew trainen om dit zelf af te handelen);
• van alle bestelorders die aanpassing behoeven omdat een artikel niet meer leverbaar is, het artikel op inactief zetten in SAP;
• van alle oude niet-relevante meldingen, een email naar de aanvragers te versturen met het verzoek om binnen 5 werkdagen te reageren en de melding af te sluiten indien er geen reactie volgt;
• alle ontvangen leveringsbevestigingen zoals van leveranciers, mailen naar de business.

Voor Dienst Justis, zijn wij op zoek naar een Medewerker Verwerken en Behandelen. Heb jij een afgeronde MBO 4 opleiding administratief in combinatie met werkervaring in een administratieve functie binnen de rijksoverheid?
Ben jij beschikbaar voor een periode van 6 maanden, met kans op verlenging t/m 31-12-2021?
Lees dan snel verder!

Het team V&T bestaat momenteel uit ongeveer 45 medewerkers en voert 10 verschillende werkprocessen uit. Het team is onderverdeeld in drie clusters; het cluster ‘Wet wapens en munitie en ontheffingen (WWM)en ‘Wet particuliere beveiligingsorganisaties (WPBR) en het cluster buitengewoon opsporingsambtenaren (BOA)’ en het cluster ‘gratie en naamswijziging’.

In de functie medewerker verwerken en behandelen, draag je bij aan de behandeling en verwerking van verzoeken en aanvragen van naamswijzigingen door:

• Het administreren van verzoeken en aanvragen;
• Het toetsen op compleetheid van de verzoeken en aanvragen;
• Het opvragen van informatie en/of adviezen bij de ketenpartners;
• Het opvragen en beheren van dossiers;
• Het archiveren en verzenden van beslissingen en overige uitgaande post;
• Het behandelen van topdeskmeldingen en verzorgen van overige correspondentie;
• Het telefonisch te woord staan van verzoekers, aanvragers en ketenpartners.
• Het registreren van bezwaarschriften, inplannen hoorzittingen en aanmelden bezoekers.
  De medewerker is verantwoording schuldig aan de operationeel manager voor wat betreft de inhoud, kwaliteit en kwantiteit van de werkzaamheden.
• Interne administratieve procedures en voorschriften zijn van belang voor
  de uitvoering van de werkzaamheden.
• De administratief medewerker neemt bij de voorbereiding, be- en afhandeling van administratieve verzoeken en bij het aanleveren van gegevens keuzes over wijze van uitvoering.

Ben jij een administratieve alleskunner en ben je een spin in het web bij het behandelen van aanvragen en inplannen van verzoeken? Lees dan snel verder!

Als medewerker binnendienst verzorg je dagelijks de planning waarbij uitgegaan wordt van prioriteitstellingen van serviceaanvragen. Indien nodig pas je deze planning aan in verband met spoedaanvragen, wijzigingen in personele bezetting en tussentijdse calamiteiten. Verdere werkzaamheden zijn het stellen van offertes, orders en facturen en deze stem je af met interne en externe belanghebbenden. Ook toon je initiatief en bewaak jij de klantafspraken en procesvoortgang. Tenslotte zorg je voor adequate dossiervorming van cliënt- en klantdossiers.

Als Financieel Economisch Medewerker sta jij aan de lat om deze aanvragen zelfstandig te beoordelen. Door jouw inzet help je ondernemers direct in deze coronacrisis.

Voor dit project zijn we op zoek naar medewerkers met financiële affiniteit.
De werkzaamheden bestaan uit:

• Je beoordeelt subsidie aanvragen van onze aanvragers door middel van handmatige controles;
  Je voelt haarfijn aan wanneer er sprake is van misbruik- en oneigenlijk gebruik van de subsidie.
• Je hebt affiniteit met financiën of financiën in je opleiding gehad.
• Daar waar nodig overleg je met klanten over financiële aspecten van de subsidies;
• Je bent verantwoordelijk voor een goede administratie van de (project)gegeven in de databases (UPNL of anders);
  Samen met je collega's ben je verantwoordelijk voor een goede dienstverlening naar onze klanten en een zorgvuldige afhandeling van aanvragen en dossiers