COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds,
je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Secretaresse

  • Tilburg
  • MBO
  • Salarisindicatie €2.000-2.800
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0037329

Over de functie

Lijkt het je leuk om verantwoordelijk te zijn voor de ondersteuning van de afdeling Werk & Inkomen bij een van de grootste gemeenten van Nederland? Heb je affiniteit met het matchen van individuele vraag en aanbod op de arbeidsmarkt, re-integratie, inburgering, schuldhulpverlening en inkomensverstrekking? En vind je het daarnaast leuk om onderdeel te zijn van een gemeentebreed Team Secretaresses? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

  • Je bent bedreven in het (integraal en proactief) beheren en bewaken van de agenda van jouw teammanagers. Agendabeheer is een fors aandeel van je werk;
  • Je beheert inhoudelijke correspondentie van de teammanagers (fysiek en online), je registreert, archiveert en bewaakt de voortang. Daarnaast stel je correspondentie op en redigeer je deze. Uitgaande post laat je ondertekenen. Je beheert (functionele) mailboxen;
  • Je bereidt op eenduidige wijze vergaderingen voor: agenda's maken, tijdsduur en frequentie bepalen, stukken verzamelen en distribueren, actie- en besluitenlijst opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je adviseert over de vorm van de vergadering en organiseert deze (online, fysiek, hybride);
  • Je maakt diverse planningen en organiseert mede speciale bijeenkomsten (jubilarissen, evenementen en dergelijke);
  • Inkomende telefoongesprekken vang je op en handel je eventueel zelfstandig af;
  • Je zorgt voor administratieve ondersteuning, zoals archivering en beheer van documenten, ziek- en verzuimmeldingen, relatiegeschenken, in- en uitstroom medewerkers en inkooporders.

Hoe ziet je dag eruit?

Je werkdag is begonnen en je logt in op je computer, je checkt de agenda’s van die dag en leest nog even de (spoed) e-mails die binnen zijn gekomen. Je kijkt welke aanpassingen je voor die dag door moet voeren en neemt hier direct actie op.
Hierna heb je een dagstart met je collega’s uit jouw cluster, je stemt samen prioriteiten af voor deze dag. Ideeën voor optimalisering van jullie werkprocessen agenderen jullie voor het clusteroverleg .
Vandaag sluit je aan bij een teamoverleg en hoor je wat er bij jouw team speelt, dit helpt jou bij het afstemmen van jouw werk. Je maakt een taak aan in Outlook voor het verwerken van de actie- en besluitenlijst van dit overleg.
In de middag heb je een webinar met het Team Secretaresses over efficiënt werken in Outlook en Office. Na het webinar plan je nog even een moment in de agenda’s van je teammanagers, omdat je de tips uit het webinar wilt delen en hen hierin wil ondersteunen. Morgen staat er een Teams vergadering op de agenda en je zet voor de teammanagers alle stukken alvast klaar in iBabs. Bij vragen kunnen de teammanagers rekenen op jouw hulp. Met jouw organisatie skills is alles op zijn plek gevallen en de dag soepel verlopen, je sluit tevreden je computer af.

Functie-eisen

Wat breng je mee?

  • Je beschikt over minimaal een afgeronde MBO opleiding die raakvlakken heeft met het secretaresse vak;
  • Je hebt meerdere jaren ervaring als Secretaresse;
  • Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer, dit is een harde eis;
  • Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt
    je snel eigen te maken;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal, het schrijven van een formele motivatiebrief maakt deel uit van de sollicitatieprocedure;
  • Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief;
  • Je weet goed welke belangen er spelen en hebt sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn erg belangrijk. Alertheid en snel schakelen zijn essentieel.

Voldoe je niet aan bovenstaande eisen? Dan kunnen we jou helaas niet verder meenemen in de procedure.

Over het bedrijf

De gemeente Tilburg is een netwerkorganisatie. Samenwerken met partners in de stad, in goed overleg naar de beste oplossingen zoeken, is voor de medewerkers van de gemeente vanzelfsprekend. Ervoor zorgen dat de inwoners, bedrijven en bezoekers zich prettig en welkom voelen in de stad hoort tot de belangrijkste taken van de medewerkers. Het spreekt voor zich dat de ambtelijke organisatie er voor moet zorgen dat de doelen van het stadsbestuur worden gehaald.

Wie ervoor kiest te solliciteren naar een functie bij de gemeente Tilburg maakt een goede keuze. Tilburg is een moderne, vooruitstrevende werkgever en in 2019 verkozen tot beste overheidsorganisatie. Het is een platte organisatie en de sfeer is collegiaal en informeel. Er wordt hard gewerkt; iedereen gaat voor resultaat én voor kwaliteit.

Wat we bieden

  • Waardevolle ervaring voor op je CV!
  • Een uitdagende fulltime functie van 36 uur per week;
  • Je krijgt een tijdelijk contract voor 3 maanden;
  • De functie is ingedeeld in schaal 5. Het salaris ligt tussen € 11,63 en € 17,72 bruto per uur.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Breda XL
Markendaalseweg   57  
4811 KA, Breda

bredala@startpeople.nl
0765231470

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.