Heb jij een echte talenknobbel en wil jij graag je secretaresse skills toepassen? Lees dan snel verder!
Start People Heerlen is op zoek naar een secretaresse voor onze opdrachtgever gemeente Kerkrade.
Als secretaresse bied je ondersteuning aan collegeleden en management. Je treedt - zowel in- als extern – op als centraal aanspreekpunt voor de toegewezen Collegeleden en vult als zodanig de filterfunctie in t.a.v. vragen, verzoeken en andere aangelegenheden voor de toegewezen Collegeleden, ontvangt bezoekers en handelt telefoongesprekken af of geleidt deze door. Je beheert de agenda‘s van toegewezen Collegeleden, plant in, stemt af over en bewaakt gemaakte afspraken. Verder draag je zorg voor de adequate en actuele inrichting van de in gebruik zijnde digitale gegevensdragers en voor het E-mailberichtenverkeer ten behoeve van de toegewezen Collegeleden en bewaakt de tijdige beantwoording/verwerking daarvan. Je brengt prioritering aan in de voor de toegewezen Collegeleden bestemde correspondentie, voert - op basis van globale aanwijzingen - de correspondentie van de toegewezen Collegeleden; stelt daartoe conceptbrieven op en werkt memo’s en notities uit. Bereidt vergaderingen/besprekingen voor waarin de toegewezen Collegeleden participeren en verzamelt de vergaderstukken en ziet toe op de volledigheid daarvan. Je richt in en beheert de (digitale) werkarchieven van de toegewezen Collegeleden en legt dossiers aan.
Beheert – indien daartoe aangewezen – het kabinetsarchief van de Burgemeester en begeleidt de aanvragen van Koninklijke onderscheidingen. en toetst deze op volledigheid en besluitrijpheid. Organiseert en bereidt representatieve verplichtingen van toegewezen Collegeleden en/of ontvangsten door het gemeentebestuur voor.