Secretaresse Sector Huisvesting

  • Rotterdam
  • MBO 3/4
  • Salarisindicatie €13,38-22,24
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0074030

Over de functie

Als Secretaresse sector Huisvesting ben je het verlengstuk van het sectorhoofd Huisvesting en van de teamchef Programmeren. Zij moeten blindelings op je kunnen vertrouwen. Je voert zelfstandig diverse secretariële werkzaamheden uit om hen te ontlasten. Zo zorg je onder meer voor het maken van afspraken, dossierbeheer en mailafhandeling. Je beheert de agenda, signaleert knelpunten en lost deze zelfstandig op. Je reserveert locaties, regelt catering en andere benodigde voorzieningen, meldt bezoekers aan en haalt externe bezoekers op (in tijden dat we weer naar kantoor mogen). In een aantal gevallen sluit je aan bij een overleg om te notuleren. Je bewaakt de reactietermijn van uitgezette acties en beheert het werkarchief van de afdeling. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor de in- en externe contacten en handel je inkomende gesprekken en binnenkomende post zelfstandig af. Tevens zorg je voor de (ondersteuning van de) organisatie van team- en sectordagen.

  • Beheren van de agenda en het maken van afspraken;
  • Reserveren van locaties, regelen van catering en overige voorzieningen, en het aanmelden van bezoekers;
  • Voorbereiden van vergaderingen en besprekingen;
  • Notuleren bij vergaderingen, het bijhouden en bewaken van actielijsten;
  • Beheren van dossiers en het werkarchief;
  • (Mede)organiseren van team - en sectordagen;
  • Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en het verzorgen van de communicatie.

Functie-eisen

Wij zoeken een collega die ingezet kan worden op uiteenlopende onderwerpen en thema's. Iemand die onder hoge druk snel het speelveld en de impact kan overzien, die zich onderwerpen snel eigen weet te maken en daarbij de juiste mensen weet te betrekken.
Je pakt signalen op die anderen zouden kunnen ontgaan en weet dingen goed samen te vatten.
Je weet wanneer nodig ook nee te zeggen en weet daarbij ook de grenzen aan te geven.

Als secretaresse beschik je over een uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en ben je klantgericht, kwaliteitsgericht, flexibel (geen 9-tot-5-mentaliteit) en kan je goed samenwerken. Je beschikt verder over een flinke dosis organisatievermogen en humor. Je bent representatief en vertegenwoordigt de sector op passende wijze. Je hebt hierbij een positieve uitstraling. Daarnaast help je collega’s, neem je het initiatief en weet je gemakkelijk contacten te leggen.

  • Diploma MBO 4+ Management assistent/Directiesecretaresse.
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
  • Ruime kennis van Outlook en MS-Office.
  • Een screening maakt onderdeel uit van het selectieproces.

Over het bedrijf

Jij gaat als secretaresse werken voor de sector Huisvesting. De sector Huisvesting valt onder het Politiedienstencentrum en maakt deel uit van de Dienst Facility Management. De sector bestaat uit de volgende teams: Ruimtemanagement, Projectmanagement, Technisch beheer, Beleid implementatie & ontwikkeling en Programmeren.
De sector Huisvesting faciliteert alle eenheden van de politie bij de realisatie van haar huisvestingsbehoefte op zowel functioneel, financieel als technisch gebied. De ontwikkelingen binnen de Nationale Politie en de doorontwikkeling van het dienstverleningsconcept stellen continue andere eisen aan de Sector Huisvesting. Dit gegeven, gecombineerd met de doelstelling om vanaf 2025 € 76,5 miljoen per jaar op de huisvesting te besparen, leidt tot een grote vastgoedoperatie bestaande uit honderden projecten.
Dit vraagt om goed vastgoedmanagement en een sterke huisvestingsorganisatie. Hoge kwaliteit, duurzaamheid, politiek-bestuurlijke sensitiviteit zijn hierbij van essentieel belang.

Wat we bieden

  • Een werkweek van 32-36 uur (parttime/fulltime) binnen een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon tussen de €13,38 -€; 22,24
  • Een tijdelijk dienstverband van 12 maanden o.b.v. een detacheringsovereenkomst én 0-uren contract;
  • Onze klant hanteert de volgende reiskostenvergoeding : €0,19 cent per kilometer en geen parkeerkosten (met een max van 120 k.m. per enkele reis) en 100% OV-kosten o.b.v. 2e klasse. Jouw kilometers worden berekend via de snelste route op route.andes.nl ;
  • Werken via een toonaangevende uitzendonderneming met unieke vacatures die gespecialiseerd is binnen de overheid;
  • Werken binnen een organisatie die verantwoordelijk is voor een waakzaam en dienstbaar Nederland;
  • Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste Recruiters & HR-medewerkers;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Om je persoonlijke ontwikkeling op peil te houden bieden wij gratis online trainingen aan via Good Habitz;
  • Voor deze opdrachtgever is een screening onderdeel van het proces (deze neemt 8-12 weken in beslag);

Het betreft een functie voor 32 of 36 uur per week. De uren worden in overleg ingedeeld tijdens kantoortijden. Een vrije dag op woensdag of vrijdag is mogelijk.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Den Haag Overheid
Parkstraat   21  
2514 JD, 's-Gravenhage

denhaagoverheid@startpeople.nl
0703102150

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.