Secretaresse Sportbedrijf parttime

  • Tilburg
  • MBO 3/4
  • Salarisindicatie €1.814-2.904
  • 24 Uren per week
  • Parttime
  • #1AV0062942

Over de functie

Lijkt het je leuk om te werken in de dynamische wereld van Sport, verantwoordelijk te zijn voor de ondersteuning van een afdeling die verantwoordelijk is voor de exploitatie van de gemeentelijke Sportaccommodaties en het faciliteren en stimuleren van sport voor de inwoners van de gemeente Tilburg? En vind je het daarnaast leuk om onderdeel te zijn van een gemeentebreed Team Secretaresses? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

  • Je bent bedreven in het (integraal en proactief) beheren en bewaken van de agenda van jouw teammanagers. Agendabeheer is een fors aandeel van je werk.
  • Je beheert de inhoudelijke correspondentie van de teammanagers (fysiek en online), je registreert, archiveert en bewaakt de voortgang. Daarnaast stel je correspondentie op en redigeer je deze. Uitgaande post laat je ondertekenen. Je beheert (functionele) mailboxen.
  • Je bereidt op eenduidige wijze vergaderingen voor: agenda's maken, tijdsduur en frequentie bepalen, stukken verzamelen en distribueren, actie- en besluitenlijst opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je adviseert over de vorm van de vergadering en organiseert deze (online, fysiek, hybride).
  • Je maakt diverse planningen en organiseert mede speciale bijeenkomsten (jubilarissen, evenementen en dergelijke).
  • Inkomende telefoongesprekken vang je op en handel je eventueel zelfstandig af.
  • Je zorgt voor administratieve ondersteuning, zoals archivering en beheer van documenten, ziek- en verzuimmeldingen, relatiegeschenken, in- en uitstroom medewerkers en inkooporders.

Hoe ziet je dag eruit?
Je werkt vandaag vanaf het Sportpunt, een niet alledaagse kantooromgeving. Op het Sportpunt heerst altijd een gezellige drukte en lopen medewerkers (nooit in pak, vaak in sportkleding) in en uit. Je start je computer op, checkt de agenda’s van die dag en leest nog even de (spoed) e-mails die binnen zijn gekomen. Je kijkt welke aanpassingen je voor die dag door moet voeren en neemt hier direct actie op.
Tussendoor zorg je voor ontvangst van externe bezoekers en verwerk en verstuur je een samenwerkingsovereenkomst met een sportvereniging. Je bent de spil van de afdeling dus multitasking is je tweede natuur.
Vervolgens sluit je aan bij een teamoverleg. Voorafgaand aan het overleg heb je bij de betreffende teamleiders al de agendapunten opgehaald, de agenda opgemaakt en gepubliceerd in iBabs. Tijdens het overleg ben jij verantwoordelijk voor het opstellen en bewaken van de actie- en besluitenlijst.
In de middag heb je een webinar met het Team Secretaresses over efficiënt werken in Outlook en Office. Na het webinar plan je nog even een moment in de agenda’s van je teammanagers, omdat je de tips uit het webinar wilt delen en hen hierin wil ondersteunen. Je gebruikt dit moment meteen om de agenda voor de rest van de week samen door te nemen. Bij vragen kunnen de teammanagers en medewerkers van het Sportbedrijf rekenen op jouw hulp. Met jouw organisatie skills is alles op zijn plek gevallen en de dag soepel verlopen, je sluit tevreden je computer af.
ailbeheer.

Functie-eisen

  • Je beschikt over minimaal een MBO opleiding (afgerond) die raakvlakken heeft met het secretaresse vak;
  • Je hebt meerdere jaren werkervaring in een ambtelijke organisatie (gevoel voor politieke verhoudingen). Je hebt kennis en ervaring met complex agendabeheer; Het MS-Office pakket, zoals Outlook en Word, heeft voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt je snel eigen te maken.
  • Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief;
  • Een goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift;
  • Je weet goed welke belangen er spelen en hebt sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn erg belangrijk. Alertheid en snel schakelen zijn essentieel.

Over het bedrijf

De gemeente Tilburg zet zich in voor alles wat de mooie stad Tilburg te bieden heeft. Het is een gemeente die bekend staat door de jaarlijkse evenementen en de constante ontwikkeling. De gemeente staat centraal voor de kernwaarden Verbindend, Vernieuwend en Daadkrachtig. Jij gaat onderdeel uitmaken van het team van secretaresses bij de gemeente Tilburg. Dit team is verdeeld over de verschillende afdelingen binnen het bedrijf. De gemeente Tilburg is verkozen tot beste overheidsorganisatie van 2019!

De werklocatie is goed te bereiken vanuit Breda, Eindhoven, Den Bosch en omgeving!

Wat we bieden

  • Een functie bij de beste overheidsorganisatie van het jaar;
  • Een parttime baan (24 uur) met een tijdelijk dienstverband in het Team Secretaresses. Verlenging van het contract is afhankelijk van functioneren en organisatieomstandigheden. Bij goed functioneren heb je kans op een vaste aanstelling bij de gemeente Tilburg!
  • Waardevolle werkervaring voor op je CV;
  • De gemeente Tilburg besteed aandacht aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers middels cursussen en trainingen;
  • Je hebt een leidinggevende die jouw talenten en capaciteiten stimuleert, je hebt veel ruimte om je werk in te delen, je leert veel mensen kennen, je hebt naaste collega's die dezelfde passie delen en wat je doet en bijdraagt is direct merkbaar. Bovenal: je inzet draagt bij om de stad en de samenleving beter te maken.
  • Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 6 (aanloopschaal 5). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal 1.814€bruto per maand en maximaal 2.904€ bruto per maand op basis van 36 uur per week;
  • Kom je uit de omgeving Eindhoven, Den Bosch, Roosendaal of Breda? Dan is dat geen enkel bezwaar! De werkplek is goed bereikbaar en wanneer je met het openbaar vervoer reist dan worden al je reiskosten vergoed.

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Breda XL
Markendaalseweg   57  
4811 KA, Breda

bredala@startpeople.nl
0765231470

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.