Secretarieel administratief medewerker

  • Roosendaal
  • MBO
  • Salarisindicatie €2.300-2.700
  • 40 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0073481

Over de functie

Er zijn een aantal hoofdtaken, die vervolgens worden ongedeeld in wat kleinere deeltaken:

1. Administratieve ondersteuning

  • Eerste contactpersoon binnen de organisatie (alle inkomende gesprekken verdelen);
  • Bijhouden en verdelen van inkomende mails in diverse mailboxen;
  • Opvolging van de binnengekomen mails.
  • Het ondersteunen en verzorgen van alle afdeling gerelateerde informatie en communicatie met de buitenwereld;
  • Boeken van hotelaccommodaties, huurauto’s, vliegtickets ten behoeve van zakelijke reizen en/of vergaderingen;
  • Up to date houden van klantgegevens, toevoegen nieuwe klantgegevens;
  • Overige voorkomende administratieve werkzaamheden.

2. Opleidingen administratie

  • Boeken- en toebehoren voorraad op pijl houden;
  • Cursusadministratie (inschrijvingen) bijhouden in de database (TED) en cursusmappen;
  • Voorbereiden van de theorieleslokalen en na de cursus schoonmaak regelen;
  • Dagelijkse broodjesbestellingen afhandelen en kantine voorbereiden voor de lunch voor de cursisten;
  • Half-jaarlijkse cursusplanning opstellen en verwerken op de website.

3. Examen ondersteuning

  • Database van theorie examens up-to-date houden;
  • Plannen van (her-)examens in overleg met de opdrachtgever(-s);
  • Plannen van examinatoren ten behoeve van de praktijkexamens;
  • Voorbereiden van de theorie examens (afdrukken op naam) en normen tablets;
  • Begeleiden van theorie examen en eerste nakijk ronden uitvoeren;
  • Faciliteert het ‘inkijken’ van theorie examens met kandidaten;
  • Verwerken van de examen gegevens in database (TED);
  • Opdrachtgevers informeren over de examenuitslagen;
  • Nauwe communicatie met de Certificerende Instantie.

4. Veilig en kwalitatief handelen

  • Houdt zich aan in- en externe regels en procedures die betrekking hebben op QHSE gebied;
  • Voert werkzaamheden zodanig uit dat deze voldoen aan de in- en externe kwaliteits- en veiligheidseisen;
  • Volgt in- en externe regelgeven ten aanzien van certificering op;
  • Woont werkoverleg bij.

Communicatie:

  • Afstemmen van werkzaamheden met collega’s en leidinggevende;
  • Uitwisselen van informatie over betalingen van facturen met leveranciers en/of opdrachtgevers;
  • Aanvragen van offertes, onderhandelen over de prijs en zelfstandig inkopen van: kantoorartikelen, lunches, taxi’s en hotelreserveringen;
  • Communicatie met Certificerende Instantie over theorie examens, toezichthouders en dossiervorming.

Bevoegdheden:

  • Initiatief nemen bij het maken van planning en informeren van opdrachtgevers;
  • Opnemen van benodigde gegevens in het system;
  • Uitvoeren van werkzaamheden en stellen van prioriteiten.

Verantwoordelijkheden:

  • Juiste en correcte administratie van gegevens;
  • Signaleren van afwijkingen in de kandidaatgegevens;
  • Verrichten van correcties, eventueel in overleg met leidinggevende;
  • Controleren op correctheid van ingevoerde gegevens.
  • Up to date houden van het klantenbestand in de ERP (TERP) en opleidingendatabase (TED);
  • Tijdig opstellen van facturen;
  • Naleven van kwalitatieve, logistieke en administratieve processen en voorschriften.

Functie-eisen

Je hebt:

  • Administratieve achtergrond;
  • Sterke communicatieve vaardigheden;
  • Goede officevaardigheden (met name: Word, Outlook en Sharepoint);
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
  • MBO werk- en denkniveau;

Over het bedrijf

De organisatie is opgericht in 1999 door 3 ervaren NDO specialisten. De oprichters komen uit de luchtvaartbranche in Nederland. In de loop van de jaren zijn zij gegroeid en hebben zij zich naast de luchtvaartbranche zich verder gespecialiseerd in de industrie. Verder is de organisatie gevestigd in Roosendaal, en goed bereikbaar vanuit Bergen op Zoom, Breda, Moerdijk en Dordrecht.

Wat we bieden

  • Een fulltime baan van 40 uur per week
  • Een goed salaris van rond de 2500 euro bruto per maand afgestemd op ervaring
  • Een gezellig team met een goede sfeer
  • Uitzicht op een vast contract

Jouw baan in 4 stappen

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Roosendaal
Nieuwe Markt   53   C
4701 AD, Roosendaal

Roosendaal@startpeople.nl
0165557047

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling of vul direct het klachtenformulier in. 
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.