Senior Managementassistente Gemeente

  • Utrecht
  • HBO
  • €265,- p/m
  • 36 uur pw
  • Fulltime
  • #1228012208

Wat ga je doen?

Binnen het secretariaat van 13 managementassistenten zoeken we een fulltime managementassistente. Je bent werkzaam in gilde (afdeling) 2 Ruimtelijke kwaliteit. Je bent verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken ten behoeve van 4 managers. Je werkt binnen deze gilde samen met de andere Managementassistente, waar mogelijk vervangen jullie elkaar.
Het is belangrijk dat je het leuk vindt om mee te denken om processen die jouw werkveld raken te verbeteren. Je krijgt de ruimte om ideeën kenbaar te maken binnen deze gilde en verbetervoorstellen te doen. Het gaat om een dynamische functie die de nodige flexibiliteit, assertiviteit en een proactieve houding van je vraagt. Er is nog geen vaste indeling gemaakt voor de ondersteuning van de managers, dit wordt in overleg nog afgesproken.

  • Je beheert de agenda van twee managers.
  • Je verzorgt de actielijst van het managementteam, zet acties uit en bewaakt dit proactief voor het management. Je kunt dit afwisselend oppakken met de andere managementassistente.
  • Je organiseert bijeenkomsten.
  • Je pakt HRM-ondersteunende uitvoerende administratieve taken op voor de gilde. O.a. afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van medewerker en administratieve ondersteuning bij mutaties van medewerkers.
  • Je zorgt samen met je naaste collega voor een dekkende bereikbaarheid.
  • Je beheert samen met je naaste collega de secretariaatsmailbox en handelt verzoeken zelfstandig af. Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
  • Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
  • Bij afwezigheid van de collega’s op de frontoffice van het secretariaat wordt teruggevallen op bezetting door de managementassistenten, hierin draai je dan ook mee. Dit gaat via een vast rooster.
  • Je stelt een handleiding secretariaat gilde 2 op in samenwerking met je naaste collega.

Aanvullende informatie: Het secretariaat bij Ontwikkelorganisatie Ruimte zit ook midden in een ontwikkelingstraject, werkwijzen en cultuur van de verschillende secretariaten wordt meer op elkaar afgestemd. Uniformiteit en uitwisselbaarheid wordt vergroot zodat beter samengewerkt kan worden.

Wie ben je?

Minimaal een MBO (niveau 4) afgeronde opleiding op secretarieel vlak
Je hebt ruime werkervaring in het werken binnen een secretariaat en bij voorkeur ervaring met het werken in een gezamenlijke mailbox. (complex agendabeheer)
Je bent ondernemend, onderzoekend en kan goed hoofd- van bijzaken onderscheiden
Je bent proactief en denkt mee
Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift
Je hebt overzicht en kan goed grenzen en deadlines bewaken

Over het bedrijf

Gemeente Utrecht afdeling Ruimte

Wat bieden wij jou?

schaal 7
32-36 uur per week
voor de duur van een aantal maanden met kans op verlenging
een OV-reiskostenregeling

Inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu in >

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open!

Lees hier meer...

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestiging gegevens

Start People Utrecht XL
Daalsesingel   3  
3511 SV, Utrecht

utrechtla@startpeople.nl
0302567935

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.