UZ000636 Secretaresse

  • Rotterdam
  • MBO 3/4
  • €2494 ,- bruto p/m
  • 36 Uren per week
  • Fulltime
  • #1AV0017789

Over de functie

Als secretarieel medewerker ondersteun jij de Teamchef, plaatsvervangend Teamchef, het MT en coördinatoren van RFS Rotterdam. Je voert zelfstandig administratieve en secretariële werkzaamheden uit. Je verzamelt bedrijfsgegeven, legt deze vast, ordent en archiveert deze. Je beheert de agenda, houdt de mailbox bij, maakt afspraken, organiseert vergaderingen en verspreidt vergaderstukken. Tijdens het tweeweekse MT overleg, maar andere overleggen ben jij de notulist. Je schrijft het verslag en verstuurt en archiveert. Je bewaakt de voortgang van afgesproken actiepunten en verzorgt correspondentie. Ook wanneer de overleggen op andere locaties plaatsvinden, of wanneer een MT lid jou op een andere locatie nodig heeft, biedt jij ondersteuning.

Vakinhoudelijke taken

  • Het leveren van secretariële ondersteuning;
  • Voorbereiden van vergaderingen en overleggen;
  • Voeren van agenda beheer;
  • Bijhouden van de mailbox;
  • Notuleren;
  • Digitaliseren en archiveren;
  • Voeren van correspondentie

Werktijden en werkdagen
De functie is voor 36 uur, waarbij 4*9 tot de opties behoort. Iedere dinsdag vindt het MT overleg plaats. Om deze reden is beschikbaarheid op dinsdag gewenst en de woensdag vrij

Functie eisen

Je vindt het leuk om je eigen werkzaamheden te organiseren en daar neem je ook verantwoordelijkheid in. Flexibiliteit en stressbestendigheid komen in deze functie goed van pas. Bovendien houd je van aanpakken. Je ziet ‘werk’ voordat anderen je gevraagd hebben dat ‘werk’ te doen. Jij maakt werkzaamheden snel eigen en weet de juiste mensen te betrekken. Als secretarieel medewerker ga jij discreet om met de informatie die door de teamchef en het MT worden gedeeld. Ook heb je een flexibele instelling en ben je bereid om op meerdere locaties te werken. Jij voelt precies aan wanneer jij van je serieuze kant moet laten zien, maar houdt ook van een kletspraatje. Je bent open en vlot en hebt geen moeite met een directe benadering.

Harde criteria/Eisen

  • Minimaal mbo 3 werk en denkniveau;
  • Een opleiding in de richting van secretarieel/ administratief, management assistent of office manager;
  • Minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Affiniteit met facilitaire processen;
  • Kennis van Word, Excel en Outlook;
  • Je bent bereidt om te reizen binnen de regio Rotterdam, t.b.v. o.a. overleggen.

Extra criteria / bijzonderheden

  • Een betrouwbaarheids- en geschiktheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure;
  • De vacature staat open ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. Bij goed functioneren wordt er bij terugkomst van de secretarieel medewerker gekeken of er plek is om door te gaan;
  • Je toont bij je sollicitatie op een andere manier aan dat je beschikt over mbo 3 werk- en denkniveau, bijvoorbeeld door meerjarige werkervaring op een functie op dat niveau. De bewijslast hiervoor ligt bij jou als kandidaat.

(Gedrags)competenties

  • Discreet
  • Betrouwbaar
  • Open en vlot
  • Pro-actief/aanpassingsvermogen
  • Leergierig
  • Samenwerken

Over het bedrijf

De werklocatie van deze opdracht is in Rotterdam en is goed te bereiken met zowel openbaar vervoer als met de auto vanuit bijvoorbeeld Den Haag, Gouda, Delft en omstreken.
Voor deze vacature kan jij meer informatie opvragen bij Angelica van de afdeling Recruitment. Wij zijn te bereiken via denhaagoverheid@startpeople.nl of 070-3102150.

Wat we bieden

  • Een werkweek van36 uur (parttime/fulltime) binnen een uitdagende werkomgeving;
  • Een bruto uurloon tussen € 12,34 - € 15,99 (inschaling op basis van werkervaring);
  • Een tijdelijk dienstverband van 9 maanden met kans op verlenging;
  • De politie hanteert de volgende reiskostenvergoeding: €0,19 cent per kilometer (geen parkeerkosten) en 100% OV-kosten;
  • Een opbouw van vakantiedagen naar rato;
  • Voor deze opdrachtgever is het aanvragen van een VOG noodzakelijk (deze verzorgen wij voor jou);
  • De deadline voor deze vacature is dinsdag 31 maart om 15:00 uur. Na deze datum word jouw sollicitatie niet meer in behandeling genomen.

Jouw sollicitatie
Solliciteer direct via de button hierboven op de vacature die bij jou past. We zijn erg benieuwd naar jou.
We hebben contact
Je hoort snel van ons voor een eerste korte kennismaking. Heb je vragen, dan beantwoorden we deze ook meteen.
Persoonlijke kennismaking
Tijdens een kop koffie of thee leren we elkaar nog beter kennen en informeren we je graag verder.
Jij gaat van start!
Wij regelen het papierwerk en jij zet de krabbel. Welkom bij de club!

Vind jouw baan

Is dit nog niet de baan die je zocht? Zoek dan gelijk verder

Vestigings gegevens

Start People Den Haag Overheid
Parkstraat   21  
2514 JD, 's-Gravenhage

denhaagoverheid@startpeople.nl
0703102150

Gratis inschrijven

Wil jij op de hoogte blijven van onze nieuwe vacatures?

Schrijf je dan nu gratis in

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen en onze vacatures staan dan ook voor iedereen open! Lees hier meer...

Veel gestelde vragen

Ja, wij leggen jouw cv nooit voor aan een opdrachtgever zonder met jou te overleggen. Zo weten we zeker dat jij de baan leuk vindt en kunnen we jouw motivatie doorgeven aan onze opdrachtgever.
Heb je een klacht? Bekijk onze klachtenregeling.
Start People gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden – volgens ons privacy statement – opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.
Je kunt reageren op een vacature via de oranje solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar de betreffende vestiging verstuurd. Ook kun je contact opnemen met de vestiging waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties links naast de vacature.

Het is handig als je voorafgaand aan het intakegesprek je cv alvast naar de vestiging mailt. Neem ook diploma’s, getuigschriften en referenties van vorige werkgevers mee. Ga je via Start People aan de slag? Dan kom je nog een keer bij ons langs, zodat we jouw paspoort of identiteitskaart kunnen inscannen.

Start People spant zich in voor een gelijke behandeling van iedereen en voor een divers personeelsbeleid. Aan deze overtuiging houden wij ons strikt bij het werven en selecteren van kandidaten. Lees er over in ons Anti discriminatie statement.
Op deze site vind je voorbeeldvragen en tips om je goed voor te bereiden op het gesprek. Ook lees je er praktische do’s en dont’s. Liever een geheugensteuntje op papier? Haal een boekje met sollicitatietips op bij jouw Start People-vestiging.
Op deze site vind je veel tips voor het opmaken van je cv en het schrijven van een sollicitatiebrief.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De intercedent maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen, naast de vacature waarop je gereageerd hebt. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Na ontvangst van jouw sollicitatie, neemt een intercedent van de vestiging binnen 48 uur contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn en wij jou op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijziging via e-mail.