VAKANTIEWERK: Klantenservice Medewerker M/V

Als medewerker crediteuren administratie controleer je facturen op de juistheid ervan en verwerk je ze via het CODA systeem in de basisadministratie. Dit doe je nauwkeurig zodat hier accurate en juiste informatie van kan worden gemaakt. Je verstrekt ook zelf, op verzoek, overzichten uit de financieel administratieve systemen.
Je beantwoordt (telefonische) vragen van interne en externe partijen. Kun je dat niet zelf, dan zorg je voor het doorzetten van vragen in het team en bewaak je de afhandeling ervan. Daarnaast verzorg je (standaard) correspondentie en ben je verantwoordelijk voor een goede archivering.

Als assistent transportplanner ben je o.a. verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Een correcte verwerking van de administratie van de transportopdrachten;
• Instrueren en aansturen van de chauffeurs (mondeling) of via boordcomputers met betrekking tot ritdetails en afgesproken aankomsttijden;
• Verwerken van de transporten in het planningssysteem om een optimale planning te realiseren;
• Signaleert mogelijke verbeteringen in het proces.

Wil je in een jong, dynamisch team als Telefoniste werken lees dan snel verder!

In de functie ondersteun je de afdeling klantenservice op diverse vlakken. Je bent iemand die snel kan schakelen, het overzicht goed kan behouden en je weet een duidelijke afweging te maken als het gaat om prioriteiten stellen.

Je werkzaamheden zullen bestaan uit het;

• Beantwoorden van de inkomende telefoon en mails;
• Registreren en verwerken van informatie in systemen;
• Optimaliseren van het volledige werkproces;
• Uitvoeren van administratieve randzaken.

De management assistent ondersteunt de leidinggevende door het opvangen van telefoon en mailverkeer, het beheren van de agenda en het selecteren en prioriteren hiervan. De management assistent vormt een filter voor de leidinggevende, maar geeft belangrijke en dringende zaken direct door. Tevens bereidt zij/hij vergaderingen en bijeenkomsten voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch onder andere door het opvragen en verwerken van informatie. Daarnaast handelt zij/hij zelfstandig correspondentie af aan de hand van concepten. Bij (vak) inhoudelijke vragen neemt de management assistent de vraag aan en zorgt voor reactie van de leidinggevende of andere medewerker van de afdeling.

• Beheert de agenda.
• Bereidt vergaderingen voor, zowel inhoudelijk als organisatorisch.
• Bewaakt de procedurele uitvoering van de besluiten; anticipeert en signaleert naar de leidinggevende.
• Verzamelt en verwerkt diverse gegevens en vraagt informatie op bij in- en externe instanties ter voorbereiding op overleg en besluitvorming.
• Selecteert in- en externe post, verzorgt aanvullende informatie en legt deze voor ter afhandeling.
• Behandelt binnenkomend telefoonverkeer en handelt gesprekken zo mogelijk zelf af.
• Handelt routinematige kwesties zelfstandig af.
• Notuleert vergaderingen en verspreidt deze onder belanghebbenden.
• Fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak.
• Verzorgt de correspondentie van de manager.
• Verricht ondersteunende werkzaamheden op het gebied van representatie, organisatie en administratie.
• Verzorgt de planning/roostering en doet hier aanpassingen in omtrent verlof, ziekte en ort.
• Doet de opgave voor het volgen van interne opleidingen.
• Controleert specifieke facturen, vraagt hierbij creditnota’s op en geeft opdracht tot het verwerken van facturen.
• Verantwoordelijk voor kas en kluisbeheer.
• Beheert het archief.