Voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Den Haag zijn wij opzoek naar een managementondersteuneer.
Als managementondersteuner geef je secretariële ondersteuning aan bureau TIV.
Wat houdt het geven van secretariële ondersteuning in?
- Je beheert één of meerdere (complexe) agenda’s van de programmamanager, implementatiemanager en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen, zoals de secretariaten en ondersteuners van directeuren en tactisch management. Je beheert één of meerdere mailboxen en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en bewaak je de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
- Je plant met de nodige creativiteit en flexibiliteit vergaderingen en bijeenkomsten en ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten, op kantoor, en op externe locaties.
- Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken, je verzamelt de stukken voor overleggen en zet ze klaar in het administratieve systeem (iBabs). Je voert documenten op in het digitale postsysteem (Digijust) en bewaakt de voortgang van de documentenstroom.
- Je werkt nauw samen met collega’s bij bureau TIV, dit zijn de programmamanager, implementatiemanager en projectsecretarissen van bureau TIV en afgeleide projecten en organisatieonderdelen.