Management assistent IND

Voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst in Den Haag zijn wij opzoek naar een managementondersteuneer.

Als managementondersteuner geef je secretariële ondersteuning aan bureau TIV.

Wat houdt het geven van secretariële ondersteuning in?

• Je beheert één of meerdere (complexe) agenda’s van de programmamanager, implementatiemanager en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen, zoals de secretariaten en ondersteuners van directeuren en tactisch management. Je beheert één of meerdere mailboxen en behandelt inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en bewaak je de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten.

• Je plant met de nodige creativiteit en flexibiliteit vergaderingen en bijeenkomsten en ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten, op kantoor, en op externe locaties.

• Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken, je verzamelt de stukken voor overleggen en zet ze klaar in het administratieve systeem (iBabs). Je voert documenten op in het digitale postsysteem (Digijust) en bewaakt de voortgang van de documentenstroom.

• Je werkt nauw samen met collega’s bij bureau TIV, dit zijn de programmamanager, implementatiemanager en projectsecretarissen van bureau TIV en afgeleide projecten en organisatieonderdelen.

• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) moet worden aangevraagd. Geen zorgen, wij zorgen hiervoor namens jou.
• Onze opdrachtgever binnen de Rijksoverheid staat bekend om zijn maatschappelijke betrokkenheid en toonaangevende rol.
• Deze functie kan zowel fulltime (36 uur per week) als parttime (32 uur per week) worden ingevuld.
• Het bruto uurloon varieert tussen € 17,53 en € 19,82 per uur (BBRA schaal 7), afhankelijk van relevante werkervaring.
• Het betreft aanvankelijk een tijdelijk contract van 6 maanden via Start People, met mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren.
• Reiskosten worden volledig vergoed bij reizen met het openbaar vervoer. Voor fietsers bedraagt de vergoeding € 0,21 per kilometer en voor autogebruikers € 0,07 per kilometer (parkeerkosten zijn voor eigen rekening).
• Om jouw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen, bieden wij gratis toegang tot een uitgebreid aanbod van online trainingen via GoodHabitz en OnlineAcademy.

Je bent een doorgewinterde ondersteuner en krijgt energie van het werken in een hecht team dat opereert in een complexe en dynamische werkomgeving. Je bent enthousiast en kunt goed improviseren en relativeren. Je bent flexibel en staat open voor feedback. Je bent in staat om nieuwe procedures je snel eigen te maken en voert je werk zelfstandig en adequaat uit. Je ziet het werk, legt snel verbanden, houdt overzicht en bent ondernemend. Daarnaast ben je sensitief voor onderlinge verhoudingen en politiek en weet je je hierin goed houding te geven.

• Je werkt en denkt op MBO niveau en hebt bij voorkeur een secretariële opleiding gevolgd (bv MBO niveau 4 directiesecretaresse/managementondersteuner);
• Je hebt ruime ervaring in het ondersteunen van managers (binnen de Rijksoverheid)
• Je bent pro-actief, goed in staat om verbanden te leggen, belangen in te schatten en consequenties af te wegen en je stemt zaken goed af;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden: je spreekt vloeiend Nederlands (in woord en geschrift);
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving en kunt jezelf goed redden met digitale middelen (bv. MS Office, Webex, Citrix, iBabs, Digijust, Leonardo).

De directie Informatievoorziening (IV) van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zoekt een projectsecretaresse (FGR: managementondersteuner S7). Het betreft een tijdelijke functie van twee jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee die vragen om informatievoorziening die een maximale ondersteuning biedt aan de verschillende processen van de IND. De directie IV is dé servicepartner voor alle processen binnen de IND op het gebied van informatievoorziening.