Secretarieel medewerker parttime

Jij denkt graag een paar stappen vooruit en pakt werk op nog voor iemand je daarom vraagt. Tegen hectiek ben je wel bestand en snel en vaak schakelen tussen verschillende mensen en taken is voor jou geen enkel probleem. Ben jij dit? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor de eenheidsleiding van de politie eenheid Den Haag zijn wij op zoek naar een secretarieel medewerker, ter ondersteuning van één lid van de eenheidsleiding.
Je werkt voor het toegevoegd lid eenheidsleiding. Je werkt veel samen met de secretaresses van de andere leden eenheidsleiding. Samen met je collega’s van het secretariaat ben je voor zowel de overige collega’s als voor bezoekers het eerste aanspreekpunt bij de eenheidsleiding. Je voert de meest uiteenlopende werkzaamheden uit om de eenheidsleiding te ondersteunen, zodat zij zich helemaal kunnen richten op hun primaire taken. Zo beheer je de vaak overvolle agenda en los je knelpunten in de planning op. E-mail, binnenkomende post en telefoontjes handel je zoveel mogelijk zelfstandig af en daarnaast ben je verantwoordelijk voor het digitale dossierbeheer. Samen met de persoonlijk adviseurs van de leden eenheidsleiding bereid je vergaderingen en besprekingen voor: je legt de vergaderdatum vast, reserveert een locatie en eventuele ondersteuningsmiddelen, regelt de catering, meldt bezoekers aan en begeleidt externen naar de vergaderruimte. Soms sluit je zelf aan bij een overleg om de notulen te verzorgen. In deze functie krijg je soms te maken met gevoelige informatie en daar ga je vanzelfsprekend integer mee om.

Vakinhoudelijke taken;

• Ontvangen van en aanspreekpunt zijn voor bezoekers;
• (Complex) Agendabeheer;
• Behandelen binnenkomende post, Email en telefoontjes;
• Digitaal dossierbeheer;
• Voorbereiden van vergaderingen en besprekingen;
• Notuleren.

• Een werkweek van 28-32 uur (parttime), werktijden en dagen in afstemming met het betreffende lid van de Eenheidsleiding ;
• Een bruto uurloon tussen de €15,02-€24,52;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% die één keer per jaar uitgekeerd wordt;
• Een bepaalde tijd contract van 6 maanden o.b.v. detacheren, met optie op verlenging;
• De politie hanteert de volgende reiskostenvergoeding: €0,19 cent per kilometer (geen parkeerkosten) €0,19 cent met de fiets óf 100% OV-kosten o.b.v. 2e klasse;
• Persoonlijke begeleiding door ervaren en enthousiaste recruiters & HR-Consultants;
• Een opbouw van vakantiedagen bij een fulltime dienstverband van 10,92%;
• Een bijdrage aan jouw persoonlijke ontwikkeling d.m.v. trainingen via de online RGF Academy;

• Aanvullende informatie:
  Een betrouwbaarheidsonderzoek (BO) maakt onderdeel uit van het selectieproces.
  Iedereen die bij de politie werk moet aan kunnen tonen betrouwbaar en integer te zijn. Daarom word jij gescreend alvorens je via Start People bij de politie gaat werken. Afhankelijk van je functie varieert het onderzoek van een persoonlijk gesprek, het controleren van je eventuele voorgeschiedenis met politie en justitie, tot gesprekken met mensen om je heen.

• Je beschikt over mbo 3 werk- en denkniveau en een opleiding in de richting van secretarieel medewerker;
• Je beschikt over relevante werkervaring in een secretariële functie, met ervaring in complex agendabeheer ;
• Je hebt ervaring met het werken met en toepassen van Microsoft Office.

Je werkt voor de eenheidsleiding van de Eenheid Den Haag. De secretaresses van de eenheidsleiding vallen onder de Afdeling Bestuursondersteuning van de eenheid. De afdeling bestaat naast het secretariaat van de eenheidsleiding en staf uit Bestuurszaken, Juridische Zaken en de Privacydesk. In totaal gaat het om ongeveer 45 fte. Onze afdeling adviseert de leiding van de eenheid over politiek-bestuurlijke en juridische vraagstukken zowel binnen de eenheid als richting bestuurlijke partners als burgemeesters en OM.